מסמך רכש לכמה פרויקטים: פרויקט לכל שורה

מסמך ספק אחד, כמה פרויקטים

ספק חומרים שולח לעיתים מסמך אחד על כל מה שהוזמן ממנו, גם כשחלק מהחומרים הלך לאתר אחד וחלק לאתר אחר. אם כל המסמך נרשם על פרויקט אחד, ההוצאות של שני הפרויקטים יוצאות שגויות: אחד נראה יקר מדי והשני זול מדי. במסמכי רכש בביג בוס כל שורה יכולה לקבל פרויקט אחר, כך שכל פרויקט מקבל רק את מה ששייך לו.

המדריך מסביר איך משייכים שורה לפרויקט, מה קורה כשמשנים את הפרויקט של הכותרת, איך זה נראה בכרטיס הפרויקט, ומה ההבדל בין מסמך רכש להוצאה.

מה צריך. שיוך לפי שורה קיים במסמכי רכש, והוא דורש את התוסף ניהול רכש ומלאי, שדורש בעצמו את התוסף מעקב הוצאות. הוצאה שרושמים במעקב ההוצאות היא סכום אחד, ולכן היא משויכת לפרויקט אחד.

פרויקט לכל שורה

1. פרויקט בכותרת
במסמך רכש, למשל חשבונית רכש, בוחרים פרויקט בכותרת כמו בכל מסמך. כל שורה חדשה שמוסיפים מקבלת את הפרויקט של הכותרת.

2. הפרויקט של כל שורה
מתחת לתיאור של כל שורה מוצג הפרויקט שלה, עם הקוד והשם, או "לא משוייך" כשאין לשורה פרויקט.

3. מחליפים פרויקט בשורה
לוחצים על סמל העריכה שליד הפרויקט של השורה ("עדכון פרויקט"), בוחרים פרויקט בחלון "רש' פרויקטים" ולוחצים "בחר פרויקט".

4. מחזירים לפרויקט הכותרת
הסמל X שליד הפרויקט של השורה ("נקה") מחזיר אותה לפרויקט של הכותרת.

5. במסמך שכבר הופק
גם אחרי ההפקה אפשר להחליף פרויקט בשורה, והשינוי נשמר מיד, בלי ללחוץ על שמירה.

דוגמה: מסמך רכש עם שלוש שורות של חומרים. הכותרת משויכת לפרויקט של האתר הראשון, ולכן כל השורות מקבלות אותו. את השורה השלישית, שהלכה לאתר השני, מעבירים לפרויקט שלו. מעכשיו כל פרויקט מקבל בלשונית ההוצאות ובדוח רק את השורות שלו.

במסמך רכש: מתחת לכל שורה, הפרויקט שהיא משויכת אליו.

שורה אחת שהועברה לפרויקט אחר. ה-X מחזיר אותה לפרויקט של הכותרת.

במסמך רכש, השורות קובעות. בלשונית "הוצאות" של כל פרויקט ובדוח "מעקב רווח פרויקטים" נספרות רק השורות ששויכו לאותו פרויקט. שינוי של פרויקט הכותרת אחרי שהשורות כבר קיימות לא משנה אותן, ולכן כדי להעביר מסמך שלם לפרויקט אחר, מעדכנים כל שורה.

איך זה נראה בכרטיס הפרויקט

בלשונית "הוצאות" של הפרויקט מופיעים ההוצאות והזיכויים ששויכו אליו, ומסמכי רכש שלפחות שורה אחת שלהם שויכה אליו. העמודה "סכום משוייך" מראה כמה מתוך המסמך שייך לפרויקט: במסמך רכש, הסכום של השורות שלו, ובהוצאה, כל הסכום.

בלשונית הזו אין כפתור "חדש": את ההוצאה או את מסמך הרכש מפיקים במסך שלהם, ומשייכים אותם לפרויקט.

"הוצאות" בכרטיס הפרויקט: מה שויך אליו, והסכום ששייך לפרויקט מתוך כל מסמך.

הוצאה ממעקב ההוצאות

בהוצאה, בחלק "שיוך המסמך לפרויקט", לוחצים "חיפוש פרויקט" ובוחרים פרויקט אחד לכל ההוצאה. כשבוחרים ספק, המערכת מציעה את הפרויקט האחרון שלו. גם כאן אפשר להחליף פרויקט אחרי השמירה, והשינוי נשמר מיד. רישום ההוצאה עצמה, שדה אחר שדה: רישום הוצאה מספק.

בהוצאה: פרויקט אחד לכל ההוצאה, בחלק "שיוך המסמך לפרויקט".

מתי לרשום מסמך מספק כמסמך רכש ולא כהוצאה? כשהמסמך צריך להתחלק בין פרויקטים, כי רק במסמך רכש לכל שורה יש פרויקט משלה. לתשלום לספק אין שדה פרויקט, ולכן התשלום עצמו לא משנה את ההוצאות של הפרויקט.

איך השורות נכנסות לחישוב הרווח: דוח מעקב רווח פרויקטים: מה נכנס לחישוב ומה לא. שיוך במסמכי הכנסה: שיוך מסמכים לפרויקט: בחירה, תיקון והדפסה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.