בעסק קטן רוב הקשר עם הלקוחות עובר בטלפון ובפגישות. מתעניין מבקש שיחזרו אליו בעוד שבוע, לקוח קובע פגישה, ספק מבטיח תשובה עד יום חמישי. כשכל זה נרשם על פתקים, ביומן אישי או בזיכרון של מי שדיבר, משהו נשכח, ואף אחד אחר בעסק לא יודע מה סוכם.
התוסף ניהול לידים ומשימות (CRM) של ביג בוס מרכז את המתעניינים (לידים) ואת כל הפעילות מול לקוחות, ספקים ולידים: שיחות, פגישות, משימות, מעקבים, אימיילים ופניות על חובות. לכל פעילות אפשר לקבוע תאריך לביצוע, עובד אחראי, סטטוס ותזכורת, והמערכת מזכירה לעובד במייל ובפעמון. ליד שהחליט לעבוד איתכם הופך ללקוח באותו כרטיס, וכל מה שנרשם לו עובר איתו. בתפריט של המערכת התוסף מופיע תחת "Crm".
למשל: יועץ שמקבל פניות בטלפון ובמייל ורוצה לחזור לכל מתעניין בזמן, קבלן שמתאם פגישות אצל לקוחות ומחלק משימות לעובדים, או משרד קטן שבו כמה עובדים מדברים עם אותם לקוחות וצריכים לדעת מה כבר נאמר להם. בכל המקרים האלה השאלה זהה: מה צריך לעשות היום, מול מי, ומי אחראי.
התוסף מתאים לעסק שרוצה לדעת בכל רגע מה פתוח מול כל לקוח ומי מטפל בזה, באותה מערכת שבה מנהלים את הלקוחות ומפיקים את המסמכים. את פרטי הלקוח עצמו, המסמכים והכרטסת מנהלים בכרטיס לקוח שבליבת המערכת, וה-CRM מוסיף עליו את הפעילויות. מי שמחפש את התמונה הרחבה של המכירות בעסק ימצא אותה במאמר על תוכנת ניהול מכירות.
שימו לב: ניהול לידים ומשימות (CRM) הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. התוסף זמין גם לעוסק פטור. בתקופת הניסיון מפעילים את התוסף בכרטיס התוספים שבפרופיל, בלי חיוב. כמה מהיכולות שבעמוד הזה תלויות בתוספים נוספים: שיוך פעילות לעובד אחר, סינון לפי עובד ויומן של כל העובדים דורשים את התוסף ניהול משתמשים, שיוך פעילות לפרויקט דורש את התוסף ניהול פרויקטים, והצגת קריאות שירות ביומן העבודה דורשת את התוסף קריאות שירות.
עשרה מדריכים שמכסים את התוסף מקצה לקצה: הפעלה, לידים, פעילויות, תזכורות, יומן עבודה, סגירה והמשך, רשימות, הלשונית שבכרטיסים ופניות על חובות.
הראשון ברשימה הוא נקודת ההתחלה: מה התוסף עושה, מה הוא לא עושה ואיך הוא מתחבר לשאר המערכת.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם שמות הכפתורים וההודעות כפי שהם מופיעים על המסך.
להלן רשימת הקישורים במדריך:
– ניהול לידים ומשימות (CRM): מה התוסף עושה, ומה לא
– הפעלת ניהול לידים ומשימות (CRM) ומה נוסף לתפריט
– רשימת הלידים: ליד חדש, פרטים והפיכה ללקוח
– פעילות חדשה ב-CRM: סוג, תאריך, עובד משויך וכרטיס
– תזכורות למשימות ולפגישות: מה נשלח, למי ומתי
– יומן עבודה: יום, שבוע, חודש והיומן של כל עובד
– סמן כבוצעה ופעילות המשך: סגירה, המשך ופתיחה מחדש
– רשימות הפעילויות: סינון, תצוגה לפי עובד וייצוא
– לשונית Crm בכרטיסי לקוחות, ספקים ולידים
– פעילות גבייה ב-CRM: תיעוד שיחות ומה נרשם לבד
עם התוסף ניהול פרויקטים אפשר לשייך פעילות לפרויקט, ובפעילות "מעקב" לרשום סכום שנכנס לדוח הרווח שלו. ההסבר המלא בפעילות מעקב ב-CRM: סכום הכנסה או הוצאה לפרויקט, וכל המדריכים על הפרויקטים מרוכזים בעמוד ניהול פרויקטים.
ארבעה שלבים. את הראשון עושים פעם אחת, ואת השאר כל יום.
ככה זה נראה ביום עבודה רגיל: בבוקר מגיע המייל עם מה שמתוכנן להיום ומה שנשאר מאתמול. במהלך היום כל שיחה נרשמת כפעילות בכרטיס של הלקוח או הליד, ולפני פגישה שקבעתם לה תזכורת מגיעה התראה. בסוף היום מסמנים את מה שבוצע, ולכל דבר שצריך להמשיך פותחים פעילות המשך עם תאריך חדש, כך שהוא יחכה במייל של הבוקר שבו צריך לטפל בו.
טופס פעילות: סוג, מועד, תזכורת, עובד אחראי וכרטיס.
כברירת מחדל כל אחד רואה את הפעילויות שלו, ומנהל בוחר בסינון "הכל" (לפי ההרשאות).
"רשימת פעילויות": כל הסוגים ברשימה אחת, ומועד שעבר באדום.
"יומן עבודה" בתצוגת שבוע.
הלשונית "Crm" בכרטיס של לקוח.
כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:
ניהול לידים ומשימות עם ביג בוס פירושו שכל שיחה, פגישה ומשימה נרשמות פעם אחת, עם תאריך ועובד אחראי, והמערכת מזכירה לבצע אותן.
כדאי להתחיל במדריך הראשון ברשימה שלמעלה, ואחריו להפעיל את התוסף ולפתוח את הליד הראשון.
הפירוט על התוסף ועל המסלולים מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על העבודה עם הלידים והמשימות בעסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
