מחזור הרכש המלא מול הספק, שלב אחר שלב

מהזמנה אצל הספק ועד הסחורה במחסן

קנייה מספק היא כמעט תמיד תהליך ולא אירוע: שואלים מחיר, מזמינים, מקבלים חלק, מקבלים את השאר, ואז מגיע החיוב. כשכל שלב נרשם בנפרד, אתם יודעים בכל רגע מה הוזמן, מה הגיע ומה עוד פתוח, ולא מגלים את הפער רק כשמגיע החיוב מהספק.

התוסף ניהול רכש ומלאי פותח בביג בוס שרשרת שלמה של מסמכי רכש, וכל מסמך בה נולד מהמסמך שלפניו בלחיצה אחת, בלי להקליד את השורות מחדש. המדריך הזה עובר על השרשרת כולה.

שימו לב: ניהול רכש ומלאי הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים. התוסף דורש שגם תוסף מעקב ההוצאות יהיה פעיל, שכן כרטיסי הספקים מגיעים ממנו.

איפה מתחילים

כל מסמכי הרכש נפתחים מאותו מקום: הוצאות ורכש ← ספקים, פותחים את כרטיס הספק, ולוחצים "פעילויות לכרטיס". בתפריט שנפתח מופיעים ששת מסמכי הרכש יחד.

את המסמכים עצמם רואים אחר כך במסך "רכש" שבאותו תפריט, כותרתו "מסמכי רכש": ושם גם מסננים, מחפשים וממשיכים כל מסמך לשלב הבא.

התפריט "הפקת מסמך" של הספק: חשבונית רכש, זיכוי רכש, משלוח רכש, החזרת סחורה, הזמנת רכש ובקשה להצעה.

השרשרת, שלב אחר שלב

1. בקשה להצעה
כשעוד לא סגרתם מחיר, מתחילים ב"בקשה להצעה". מפרטים מה אתם צריכים ושולחים לספק. המסמך הזה אינו נוגע במלאי כלל, הוא שאלה, לא התחייבות.

2. הזמנת רכש
אחרי שסגרתם, מפיקים "הזמנת רכש": ישירות מכרטיס הספק, או כהמשך לבקשה, ואז כל השורות עוברות אליה. גם ההזמנה אינה מזיזה מלאי: היא מצהירה מה אתם מצפים לקבל, וממנה נגזר המעקב אחרי היתרות הפתוחות.

3. משלוח רכש
כשהסחורה מגיעה בפועל, מפיקים מההזמנה "משלוח רכש". זהו המסמך שמעלה את המלאי. אם הגיע רק חלק מההזמנה, קולטים רק אותו, והיתרה נשארת פתוחה. ראו קליטה חלקית ומעקב יתרות פתוחות בהזמנת רכש.

שני דברים שכדאי לדעת לפני ההפקה. משלוח רכש וחשבונית רכש דורשים למלא את השדה "אסמכתא": מספר המסמך של הספק. בלעדיו ההפקה נעצרת בהודעה "יש לעדכן את שדה אסמכתא". ואם פותחים מסמך רכש חדש לספק שכבר יש לו מסמכים פתוחים, המערכת שואלת "קיימים מסמכים פתוחים לקישור" ומציעה להציג את הרשימה, כך ממשיכים הזמנה קיימת במקום להקליד אותה מחדש.

4. חשבונית רכש
מפיקים אותה מההזמנה, מהמשלוח או מהתשלום. אם המלאי כבר עלה במשלוח, היא לא תעלה אותו שוב; המערכת מוודאת זאת לבד. רק מק"ט שלא נקלט קודם יעלה ממנה למלאי.

5. תשלום
מפיקים מהחשבונית. מסמך כספי בלבד, שאינו נוגע במלאי.

שרשור בלחיצה: מהזמנת הרכש מפיקים "משלוח רכש" עם כל השורות.

כפתור ההמשך מופיע רק במסמך פתוח. אפשר להפיק מסמך המשך כל עוד המסמך המקורי פתוח ולא בוטל, ורק למשתמש בעל הרשאה מתאימה. אם הכפתור חסר, בדקו קודם את סטטוס המסמך.

כשמשהו חוזר לספק

שני מסמכים מטפלים במקרה ההפוך, ושניהם נפתחים מאותו תפריט:

• "החזרת סחורה"– הסחורה חוזרת פיזית לספק, והמלאי יורד בהתאם. אפשר להפיק אותה גם כהמשך למשלוח הרכש, ואז היא נקראת "החזרת רכש".
• "זיכוי רכש"– הצד הכספי של אותו סיפור. מפיקים אותו מהחשבונית או מההחזרה, וההשפעה על המלאי נגזרת מהשורות שבו.

יש גם קיצור נוח לטעות נפוצה: אם הקלדתם חשבונית רכש בסכום שלילי, המערכת מודיעה שהיא הופכת את המסמך אוטומטית לזיכוי רכש, ולא משאירה אתכם עם מסמך שגוי.

בורר המחסן בכותרת המסמך

במסמכי הרכש מופיע בכותרת בורר מחסן בשם "מחסן קליטה". מה שנבחר שם גובר על הכול: כל שורות המסמך ייקלטו לאותו מחסן. אם משאירים את האפשרות "ברירת מחדל פריט", כל פריט ילך למחסן שהוגדר בכרטיס שלו.

זו הנקודה שבה ריבוי המחסנים באמת עובד: אותה הזמנה יכולה להתפצל לשני משלוחים, כל אחד למחסן אחר, בלי לגעת בכרטיסי הפריטים.

בורר מחסן הקליטה בכותרת מסמך הרכש קובע לאן נכנסת כל הסחורה.

מה עוד קורה ברקע

• מחיר העלות מתעדכן לבד. מחיר העלות של הפריט מתעדכן אוטומטית ממסמך הרכש האחרון, ומשם נגזר שווי המלאי בדוחות.
• הכול נשמר לדוחות. דוחות "דיווח קנייה" מציגים את הקניות לפי חברה, לפי פריט או בשילוב ביניהם. הראשון בתפריט, "דיווח שנתי", מסכם את הקניות מכל ספק לפי חודש. בדוח "לפי חברה" הקניות מכל ספק מפורקות לעמודות "רכש", "הוצאות" ו"סה״כ" (בטלפון מוצגת רק עמודת הסה״כ), ובדוחות לפי פריט מסמכי ההוצאה אינם מופיעים, כי אין בהם פריטים. מה כל אחד מששת הדוחות סופר, ואיך הסכומים מתיישבים: דיווח קנייה בביג בוס.
• אפשר לשייך לפרויקט. למסמך רכש אפשר לשייך פרויקט ולסנן לפיו במסך הרכש.
• רכישה במט"ח אפשרית ושווי המלאי מתורגם לפי השער שבמסמך, אך זה דורש את תוסף המט"ח. שמירת מחירון נפרד לכל ספק דורשת את תוסף המחירונים.

מה עושים אחר כך

אם המלאי לא עלה אחרי קליטה, או שאתם לא בטוחים איזה מסמך אמור להזיז אותו, מתי המלאי באמת זז, ולמה המספרים לא מסתדרים. ולמעקב אחרי מה שעוד לא הגיע, קליטה חלקית ומעקב יתרות פתוחות בהזמנת רכש. סקירה כללית: מה עושה התוסף ניהול רכש ומלאי, ומה הוא לא, וכל המדריכים בעמוד ניהול מלאי ורכש בביג בוס.