ציוד מותקן, סיווגים ופעילויות לקריאות

שלושת מסכי ההגדרה

תחת הסעיף קריאות שרות בסרגל הצד יש, מלבד שלוש רשימות העבודה, שלושה מסכי הגדרה. הם אלה שמזינים את השדות בטופס קריאת השרות – ובלעדיהם השדות האלה יישארו ריקים.

סיווגים לקריאות

מסך זה מגדיר את רשימת הערכים של שדה סיווג קריאה – קטגוריית התקלה. דוגמאות: "תקלת חשמל", "התקנת מערכת", "ביקורת תקופתית", "נזילה".

הסיווג הוא מה שמאפשר בהמשך לסנן רשימות לפי סוג התקלה, ולראות אילו תקלות חוזרות על עצמן.

פעילויות לקריאות

מסך זה מגדיר את רשימת הערכים של שדה פעילות לביצוע – מה הטכנאי אמור לעשות באתר. דוגמאות: "התקנה", "תיקון", "תחזוקה מונעת", "בדיקה".

ההבחנה בין השניים פשוטה: סיווג קריאה אומר מה קרה, ופעילות לביצוע אומרת מה עושים בקשר לזה. אותה תקלה יכולה להוביל לפעילויות שונות.

ציוד מותקן

מסך ציוד מותקן מנהל את יחידות הציוד המותקנות אצל הלקוחות – מזגן, בקר, משאבה, מעלית – בדרך כלל עם מספר סידורי.

מה זה נותן:

• קישור קריאה ליחידה. בשלב הפתיחה לוחצים "הוסף ציוד" ובוחרים את היחידה. הקריאה נרשמת על אותה יחידה.
• היסטוריית טיפולים לפי יחידה. בכרטיס הציוד רואים את כל הקריאות שבוצעו על אותה יחידה – שימושי מאוד כשתקלה חוזרת.
• התראת אחריות. אם האחריות על היחידה פגה או עומדת לפוג, המערכת מציגה התראה בעת קישור הקריאה. ההודעה היא לידיעה בלבד – לוחצים "אישור" – אבל היא הרגע שבו כדאי להחליט אם לחייב את הלקוח על החלף.

יחידה שנמכרה מהמלאי נכנסת לרשימה לבד. כשמפיקים ללקוח תעודת משלוח על פריט שסומן בו “נדרש מס' סידורי” (בתוסף ניהול רכש ומלאי), המערכת רושמת את היחידה שיצאה כציוד מותקן של אותו לקוח, בסטטוס “פעיל”. ברשומה שנוצרת כך, תאריך התעודה נרשם כ“תאריך רכישה”, ואילו “תאריך התקנה” ו“תוקף אחריות” נשארים ריקים. כדאי להשלים את תוקף האחריות בכרטיס הציוד: כל עוד השדה ריק, התראת האחריות לא תופיע עבור היחידה הזו.

ואם היחידה חוזרת? כשמפיקים לה תעודת החזרה מתוך תעודת המשלוח, הרשומה שנוצרה כך עוברת לסטטוס “הוצא משימוש” ומתנתקת מהמספר הסידורי, והיחידה עצמה חוזרת למלאי, בסטטוס “במלאי”. על אותה יחידה מפיקים תעודת החזרה או חשבונית זיכוי, לא את שתיהן.

איך רואים את כל הקריאות שהיו על מזגן מסוים? מקשרים כל קריאה ליחידת הציוד. לאחר מכן, במסך "ציוד מותקן", בכרטיס היחידה, רואים את כל הקריאות שבוצעו עליה. אפשר גם לחפש ברשימות לפי המספר הסידורי של היחידה – שדה החיפוש החופשי מכסה גם אותו.

מה כדאי להגדיר קודם

אפשר להתחיל לעבוד בלי אף אחד משלושת המסכים, אבל אז כל קריאה תיפתח בלי סיווג ובלי פעילות – ואת המידע הזה לא ניתן להשלים בדיעבד בצורה אמינה.

הסדר המומלץ: קודם סיווגים ופעילויות (חמש דקות, רשימה קצרה שאפשר להרחיב בהמשך), ואת ציוד מותקן ממלאים בהדרגה – כל התקנה חדשה נרשמת בזמן אמת.