תפקיד פרויקטים בלבד: מה העובד רואה ומה לא

עובד שצריך רק את הפרויקטים

לא כל מי שעובד על פרויקטים צריך לראות את כל העסק. מנהל עבודה, עובד שטח או איש צוות שרושם שעות צריכים את רשימת הפרויקטים, את הפרטים של כל פרויקט ואת רישום השעות, ולא את המסמכים, הדוחות וההגדרות. בביג בוס מגדירים לעובד כזה את התפקיד "פרויקטים בלבד", והמערכת מציגה לו תפריט מצומצם.

המדריך מסביר איך מגדירים את התפקיד, ומה העובד יכול לעשות איתו לפי הגדרת התפקיד במערכת.

מה צריך. כרטיס העובד, שבו מגדירים את התפקיד, דורש את התוסף ניהול משתמשים. התפקיד עצמו דורש שגם התוסף ניהול פרויקטים יהיה פעיל, ובלעדיו מוצגת ההודעה "תוסף פרויקטים אינו פעיל".

מגדירים את התפקיד

1. פותחים את כרטיס העובד
בתפריט "מנהלה" בוחרים "עובדים", ופותחים את הכרטיס של העובד.

2. בוחרים תפקיד
בחלק "הגדרות תפקיד" בוחרים "עובד", ומסמנים את התיבה "פרויקטים בלבד".

3. שומרים
שומרים את הכרטיס. באותו חלק יש תיבות לתפקידים מצומצמים נוספים, כמו "תעודות ביצוע בלבד", שאינם חלק מהמדריך הזה.

"הגדרות תפקיד" בכרטיס העובד: "עובד", ותיבת "פרויקטים בלבד" מסומנת.

מה העובד רואה

לפי הגדרת התפקיד במערכת, כך נראית העבודה של עובד עם "פרויקטים בלבד":

• התפריט: "לקוחות", "ספקים" (כשהתוסף מעקב הוצאות פעיל) ו"פרויקטים".
• מסך הבית: רשימת הפרויקטים.
• רשימת הפרויקטים: בלי הכפתור "חדש", בלי ייצוא ובלי מחיקה. העובד עובד על פרויקטים שכבר קיימים.
• כרטיס הפרויקט: שתי לשוניות בלבד, "פרטי פרויקט", שבה הוא יכול גם לעדכן פרטים, ו"מעקב שעות". הלשוניות "תיעוד", "הכנסות", "הוצאות" ו"Crm" לא מוצגות לו.
• שעות: בלשונית "מעקב שעות" הוא רושם שעות לעצמו בלבד.

ברשימה מוצגים לעובד כל הפרויקטים הפעילים של העסק, גם כאלה שהוא אינו אחראי עליהם. השדה "שם העובד" בכרטיס הפרויקט מסמן מי אחראי על הפרויקט, ואינו מגביל מי רואה אותו.

לפני שנותנים את התפקיד

כיוון שהעובד לא פותח פרויקטים חדשים, את הפרויקטים פותח מנהל, לפני שהעובד צריך לרשום עליהם שעות. פרויקט שהסתיים כדאי להעביר ב"מצב כרטיס" ל"לא פעיל", כדי שלא יופיע ברשימה של העובד ושעות לא יירשמו עליו בטעות.

העובד יכול לעדכן את פרטי הפרויקט, ולכן כדאי לסכם איתו אילו שדות הוא מעדכן, למשל איש הקשר באתר או הערה על מצב העבודה. המערכת עובדת בדפדפן, גם בטלפון, כך שאפשר לרשום שעות מהמקום שבו העבודה נעשית.

מתי זה מתאים, ומתי לא

התפקיד מתאים לעובד שצריך לרשום שעות ולראות את פרטי הפרויקט, כמו מיקום, איש קשר והערות. הוא לא נועד למי שצריך להפיק מסמכים, לצרף קבצים לפרויקט או לעבוד עם ההכנסות, ההוצאות והדוח "מעקב רווח פרויקטים" של הפרויקטים. עובד שצריך, למשל, לצרף תמונות מהשטח, יזדקק ללשונית "תיעוד", שאינה מוצגת בתפקיד הזה. במקרה כזה הוא שולח את הקבצים למנהל, שמצרף אותם לפרויקט.

מנהל רואה את השעות שהעובד רשם בלשונית "מעקב שעות" של כל פרויקט, ובכרטיס העובד בלשונית "שעות עבודה". איך רושמים שעות ומי רשאי לרשום למי: רישום שעות עבודה על פרויקט: מהכרטיס ומכרטיס העובד.

בדקו בכניסה הראשונה. אחרי ההגדרה, כדאי שהעובד ייכנס פעם אחת בזמן שאתם לידו, כדי לוודא שהוא רואה את מה שהוא צריך לעבודה היומיומית.

מה עוד יש בתוסף: ניהול פרויקטים בביג בוס: מה התוסף עושה, ומה לא.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול פרויקטים בביג בוס.