בעל עסק אשר מעוניין להסדיר בצורה מסודרת את התשלום מול הלקוח שקיבל ממנו מוצר או שירות, צריך להציג בפניו מסמך מסודר עם דרישה לתשלום, אל מול מה שהוא סיפק לו. לשם כך, עליו להוציא לו חשבונית הוצאות מסודרת. דרך המערכת של ביג בוס, תוכלו להנפיק חשבונית בצורה מהירה, מסודרת ולשלוח אותה ישירות אל הלקוח במייל.
תהליך התקשרות בין בעל עסק או בעל מקצוע עם הלקוחות שלו, מתבסס על כך שהוא מבצע שירות או מספק מוצר, והם משלמים עבורו. בשביל שיוכלו לעשות זאת בצורה מסודרת, ללא דחיות ועיכובים ומבלי שיווצרו אי הבנות לגבי גובה התשלום, אזי שיש לספק להם מסמך מסודר עם כל הפרטים הרלוונטיים אודות השירות והמוצר שהם קיבלו, התמחור והסכום הסופי אותו הם צריכים לשלם.
לכך בדיוק מיועדת חשבונית הוצאות, אשר מוכרת גם בשם דרישת תשלום. לא בכל מקרה חייבים לספק חשבונית כזו, אבל בעלי עסקים ובעלי מקצוע מעדיפים לנהוג כך, וכן הרבה מאוד לקוחות מבקשים שיסופקו להם תחילה חשבונית הוצאות ורק לאחר מכן, הם דואגים להעביר את התשלום עבור השירות או המוצר.
איך מנפיקים חשבונית הוצאות לקוח?
החוק איננו מגדיר פורמט קבוע ואחיד לחשבונית הוצאות, ולכן כל אחד יכול להנפיק חשבונית בצורה שונה. אך בעלי עסקים ובעלי מקצוע יכולים לעשות לעצמם "חיים קלים" אם רק ישתמשו במערכת שתאפשר להם להנפיק חשבונית הוצאות בצורה פשוטה, מהירה ונוחה, מבלי שהם יצטרכו להכין אותה בעצמם.
בדיוק לשם כך, הם זקוקים למערכת ניהול עסק, כמו זו שאנחנו מציעים בחברת ביג בוס. המערכת שלנו מאפשרת לכל לקוח שבוחר להשתמש בה, להנפיק ללקוחות שלו חשבונית הוצאות בצורה מסודרת עם כל הפרטים הרלוונטיים אודות העסקה שבוצעה עמהם:
- תאריך ההנפקה
- אופי השירות
- כמות
- תמחור פר מוצר או שירות בודד
- תמחור הסכום הכולל פלוס מע"מ
- פרטי לקוח
- פרטי בעל עסק
כל הפרטים האלה רלוונטיים הן לבעל העסק והן ללקוח, בשביל שיהיה ניתן לבצע את התשלום בצורה מסודרת ובסופו של דבר להשלים את העסקה כפי שסוכם מראש.
תהליך הנפקת החשבונית העסקה (חשבונית ההוצאות של הלקוח) דרך תוכנת ניהול עסק נעשה לא רק בצורה מסודרת מבחינת הפורמט שלה, אלא הוא גם נעשה באופן מהיר ופשוט. כל מה שבעל העסק צריך לעשות זה לבחור לקוח ולמלא את הפרטים של העסקה. לאחר מכן הוא יכול לשלוח את החשבונית ישירות דרך המערכת, הן ללקוח והן למייל הפרטי שלו אם הוא זקוק לכך. הוא יכול גם להעביר אותה לרואה חשבון או גורמים אחרים רלוונטיים, במידה ויש בכך צורך. כל זה מתבצע מבלי שהוא צריך להדפיס או לשלוח בדואר את החשבונית.
לקריאת המאמר "גביית חשבוניות מלקוחות" לחצו כאן >>>
איך עובדים עם חשבונית הוצאות לקוח?
מעבר לעובדה שהחשבונית משמשת בשביל לאפשר ללקוחות לדעת כמה הם אמורים לשלם ואז לבצע את התשלום ובכך לסגור את העסקה ולסיים את הקשר עם בעל העסק, באופן קבוע או באופן זמני עד שיבצעו עסקה חדשה, הרי שיש לחשבונית הוצאות משמעויות נוספות.
למשל, אם מסתבר שלא בוצע תשלום עבור שירות מסוים, אזי שהחשבונית יכולה לספק מידע אודות העסקה וכך אפשר לחזור ולפנות אל הלקוח בדרישת תשלום נוספת. כמו כן, החשבונית משמשת הוכחה לכך שהלקוח קיבל בקשה לתשלום ולא ביצע אותו. מעבר לכך, החשבונית גם יכולה לעזור לעסקים בתכנון צעדים קדימה, על בסיס הכנסות ודאיות, צפויות.
איך מנפיקים חשבוניות עם מערכת ביג בוס?
המערכת מאפשרת להנפיק חשבונית בדרך מאוד פשוטה ונוחה.
