פעילות מעקב ב-CRM: סכום הכנסה או הוצאה לפרויקט

סכום לפרויקט, גם בלי מסמך

לא כל הכנסה או הוצאה של פרויקט מגיעה כמסמך שהופק במערכת. בביג בוס אפשר לרשום סכום כזה כפעילות מסוג "מעקב" ב-CRM, לשייך אותה לפרויקט ולקבוע אם זו הכנסה או הוצאה. הסכום נכנס לדוח "מעקב רווח פרויקטים" של הפרויקט, לצד המסמכים, ומופיע בלשוניות של הפרויקט.

המדריך מסביר איך רושמים פעילות כזו, מה חשוב לבדוק לפני השמירה, ואיפה הסכום מופיע אחר כך.

מה צריך. הלשונית "Crm" בכרטיס הפרויקט והפעילויות עצמן דורשים את התוסף ניהול לידים ומשימות (CRM). בלי התוסף אין בכרטיס לשונית "Crm", ואין לפרויקט פעילויות או משימות. מבין סוגי הפעילות, רק "מעקב" מכניס סכום לדוח, ול"משימה" אין השפעה על הסכומים.

רושמים פעילות מעקב לפרויקט

1. פותחים פעילות מהפרויקט
בכרטיס הפרויקט בוחרים בלשונית "Crm" ולוחצים "חדש". הפעילות נפתחת כשהפרויקט כבר משויך אליה. אפשר גם לפתוח פעילות מה-CRM עצמו, ולבחור פרויקט בסמל החיפוש שליד "שם הפרויקט". הקישור "עיון בפרויקט" פותח את כרטיס הפרויקט.

2. בוחרים את הסוג
בראש הטופס בוחרים את סוג הפעילות "מעקב".

3. כותבים סכום
אחרי שנבחר פרויקט מופיעים השדות "סכום" ו"סוג סכום", עם ההסבר "בפעילות מסוג מעקב הסכום ייחשב כהכנסה או הוצאה לפרויקט משויך". כותבים את הסכום כמספר חיובי, גם כשמדובר בהוצאה. סכום שלילי נעצר בהודעה "לא ניתן להזין סכום שלילי".

4. בוחרים את סוג הסכום
פותחים את הרשימה "סוג סכום" ובוחרים "הכנסה" או "הוצאה".

5. שומרים
ממלאים תאריך ותיאור כמו בכל פעילות, ושומרים. סכום בלי פרויקט לא נשמר, ומופיעה ההודעה "יש לשייך פרויקט כדי לעדכן סכום". ופרויקט שהועבר ל"לא פעיל" נעצר בהודעה "פרויקט לא תקין או לא פעיל".

אזור הפרויקט בטופס הפעילות מוצג רק כשגם התוסף ניהול פרויקטים פעיל. בתיאור כדאי לכתוב מה הסכום, למשל עבודה של קבלן משנה ששולמה מחוץ למערכת, כדי שמי שקורא את הלשונית יבין מאיפה הוא הגיע.

בחרו את סוג הסכום מהרשימה. גם כשבשדה כבר מוצג "הכנסה", פתחו את הרשימה ובחרו בו במפורש. בלי בחירה כזו הפעילות לא נשמרת, ומופיעה ההודעה "יש לעדכן סוג סכום תקין".

פעילות "מעקב" עם פרויקט, סכום וסוג סכום.

איפה הסכום מופיע

בלשונית "הכנסות" או "הוצאות" של הפרויקט, לפי סוג הסכום, הפעילות מופיעה כשורה מסוג "מעקב" עם הסכום שלה. בדוח "מעקב רווח פרויקטים" היא נספרת לפי תאריך הפעילות. בצד ההכנסה, הסכום שרושמים בפעילות נחשב כולל מע״מ, והדוח מכניס אותו לפני מע״מ, כמו את שאר מסמכי ההכנסה. בלשונית ההכנסות מוצגים לשורת המעקב הסכום לפני מע״מ, המע״מ והסכום הכולל, כמו לכל מסמך הכנסה.

הפעילות נשארת בדוח גם אחרי שסימנתם אותה "בוצעה". הסימון משנה את הסטטוס של הפעילות ברשימת הפעילויות, ולא מוציא את הסכום מהחישוב.

שורת "מעקב" בלשונית ההכנסות של הפרויקט, לצד מסמך הכנסה.

פעילות "מעקב" שסומנה "בוצעה" נשארת ברשימה, והסכום שלה נשאר בדוח.

הלשונית Crm בכרטיס הפרויקט

בלשונית "Crm" מופיעות הפעילויות והמשימות של הפרויקט. כברירת מחדל מוצגות הפעילויות שלכם; מנהל יכול להציג בסינון גם פעילויות של עובדים אחרים, בשדות "תצוגה" ו"שם העובד", לפי ההרשאות שלו. מי שמחפש פעילות שרשם עובד אחר ולא מוצא אותה, צריך לשנות את הסינון.

הסינון בלשונית "Crm": "תצוגה" ו"שם העובד" קובעים של מי הפעילויות שמוצגות.

מה עוד נספר בדוח, ומה לא: דוח מעקב רווח פרויקטים: מה נכנס לחישוב ומה לא. כשיש מסמך אמיתי, עדיף לשייך אותו: שיוך מסמכים לפרויקט: בחירה, תיקון והדפסה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.