עסק קטן עובד היום עם כמה מערכות במקביל: אתר או חנות, מערכת דיוור, לוח נתונים, ולפעמים גם CRM חיצוני. כל אחת מהן צריכה לדעת מה קורה בביג בוס: מי הלקוח החדש, איזה מסמך הופק, כמה יחידות נמכרו. כשאין חיבור, מישהו מעתיק את הפרטים ביד, מאחר או טועה.
התוסף שליחת אירועים למערכות חיצוניות (Webhook) של ביג בוס שולח לבד הודעה לכתובת אינטרנט שקבעתם, מיד אחרי פעולה בביג בוס: כשנוסף, עודכן או נמחק ליד, לקוח, ספק או פריט, כשמופק מסמך מכירה, או כשכמות של פריט משתנה במלאי. המערכת שמקבלת את ההודעה מחליטה מה לעשות איתה. בתפריט של המערכת התוסף מופיע תחת "ניהול WebHook".
הכיוון הוא אחד: ביג בוס שולחת. כשהמערכת שלכם צריכה לפנות לביג בוס, למשל כדי לשאול על יתרת מלאי או ליצור בה מסמך, זה התפקיד של התוסף ממשק API. ולמי שרוצה להבין קודם את המושג עצמו, המאמר מה זה Webhook מסביר בשפה פשוטה איך מערכת אחת מודיעה לאחרת שמשהו קרה.
למשל: חנות אונליין שרוצה לעדכן את האתר כשכמות במחסן משתנה, יועץ שמעביר כל ליד חדש למערכת הדיוור שלו, או עסק שמחזיק לוח נתונים עם כל מסמכי המכירה שהופקו. בכל המקרים האלה ביג בוס מודיעה, והצד השני בונה את ההמשך: בקוד, או בכלי חיבור של צד שלישי כמו Make או Zapier.
התוסף מתאים לעסק שכבר עובד עם מערכת נוספת, ויש לו מפתח, ספק אתר או כלי חיבור שיכולים לקלוט את ההודעות. עסק שעובד רק בביג בוס, בלי מערכת נוספת, לא צריך אותו.
שימו לב: שליחת אירועים למערכות חיצוניות (Webhook) היא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. התוסף מוצע לעוסק מורשה ולחברה. בתקופת הניסיון מפעילים את התוסף בכרטיס התוספים שבפרופיל, בלי חיוב. התוסף לא דורש את תוסף ממשק ה-API. הודעות על לידים דורשות את התוסף ניהול לידים ומשימות (CRM).
אחד עשר מדריכים שמכסים את התוסף מקצה לקצה: מה הוא עושה, הפעלה והגדרה, מה נשלח ומתי, מבנה ההודעה והצד שמקבל אותה.
הראשון ברשימה הוא נקודת ההתחלה: מה התוסף עושה, מה הוא לא עושה ומה צריך בצד שלכם.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם שמות הכפתורים וההודעות כפי שהם מופיעים על המסך.
להלן רשימת הקישורים במדריך:
– מה עושה שליחת אירועים (Webhook), ומה לא
– הגדרת אירוע חדש: סוג, מפתח וכתובת
– רשימת האירועים: מה רואים בה, ואיך מוחקים אירוע
– פתיחת אירוע קיים ושינוי ההגדרות שלו
– אילו פעולות שולחות הודעה, ואילו לא
– קליטת ההודעה בצד שלכם: כתובת, מפתח ותשובה
– הודעת מסמך: מה נשלח בהפקה, בעריכה ובביטול
– מבנה ההודעה לכל סוג אירוע (מפרט טכני)
– Webhook או ממשק API: מה ההבדל, ומתי צריך כל אחד
הצד השני של החיבור, שבו המערכת שלכם פונה לביג בוס, מוסבר במה עושה ממשק ה-API של ביג בוס, ומה לא. ומי שמקבל הודעות מלאי ורוצה גם את היתרה העדכנית ימצא את ההסבר במשיכת כמויות מלאי למערכת חיצונית.
ארבעה שלבים. את שני הראשונים עושים בהתחלה, והשאר קורה לבד.
ככה זה נראה ביום רגיל: עובד מפיק קבלה ללקוח, ותוך כמה שניות לוח הנתונים של העסק מקבל את המסמך עם הסכום והשורות. בקופה נמכרות שתי יחידות, והאתר מקבל הודעה שהכמות במחסן ירדה בשתיים, ושולף את היתרה העדכנית דרך ממשק ה-API. ליד חדש נשמר בכרטיס, ומערכת הדיוור מוסיפה אותו לרשימה.
ומה צריך בצד שלכם: כתובת שמתחילה ב-https ועונה מהאינטרנט, בדיקה של הסיסמה בכל הודעה, ותשובה תוך 15 שניות. בגוף ההודעה אין שם אירוע, ולכן נותנים לכל סוג כתובת משלו, או מוסיפים לכתובת פרמטר שמגיע שלם. ייתכן שאותה הודעה תגיע פעמיים, ולכן מזהים כפילויות לפי המזהה שבה, למשל מספר הליד או מספר המסמך. הפירוט המלא במדריך על קליטת ההודעה שברשימה למעלה.
טופס אירוע: סוג הפעולה, סיסמה בשדה "מפתח Api" וכתובת https שתקבל את ההודעה.
בורר סוגי האירועים: 14 סוגים, והחלק הראשון שלהם.
מה שלא רואים הוא את ההודעות עצמן. אין במסך יומן משלוחים, ולכן מה נשלח, מתי ואם הגיע, בודקים במערכת המקבלת.
רשימת האירועים במחשב. עמודת הכתובת מטושטשת.
אותה רשימה בטלפון. הכתובות מטושטשות.
כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:
שליחת אירועים עם ביג בוס פירושה שהמערכות האחרות של העסק שומעות על מה שקורה בו, בלי שמישהו יעתיק פרטים ביד.
כדאי להתחיל במדריך הראשון ברשימה שלמעלה, ואחריו להפעיל את התוסף ולהגדיר אירוע ראשון.
הפירוט על התוסף ועל המסלולים מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או עזרה בהגדרת האירועים, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
