רישום שעות עבודה על פרויקט: מהכרטיס ומכרטיס העובד

כמה שעות באמת הלכו על כל פרויקט

בהרבה עסקים השעות הן העלות הגדולה של פרויקט, וגם זו שהכי קל לאבד: חצי יום אצל לקוח, שעה בטלפון, ערב של תיקונים. בלי רישום, בסוף הפרויקט אין דרך לדעת אם הוא השתלם, ואין על מה לבסס את המחיר של הפרויקט הבא. בביג בוס כל עובד רושם את השעות שלו על הפרויקט לפי תאריך, והכרטיס של הפרויקט מסכם אותן.

המדריך מסביר איך רושמים שעות מכרטיס הפרויקט ומכרטיס העובד, מי רשאי לרשום למי, ומה המערכת עושה עם השעות ומה לא.

השעות נספרות, העלות שלהן לא. רישום שעות כולל תאריך, עובד, מספר שעות והערה. אין עליו תעריף או עלות לשעה, והדוח "מעקב רווח פרויקטים" לא מכפיל את השעות בעלות. את עלות השעות מוסיפים לחישוב בעצמכם.

רושמים שעות מכרטיס הפרויקט

1. פותחים את הלשונית
בכרטיס הפרויקט בוחרים "מעקב שעות". בראש הלשונית מופיעים "שעות לפרויקט" ושם הפרויקט, ומתחתם הרישומים שכבר נעשו.

2. לוחצים "חדש"
נפתח המסך "הזנת רישום חדש", והפרויקט כבר ממולא בו.

3. תאריך ועובד
ב"תאריך רישום" מופיע התאריך של היום, ואפשר לשנות אותו. ב"שם העובד" מופיעים אתם, ומי שמורשה לרשום לעובדים אחרים בוחר עובד בכפתור "בחר".

4. מספר השעות
ב"מס' שעות" כותבים מספר חיובי, ואפשר גם חלקי שעה, למשל 2.5 לשעתיים וחצי. כשהשדה ריק או אפס מופיעה ההודעה "יש לעדכן מספר חיובי בשדה זה".

5. הערה ושמירה
ב"הערות" כותבים בקצרה מה נעשה, ושומרים. הרישום מופיע ברשימה, והשורה "סיכום:" בתחתית הלשונית מסכמת את כל השעות של הפרויקט.

"הזנת רישום חדש": הפרויקט כבר ממולא, ונשארים התאריך, העובד ומספר השעות.

רישום אחד ליום, ומי רושם למי

לכל עובד יש רישום אחד ביום בכל פרויקט. ניסיון לרשום שוב לאותו עובד, באותו פרויקט ובאותו תאריך נעצר בחלון "התראה בעת העדכון" עם ההודעה "כבר עודכנו שעות עבודה לעובד זה עבור פרויקט זה". אם עבדתם שוב באותו יום, לוחצים על הרישום הקיים ומעדכנים בו את מספר השעות.

רישום שני לאותו עובד, פרויקט ותאריך נעצר בהתראה.

מי רשאי לרשום: עובד רושם שעות לעצמו. מנהל מחלקה רושם גם לעובדי המחלקה שלו, ומנהל מערכת רושם לכל העובדים. רישום לעובד אחר בלי הרשאה נעצר בהודעה "אינך מורשה לרשום שעות לעובד זה".

הרשימה, הסיכום והייצוא

בלשונית רואים לכל רישום את "ת. הרישום", "שם העובד", "מס' שעות" ו"הערות". לחיצה על רישום פותחת אותו לעריכה, וסמל הפח שבשורה מוחק אותו אחרי אישור. את הרשימה מייצאים לאקסל או ל-PDF בסמלים שליד הכפתור "חדש".

ברשימה אין סינון לפי תאריכים: מוצגים כל הרישומים של הפרויקט, והשורה "סיכום:" מסכמת את כולם. כך רואים בכל רגע את סך השעות שהושקעו בפרויקט מתחילתו.

"מעקב שעות" בכרטיס הפרויקט: רישום לכל עובד ויום, וסיכום בתחתית.

שעות מכרטיס העובד

רישום שעות מכרטיס העובד דורש את התוסף ניהול משתמשים. ב"עובדים" פותחים את כרטיס העובד ובוחרים בלשונית "שעות עבודה". שם מוצגים כל הרישומים של העובד בכל הפרויקטים, עם הקוד והשם של הפרויקט בכל רישום. מכאן אפשר לרשום גם שעות שלא שייכות לאף פרויקט, והן מסומנות "לא משוייך".

עובד שמוגדר בתפקיד "פרויקטים בלבד" רושם שעות רק לעצמו, מתוך הלשונית "מעקב שעות" של הפרויקט: תפקיד פרויקטים בלבד: מה העובד רואה ומה לא.

מה עושים עם השעות

סך השעות הוא הבסיס להשוואה בין מה שתכננתם למה שקרה בפועל. כדי לדעת כמה עלו השעות, כופלים את הסיכום בעלות השעה שלכם, ומחסירים את התוצאה מהרווח שבדוח. הדוח עצמו מחשב רווח לפי המסמכים בלבד: דוח מעקב רווח פרויקטים: מה נכנס לחישוב ומה לא.

במערכת אין שעת התחלה וסיום, אין טיימר ואין אישור שעות על ידי מנהל. גם חיוב הלקוח לא נוצר מהשעות: את מסמך החיוב מפיקים כרגיל, ומשייכים אותו לפרויקט.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.