בשלב הראשון: בוחרים את הלקוח, במידה והוא לא קיים במערכת אז אפשר לייצר לקוח חדש דרך רישום הפרטים שלו.
בשלב השני: מציינים את כל פרטי העסקה, כולל הפריטים והפעילויות השונות שבוצעו עבורו במסגרת העסקה עם התמחורים שלהם.
בשלב השלישי: אחרי שמציינים את הכמויות והתמחורים, יש לשמור את החשבונית ואז אפשר לשלוח אותה ישירות דרך המערכת אל הלקוח, וכאמור גם אל המייל של בית העסק.
חשוב להדגיש שתי נקודות:
נקודה ראשונה: אחרי ששומרים את החשבונית, לא ניתן לבצע בה שינויים. לכן רצוי מאוד להקפיד ולבדוק מספר פעמים שאכן כל הפרטים שצוינו בחשבונית הם נכונים ומדויקים.
נקודה שנייה: החשבונית נשמרת במערכת, ויהיה אפשר, במידת הצורך, להשוות את החשבונית לקבלה שתונפק ללקוח אחרי שהוא יבצע את התשלום. כך ניתן לדעת האם הלקוח אכן שילם את מלוא הסכום ולא נותר חייב.
איך מאתרים חשבוניות הוצאה?
אחת הסיבות שנכון להשתמש במערכת ניהול עסק ובפרט במערכת של ביג בוס, זו היכולת לשמור מסמכים במערכת, לאתר ולשלוף אותם מתי שרוצים. כך לא מאבדים אף מסמך, יוצרים תהליך מסודר וכן חוסכים הרבה מאוד זמן בתהליך החיפוש, בבוא העת.
האיתור מתבצע בצורה מאוד פשוטה. ניתן לעשות את זה דרך:
- איתור לקוח.
- איתור מספר חשבונית.
- תאריך.
- סכומי הוצאה.
- טלפונים.
ברגע שמאתרים את המסמך, אז אפשר לבצע שורה של פעולות, כגון:
- ביטול החשבונית
- שליחה חוזרת
- הדפסה
- עיון
- שמירה בתור קובץ מסוים
- שכפול החשבונית
שוב, חשוב להדגיש, בשלב זה, אחרי שמאתרים חשבונית ישנה, לא ניתן כבר לשנות אותה.
איך אנחנו יכולים לעזור לכם?
בביג בוס – מערכת לניהול עסק, אנחנו מציעים לכם מערכת אטרקטיבית וייחודית לניהול עסק, הכוללת אפשרות להנפקת חשבונית עסקה בצורה פשוטה ונוחה. אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר עוד היום ולקבל מאיתנו את כל המידע הרלוונטי אודות השירות שאנו מספקים לבעלי עסקים קטנים ובינוניים, בעלי מקצוע וגורמים אחרים. המערכת שלנו מותאמת לתחומים ושירותים רבים ויכולה לעזור גם לכם!
שאלות ותשובות
האם כל בעל עסק או בעל מקצוע צריכים להוציא חשבונית הוצאה?
לא. על פי החוק רק בעל עסק מורשה יכול להוציא חשבונית הוצאה. עוסק פטור (שאיננו גובה מע"מ), איננו צריך להוציא חשבונית הוצאה. בעלי עסקים או בעלי מקצוע שעוברים את המחזור השנתי ומגיעים להיות עוסקים מורשים, צריך לשים לב שבשלב המעבר, הם יכולים לעבור ולהנפיק ללקוחות שלהם גם חשבון הוצאות.
אם חל שינוי בתמחור או בשירות אחרי שהנפקתי חשבונית מה עלי לעשות?
ישנן שתי אופציות:
אופציה אחת היא לא להתייחס לחשבונית ולהוציא חדשה.
אופציה שנייה והיא הרבה יותר נכונה ומדויקת, לבטל את החשבונית הישנה ולהנפיק במקומה חשבונית מתוקנת.
בשביל להימנע מכך, יש לבדוק היטב את פרטי החשבונית ולוודא שהם נכונים.
כמה זמן עלי לשמור חשבוניות הוצאות בטרם אני יכול להיפטר מהן?
מאחר והחשבוניות נשמרות במערכת של התוכנה, לא צריך לחשוב על כך ובטח שלא צריך למחוק אותן. אם בוחרים להדפיס אותן, אזי שאחרי סיום עסקה ושליחת קבלה, ניתן להיפטר מהן.
האם אפשר להנפיק חשבונית הוצאה בעזרת התוכנה שלכם דרך מכשיר סלולר?
בהחלט. אפשר להתחבר לתוכנה שלנו גם דרך מכשיר הסלולר ולהנפיק חשבוניות או כל מסמך אחר מכל סוג, באופן מיידי. המערכת עובדת על שרת ענן ואין צורך להתקין תוכנה. הכל אונליין ולכן ניתן להשתמש בה מכל מקום, דרך כל מכשיר.
