בשנים האחרונות, יותר ויותר בתי עסק ובעלי מקצוע בוחרים לעבור ולהשתמש באופציה של חשבונית ירוקה. מי שעדיין לא עשה זאת, חשוב שידע מה זה וכיצד חשבונית ירוקה יכולה לשרת אותו, לא רק בתור לקוח אלא גם בתור בעל עסק או מקצוע, המעוניין לספק שירות נוח, יעיל ומהיר ללקוחות שלו. אנחנו בחברת ביג בוס נעזור לכם להפיק חשבוניות ירוקות במהירות וביעילות.
החל משנות התשעים, יכולים בתי עסק ובעלי מקצוע לספק יותר ויותר שירותים דיגיטליים ללקוחות וספקים מולם הם עובדים. השירותים ניתנים בעזרת מיילים, צ'אטים, וואסטאפים וכמובן באמצעות תוכנות המיועדות לכך.
המעבר לשירותים דיגיטליים תאם מהפכה אחרת שהתרחשה כמעט במקביל, והיא מהפכת איכות הסביבה. היום יותר מתמיד, אנחנו כחברה וכבעלי עסקים ובעלי מקצוע יש לנו מודעות ואנחנו שמים דגש נרחב על שמירת הסביבה. לכן אנחנו מקפידים להשתמש בשירותים דיגיטליים, איפה שרק שניתן, בשביל להימנע משימוש יתר בנייר ואמצעים אחרים שנחשבים פחות ידידותיים לסביבה.
חשבונית ירוקה – איך היא משלבת בין שירות יעיל לשמירה על הסביבה?
אחת הדוגמאות לשירות דיגיטלי הניתן ללקוחות וספקים, המשתלב גם בכל מה שקשור לשמירה על הסביבה, היא חשבונית ירוקה. שירות בו משתמשים היום הרבה מאוד בתי עסק ובעלי מקצוע, מכל התחומים, הסוגים והגדלים. שירות זה ניתן באמצעות מערכות שונות, כולל מערכות ניהול עסק כמו ביג בוס, המערכת שאנחנו מציעים לכם ולשאר הלקוחות שלנו.
שירות חשבונית ירוקה הוא מאוד פשוט. בכל פעם כשמבצעים עסקה, אזי במקום לשלוח חשבונית מודפסת ללקוח או במקום להביא לו חשבונית מודפסת ביד, ניתן לשלוח לו את החשבונית למייל או למספר הטלפון שלו בוואטאפ או הודעת SMS רגילה. במקרה כזה, הוא יקבל קישור דרכו יוכל להוריד את החשבונית למכשיר שלו.
בצורה כזו, הלקוח מקבל את החשבונית ישירות אליו, בצורה ברורה, נוחה, יעילה, ברורה לקריאה ולשימוש (לדוגמא, אם יש צורך להעביר אותה לרואה חשבון). מאחר והחשבונית נשלחת באמצעים דיגיטליים אזי שאין צורך להדפיס ולכן אין צורך לבזבז נייר. זה אקט ידידותי לסביבה, מאחר והוא חסכוני (מונע את הצורך לבזבז נייר ולכן הוא גם מונע את הצורך בשימוש בעצים), הוא שומר על ניקיון וסדר (במקום לצבור נייר, הכל עובר דרך המייל). זה גם חסכוני מבחינת מקום. אין צורך לאגור נייר בלי סיבה.
חשבונית ירוקה – איך יוצרים אותה?
הדרך ליצור חשבונית ירוקה מבחינת בעלי עסקים או בעלי מקצוע, היא מאוד פשוטה. כל מה שעליהם לעשות זה להתקין מערכת בסגנון זו שאנחנו מציעים בחברת ביג בוס.
המערכת כוללת נתונים על לקוחות קיימים ואפשרות ליצור לקוחות חדשים. בכל פעם כשרוצים להוציא חשבונית, בין אם זו חשבונית עסקה או קבלה, אז יוצרים על פי שם לקוח, וממלאים את הפרטים הרלוונטיים שיופיעו על החשבונית: סכום עסקה, כמות, סוג עבודה ואם יש צורך אז גם דרך תשלום. בחשבונית עצמה כבר יוצג התאריך ופרטי המפיק.
החשבונית נשמרת במערכת וניתן לעשות בה שימושים שונים, על פי הצורך. אם רוצים, אזי שאפשר למצוא ולעשות בה שימוש חוזר (קרי לשלוח אותה שוב ללקוח או לגורם אחר, על פי הצורך), על ידי חיפוש דרך לקוחות או דרך מספר חשבונית.
חשוב לציין בהקשר זה, כל החשבוניות שאנחנו מפיקים במערכת של ביג בוס, מופקות על פי הדרישות והכללים של רשות המסים. הן מופקות בפורמט רלוונטי, באופן ממסופר, בצורה סדירה. כך שאין מה לחשוש שמא לא יהיה ניתן לעשות שימוש בחשבוניות האלה לצורך כזה או אחר. אפשר להשתמש בהן בצורה חופשית וחוקית.
