סוכן ועמלה במסמך: מאיפה הם מגיעים ואיך משנים

העמלה נקבעת כבר בזמן כתיבת המסמך

בביג בוס עמלת הסוכן נשמרת בתוך כל מסמך, ולא מחושבת בדיעבד בסוף החודש. כך כבר בזמן העבודה על המסמך רואים מי הסוכן וכמה הוא יקבל על העסקה, ואפשר לתקן לפני שהמסמך יוצא ללקוח. וכשהסוכן שואל על עמלה מסוימת, התשובה נמצאת במסמך שהיא שייכת אליו.

המדריך מסביר מאיפה הסוכן והאחוז מגיעים למסמך, איך משנים אותם לפני ההפקה, ואיך מעדכנים עמלה במסמך שכבר הופק.

מאיפה הם מגיעים

כשפותחים מסמך מכירה חדש ובוחרים לקוח שמשויך לסוכן, הסוכן ואחוז העמלה נכנסים מכרטיס הלקוח. האחוז הוא של הלקוח, לא של הסוכן. העמלה מחושבת מהאחוז ומסכום המסמך לפני מע״מ, ומתעדכנת כשמשנים את האחוז. ללקוח בלי סוכן המסמך מציג "ללא סוכן". איך משייכים סוכן ללקוח: שיוך לקוח לסוכן ואחוז עמלה קבוע.

איפה רואים את הסוכן במסמך

בטופס המסמך, מתחת לשורות, נמצא המקטע "פרטי סוכן", ובו "שם סוכן:", "אחוז עמלה:" ו"סכום עמלה:". כשהטופס מוצג בשלבים, המקטע נמצא בשלב "סכום מסמך והנחה".

המקטע מופיע בכל מסמך מכירה שיש בו שורות, גם בהצעת מחיר, בהזמנה ובתעודת משלוח. במסמכים האלה רואים סוכן ועמלה, אבל הם אינם נספרים בדוח ההתחשבנות. בדוח נספרות רק חשבוניות סופיות: דוח התחשבנות עמלות: סטטוסים, סינון וסימון תשלום לסוכן.

"פרטי סוכן" במסמך: הסוכן, האחוז והעמלה, והכפתור "עדכון עמלה".

שינוי הסוכן או העמלה לפני ההפקה

1. פותחים את החלון
לוחצים "עדכון עמלה" (הרמז: "עריכת סוכן ועמלה"). נפתח החלון "עדכון עמלה" עם שלושה שדות: "סוכן", "אחוז עמלה" ו"סכום עמלה".

2. משנים סוכן, אם צריך
בשדה "סוכן" בוחרים סוכן אחר, או "ללא סוכן", שמאפס את האחוז ואת הסכום. כשבוחרים סוכן אחר, האחוז מתמלא מכרטיס הסוכן החדש. כדאי לבדוק אותו לפני שממשיכים.

3. משנים אחוז או סכום
כותבים אחוז, והסכום מחושב ממנו. או כותבים סכום, והאחוז מחושב ממנו, עם ספרה אחת אחרי הנקודה. כשאין סוכן, שדות האחוז והסכום סגורים לעריכה. שדה ריק או ערך לא תקין מציגים הודעה כמו "יש לעדכן את אחוז העמלה" או "יש לעדכן סכום חיובי או אפס בשדה זה".

4. מאשרים
"עדכון" מכניס את הערכים למסמך, והם נשמרים יחד איתו בשמירה הרגילה. "ביטול" סוגר את החלון בלי שינוי.

החלון "עדכון עמלה": סוכן, אחוז וסכום, שמתעדכנים זה מזה.

עדכון עמלה במסמך שכבר הופק

מסמך סופי סגור לעריכה, אבל את העמלה שבו אפשר עדיין לתקן. הכפתור "עדכון עמלה" מופיע במסמך סופי רק למנהל מערכת. החלון זהה, אבל השמירה נפרדת משמירת המסמך ונוגעת בעמלה בלבד. בסיום מופיעה ההודעה "עמלת הסוכן עודכנה בהצלחה", והרווח של המסמך מחושב מחדש. כשהטופס מוצג בשלבים, במסמך סופי המקטע נמצא בשלב "הגדרת הנחה".

ההודעה "רק מנהל מערכת רשאי לעדכן עמלת סוכן במסמך סופי" אומרת שהעדכון דורש משתמש בתפקיד מנהל מערכת.

אחרי "עדכון עמלה" במסמך סופי: "עמלת הסוכן עודכנה בהצלחה".

סכום שהקלדתם נשמר כמו שהוא. במסמך סופי, "עדכון עמלה" שומר את הסכום בדיוק כפי שהקלדתם, והאחוז מחושב ממנו. למשל, סכום של 7.77 במסמך של 99.15 לפני מע״מ נשמר כ-7.77.

עמלה שסומנה "שולם" נעולה. במסמך כזה "עדכון עמלה" אינו פותח את החלון, ומופיעה ההודעה "העמלה סומנה כשולמה. יש לבטל את הסימון בדוח התחשבנות עמלות לפני עדכון העמלה". כדי לשנות את העמלה, מבטלים קודם את הסימון בדוח ההתחשבנות.

כשהעמלה כבר סומנה "שולם", "עדכון עמלה" מציג את ההודעה הזו במקום החלון.

מה עוד כדאי לדעת

• הסוכן והעמלה אינם מודפסים על המסמך. הם נשמרים במערכת, ומופיעים במסך המסמך ובדוחות.
• שינוי בכרטיס הלקוח אינו משנה מסמך קיים. אחוז או סוכן חדש בכרטיס הלקוח חלים על מסמכים חדשים בלבד.
• הרווח אחרי עמלה מוצג בדוח "רווח לעסקאות": איך מחושבת עמלת הסוכן, ואיך היא משפיעה על הרווח.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול סוכנים בביג בוס.