דוח התחשבנות עמלות: סטטוסים, סינון וסימון תשלום לסוכן

מה מגיע לכל סוכן, ומתי

בסוף כל חודש כל סוכן שואל כמה מגיע לו. דוח התחשבנות העמלות בביג בוס עונה על השאלה מתוך המסמכים עצמם: לכל חשבונית הוא מראה את הסוכן, את העמלה ואת המצב שלה. הוא מבדיל בין עמלה שעוד מחכה לתשלום מהלקוח, עמלה שאפשר לשלם לסוכן ועמלה ששולמה, והסכום עובר ל"לתשלום סוכן" רק אחרי שהלקוח שילם את החשבונית במלואה.

המדריך מסביר מה יש בכל שורה, מה אומר כל סטטוס, איך מסננים, ואיך מסמנים עמלה ששולמה.

 

פתיחת הדוח

בתפריט "ניהול סוכנים" בוחרים "התחשבנות עמלות". נפתח "דוח התחשבנות עמלות סוכנים", ובפתיחה הוא מציג את כל הסוכנים ואת כל הסטטוסים, מתחילת השנה ועד סוף החודש הנוכחי. הדוח מוצג למנהל מערכת בלבד: משתמש בתפקיד "עובד" רואה בתפריט "ניהול סוכנים" רק את "רשימת סוכנים", בלי "התחשבנות עמלות".

הדוח אוסף חשבוניות סופיות שיש בהן סוכן ועמלה שאינה 0. הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, חשבון עסקה וקבלה אינם נכנסים לדוח, גם כשרשום בהם סוכן. לחיצה על שורה פותחת את המסמך.

ומה קורה בביטול? אם העמלה על החשבונית עוד לא סומנה "שולם", לא החשבונית ולא חשבונית הזיכוי שנוצרה בביטול מופיעות בדוח. אם היא כבר סומנה "שולם", חשבונית הזיכוי מופיעה בעמלה שלילית בסטטוס "לתשלום סוכן", כקיזוז של העמלה ששולמה.

 

מה יש בכל שורה

העמודות הן "תאריך", "סוכן", "לקוח", "מסמך" (סוג המסמך ומספרו), "סכום", "%", "עמלה", "לתשלום" ו"סטטוס". בתחתית הדוח שורת "סיכום:" עם סך הסכום, העמלה והסכום לתשלום.

 

שורה בדוח: הסכום כולל מע״מ, והעמלה מחושבת מהסכום לפני מע״מ.

 

"סכום" כולל מע״מ, והעמלה מחושבת לפני מע״מ. לכן "סכום" כפול "%" אינו שווה ל"עמלה". לדוגמה, בשורה עם סכום 117.00 ואחוז 5.00 העמלה היא 4.96. חמישה אחוזים מ-117.00 הם 5.85, אבל העמלה מחושבת על 99.15, סכום החשבונית לפני מע״מ. הפירוט באיך מחושבת עמלת הסוכן, ואיך היא משפיעה על הרווח.

 

שלושת הסטטוסים

תשלום חלקי של הלקוח אינו מעביר חלק מהעמלה: השורה נשארת "מסמך לתשלום" עד שיתרת החשבונית נסגרת, ורק אז עוברת ל"לתשלום סוכן".

 

סינון

בחלונית הסינון יש שישה שדות: "שם הסוכן", "סטטוס תשלום" ("הכל", "מסמך לתשלום", "לתשלום סוכן" או "שולם"), "סוג מסמך", "שם הלקוח", "תאריך התחלה" ו"תאריך סיום". בשורת החיפוש בראש הדוח, "שם לקוח \ סוכן", מחפשים לפי שם הלקוח או שם הסוכן.

כדי לראות מה לשלם לסוכן אחד, בוחרים אותו ב"שם הסוכן" ובוחרים "לתשלום סוכן" ב"סטטוס תשלום". בבורר "שם הסוכן" מופיעים הסוכנים הפעילים, וגם סוכן שהוסר ויש לו עמלות בדוח, עם הסימון "(הוסר)". מה עוד קורה כשמסירים סוכן: הסרת סוכן: מה קורה ללקוחות, למסמכים ולעמלות.

 

חלונית הסינון: סוכן, סטטוס, סוג מסמך, לקוח ותאריכים.

 

סימון עמלה כשולמה

1. מוצאים את השורה
הסימון אפשרי רק בשורה בסטטוס "לתשלום סוכן". במחשב, הסמל ✓ מופיע כשמעבירים את העכבר מעל השורה, עם הרמז "סמן עמלת סוכן כשולמה".

2. מאשרים
לוחצים על הסמל. בחלון "סימון עמלה כשולמה" מופיעה השאלה "האם ברצונך לסמן את עמלת הסוכן כשולמה?", ולוחצים "כן".

3. השורה עוברת ל"שולם"
מופיעה ההודעה "העמלה סומנה כשולמה בהצלחה". שורת "סיכום:" מתעדכנת כשטוענים את הדוח מחדש.

 

הסמל מופיע בשורה בסטטוס "לתשלום סוכן" כשמעבירים את העכבר מעליה.

 

סימנתם בטעות? בשורה בסטטוס "שולם" לוחצים על הסמל ✗ (הרמז: "בטל סימון עמלת סוכן כשולמה"), ובחלון "ביטול סימון עמלה כשולמה" עונים "כן". השורה חוזרת ל"לתשלום סוכן" ומופיעה ההודעה "סימון העמלה כשולמה בוטל בהצלחה".

 

אחרי הסימון: הסטטוס "שולם", ובעמודה "לתשלום" אין סכום.

 

"שולם" הוא סימון בלבד. מסמנים כל מסמך בנפרד, ואין סימון של כמה שורות יחד. אין בסימון תאריך תשלום או אסמכתה, ואין סגירת תקופה, ולכן את פרטי התשלום לסוכן שומרים בנפרד. עמלה בסטטוס "מסמך לתשלום" אי אפשר לסמן: "לא ניתן לסמן כשולם כל עוד יתרת המסמך פתוחה".

 

ייצוא לאקסל ול-PDF

הייצוא כולל את השורות לפי הסינון שבחרתם, בכותרת "דוח התחשבנות עמלות סוכנים". ב-PDF מופיעה ההערה "סכום לתשלום מוצג רק במסמכים בסטטוס לתשלום סוכן". אין בביג בוס דוח מכירות לפי סוכן, ודוח ההתחשבנות, מסונן לפי סוכן, מציג את החשבוניות שלו.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול סוכנים בביג בוס.