עסק שמוכר דרך סוכנים צריך לענות כל חודש על אותן שאלות: מי הביא את הלקוח, כמה עמלה מגיעה על כל עסקה, על מה הלקוח כבר שילם, ומה כבר הועבר לסוכן. כשהתשובות יושבות בטבלה צדדית, כל סוף חודש מתחיל בחיפוש חשבוניות ובחישוב ביד, וכל טעות בו היא ויכוח עם סוכן או כסף שיצא בלי סיבה.
בביג בוס תוכנה לניהול עסק התוסף ניהול סוכנים מכניס את כל זה למערכת. סוכן הוא כרטיס עובד או כרטיס ספק שמסומן כסוכן. לכל לקוח קובעים סוכן קבוע ואחוז עמלה, וכל מסמך חדש ללקוח מקבל אותם לבד. העמלה מחושבת בשמירת המסמך, והדוח "דוח התחשבנות עמלות סוכנים" אוסף את החשבוניות הסופיות ומראה לכל אחת אם הלקוח שילם ואם העמלה כבר שולמה לסוכן.
העיקרון שכדאי להכיר מההתחלה הוא ממה העמלה מחושבת: האחוז שרשום במסמך, כפול סכום המסמך לפני מע״מ, אחרי הנחה. לא הרווח ולא הכסף שנכנס. הכסף משפיע על משהו אחר, על המועד שבו מגיע לשלם לסוכן: הסכום עובר ל"לתשלום סוכן" רק אחרי שהלקוח שילם את החשבונית במלואה. כך לא משלמים לסוכן על חשבונית שהלקוח עוד לא סגר.
התוסף מתאים לעסק עם אנשי מכירות שמקבלים עמלה על הלקוחות שלהם, למפיץ שעובד עם משווקים עצמאיים, ולנותן שירות שמשלם עמלה למי שמביא לו לקוחות. הוא נשען על מסמכי המכירה של ביג בוס, ולכן כדאי להכיר גם את ניהול המכירות בביג בוס, ובמיוחד את הסקירה מה כולל ניהול המכירות בביג בוס.
שימו לב: ניהול סוכנים הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. אפשר להפעיל אותו גם בתקופת הניסיון: מדליקים אותו ב"פרופיל משתמש" ← "תוספים". התוסף אינו זמין לעוסק פטור. סוכן שהוא עובד בעסק נבחר מתוך העובדים הפעילים, ועובד נוסף, מלבד בעל החשבון, נוצר רק עם התוסף ניהול משתמשים. סוכן חיצוני נרשם ככרטיס ספק, ורשימת הספקים דורשת את התוסף מעקב הוצאות.
שבעה מדריכים שמכסים את התוסף מקצה לקצה: מההגדרה של הסוכן, דרך השיוך ללקוחות והעמלה במסמך, ועד דוח ההתחשבנות והסרת סוכן.
ארבעת הראשונים הם הבסיס שכדאי לקרוא לפני שמתחילים: מה התוסף עושה, הגדרת סוכן, שיוך לקוחות והעמלה במסמך. שלושת האחרונים מכסים את העבודה השוטפת: ההתחשבנות, החישוב וההשפעה על הרווח, ומה קורה כשסוכן עוזב.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם שמות הכפתורים וההודעות כפי שהם מופיעים על המסך.
להלן רשימת הקישורים במדריך:
– מה עושה תוסף ניהול סוכנים, ומה לא
– הגדרת סוכן: עובד בעסק או ספק כסוכן חיצוני
– שיוך לקוח לסוכן ואחוז עמלה קבוע
– סוכן ועמלה במסמך: מאיפה הם מגיעים ואיך משנים
– דוח התחשבנות עמלות: סטטוסים, סינון וסימון תשלום לסוכן
– איך מחושבת עמלת הסוכן, ואיך היא משפיעה על הרווח
– הסרת סוכן: מה קורה ללקוחות, למסמכים ולעמלות
ארבעה שלבים. את שני הראשונים עושים פעם אחת, והשאר קורה בעבודה השוטפת.
שני דברים כדאי לדעת מראש. שינוי האחוז בכרטיס הלקוח או בכרטיס הסוכן חל על מסמכים חדשים בלבד, ומסמכים שכבר נוצרו נשארים עם העמלה שהייתה בהם. והסימון "שולם" הוא סימון על המסמך בלבד, בלי תאריך תשלום, ולכן את פרטי התשלום לסוכן שומרים בנפרד.
וכשסוכן עוזב, מסירים אותו מהרשימה: הלקוחות שלו נשארים בלי סוכן, המסמכים הקיימים לא משתנים, והעמלות שעוד מגיעות לו נשארות בדוח ההתחשבנות, שם מוצאים אותן בסינון לפי שמו, שמסומן "(הוסר)".
רשימת הסוכנים: כל סוכן הוא כרטיס עובד או ספק, והכפתור "חדש" מגדיר סוכן נוסף.
בכרטיס הלקוח: הסוכן הקבוע ואחוז העמלה של הלקוח.
במסמך: הסוכן, האחוז והעמלה נכנסים לבד, והכפתור "עדכון עמלה" משנה אותם.
דוח ההתחשבנות: חשבונית של 117.00 כולל מע״מ, עמלה של 4.96 מהסכום לפני מע״מ, בסטטוס "לתשלום סוכן".
כדי שלא תבנו שגרת עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:
ניהול סוכנים בביג בוס פירושו שכל עמלה נקבעת במסמך שהיא שייכת אליו, וכל סוכן יודע מה מגיע לו ומתי. מגדירים את הסוכנים, משייכים אליהם את הלקוחות, ומכאן העמלה נכנסת לכל מסמך מעצמה ומחכה בדוח עד שהלקוח משלם.
כדאי להתחיל בארבעת המדריכים הראשונים ברשימה שלמעלה, מה התוסף עושה, הגדרת סוכן, שיוך לקוחות והעמלה במסמך, ומשם לעבור לדוח ההתחשבנות.
ניהול סוכנים הוא תוסף בתשלום, והפירוט מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על ניהול הסוכנים וכיצד להתאים אותו לצרכים של העסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