איך מעבירים חשבונית ירוקה ללקוח ולכל גורם אחר?
כמו שציינו קודם, אחד הדברים המיוחדים בחשבוניות ירוקות, זו העובדה שניתן להעביר את החשבונית ללקוחות ולספקים בצורה מהירה ופשוטה. כל מה שנדרש לעשות בשביל זה, הוא ללחוץ על כפתור במערכת והחשבונית נשלחת באופן מידיי למייל או למספר טלפון.
בשביל לחסוך זמן בתהליך, המערכת מאפשרת לבעל עסק או בעל מקצוע, בכרטיסי הלקוחות והספקים, מספר טלפון ומייל, אליהם אפשר יהיה לשלוח את החשבוניות. כך אפשר גם לעשות עם מסמכים אחרים, בין אם זה הצעות מחיר, מחירונים, הצעות לרכש ועוד. זה חלק בלתי נפרד מכרטיס הלקוח או הספק, דרכו אפשר לבצע פעולות שונות.
בעל עסק או בעל מקצוע המשתמשים במערכת, יכולים גם לבקש שכל מסמך שהם שולחים לגורם מסוים, יישלח גם אליהם באופן מיידי. כך הם יכולים לשמור את המסמכים השונים, למשל חשבוניות, ובעת הצורך להעביר אותם לרואה חשבון, יועץ מס או לגורמים אחרים.
כאמור, כל החשבוניות נשמרות במערכת, אפשר לעשות בהן שימוש חוזר בכל, לשלוח אותן שוב ושוב כמה שרוצים. יחד עם זאת, מי שרוצה, יכול תמיד לשמור את החשבוניות במחשב או במקום אחר, ולעשות בהן שימוש על פי הצורך.
בסיכומו של דבר, חשבונית ירוקה הופכת את תהליך העבודה להרבה יותר פשוט, הרבה יותר נוח וקל, וכאמור, מדובר בכלי שיכול לחסוך הרבה מאוד זמן וטרחה. לא רק בעל עסק או מקצוע נהנים ממנה, גם הלקוחות אשר מקבלים את החשבונית ויכולים לשמור אותה במחשב שלהם. לקוחות גם מעדיפים לעבוד עם עסקים בעלי מודעות סביבתית, כאלה שלא מדפיסים נייר ולא משתמשים בחומרים שיכולים לגרום נזק.
סיכום
בחברת ביג בוס אנחנו מציעים לכם את האפשרות ליהנות מחשבונית ירוקה בתנאים אופטימאליים. כל מה שעליכם לעשות, זה להתחבר למערכת שלנו ולהשתמש בה. המערכת ניתנת לשימוש מכל מכשיר, מחשב, סלולר או טאבלט, והיא מותקנת על שרת ענן, כך שניתן להשתמש בה מכל מקום בכל זמן, מתי שרוצים מול כל בעל מקצוע או בעל עסק. פנו אלינו וקבלו מידע נוסף!
שאלות תשובות
האם יש הגבלות על מספר הפעמים שאני יכול לשלוח חשבונית ירוקה ללקוח?
לא. ניתן לשלוח אותה כמה שרוצים, ללא הפסקה. זה אחד היתרונות של חשבונית ירוקה. אפשר לשלוח אותה שוב ושוב ללקוחות. אין בכך שום בעיה. בצורה כזו הלקוח יכול לקבל את החשבונית בכל כמה פעמים שהוא רוצה או צריך. אם הוא איבד אותה או לא קיבל בטעות.
כיצד הלקוח מקבל את החשבונית, איך הוא רואה אותה?
הלקוח יכול לקבל את החשבונית בשתי צורות:
- קישור עליו הוא לוחץ ואז נפתחת לו החשבונית. במקרה כזה, הוא יוכל להוריד אותה על המחשב שלו על ידי לחיצה על כפתור הורדה. החשבונית מוצגת בקובץ PDF.
- הקובץ מצורף למייל ואז הלקוח פשוט יכול להוריד אותו ישירות אל המחשב שלו.
ישנה גם אופציה של קישור לפלאפון סלולארי, בוואטספ או הודעת SMS, ואז הוא יכול לפתוח דרך המכשיר ולשמור עליו או לשלוח למייל שלו.
אילו הרשאות צריך בשביל ליצור חשבונית ירוקה?
בעיקרון, כל מי שמנוי על המערכת יכול להשתמש בה ולהפיק חשבונית או מסמכים אחרים. אם רוצים, אפשר לקבוע הרשאות עבור אנשים ספציפים שיוכלו לעשות זאת. במערכת של ביג בוס, ישנה אפשרות שמספר אנשים יוכלו לעבוד על המערכת.
האם יש צורך לשלוח כל חשבונית בנפרד לרואה חשבון?
אין חובה כזו. אפשר לשלוח דוח מלא ומפורט עם מספרי חשבוניות וכל הפריטים המופיעים עליהן. זה יכול להיות בקובץ אקסל או בקובץ אחר. זה יותר נוח, מסודר ומהיר.
