מהי חשבונית עסקה?

כשנותן שירות מסיים את עבודתו הוא מצפה לקבל מהלקוח שלו תשלום עבור השירות שהוא נתן לו. הדרך לבסס את הדרישה הזאת, היא באמצעות חשבונית עסקה, מה שמוכר גם בשם "דרישת תשלום". דרך המערכת של ביג בוס, תוכלו להפיק חשבוניות עסקה בצורה מסודרת, בפורמט קבוע, ולשלוח אותן ישירות ללקוחות להם ביצעתם שירות או מכרתם מוצר.

תהליך העבודה והתקשורת בין נותן שירות ללקוח שלו מתבצע בצורה מסודרת וברורה. הוא בנוי על שלבים מוגדרים שנועדו לייצר מצב בו הלקוח מקבל את מה שהובטח לו, ובתמורה משלם עבור השירות כפי שסוכם בין הצדדים. הכל נעשה על פי מה שסוכם בין הצדדים, בשלבים. אחרי ששלב אחד מסתיים עוברים לשלב השני. גם אם לא מכריזים באופן רשמי על סיום השלב.

 

תהליך עסקה סטנדרטי מתבצע כך:

הלקוח פונה אל בעל השירות בבקשה לבצע עבודה, בעל השירות מספק הצעת מחיר, אם היא מתקבלת אז הוא מבצע את העבודה, מגיש דרישת תשלום בסיומה, לאחר מכן הלקוח משלם את הסכום שסוכם בין הצדדים ואז הוא מקבל קבלה על כך. בכך העבודה מגיעה לסיומה או מתחיל סבב חדש של תהליך.

אחד השלבים החשובים בתהליך, בוודאי עבור נותן השירות, זה השלב בו הוא מנפיק דרישת תשלום (גביית תשלום החשבונית מהלקוח), חשבונית עסקה ללקוחות שלו. השלב בו הוא מחשב את הסכום שעליו לקבל עבור שירות שהוא סיפק, ומכאן והלאה, הלקוח לא יכול לטעון שהוא לא קיבל הוראה לשלם ואין שום מניעה שהוא לא יעשה זאת.

 

מה זו חשבונית עסקה ואיך היא נראית?

לפני שאנחנו מסבירים מה זו חשבונית עסקה, חשוב לציין, אין פורמט קבוע בחוק שמחייב את נותן השירות לעבוד על פיו. עם זאת, מי שעובד עם מערכות ניהול עסק, דוגמא זו שאנחנו מציעים לכם בחברת ביג בוס, הרי שהוא יכול ליהנות מפורמט מאוד ברור, מפורט וקל להבנה.

פורמט זה כולל, כמובן את שם נותן השירות, שם הלקוח, תאריך ההנפקה, סוג השירותים והעבודות שהוא ביצע, כמויות, עלויות, סך הסכום בלי ועם מע"מ, שעל הלקוח לשלם. את החשבונית הוא יוציא בסיום מתן השירות, בין אם זה חד פעמי ובין אם זה חודשי. הלקוח יידרש לשלם במועד שסוכם ביניהם.

כאמור, אין הגדרה ברורה איך מוצאים חשבונית עסקה. ישנם נותני שירותים ובעלי מקצוע העובדים עם מעבד תמלילים ובוחרים להנפיק באמצעותו חשבונית. לעומת זאת, מי שבוחר לעמוד עם מערכת ניהול עסק מסודרת, הרי שהוא יכול גם להנפיק חשבוניות עסקה בפורמט קבוע וגם יכול לשמור על סדר על פי מספור ועל פי פרמטרים אחרים.

 

למה חשוב להוציא חשבונית עסקה?

ישנן שתי סיבות מדוע חשוב להוציא חשבונית עסקה:

סיבה ראשונה, היא פורמלית, החשבונית מהווה הוכחה לכך שהעסקה הושלמה ועל הלקוח לשלם עבורה. החשבונית גם מהווה הוכחה שהלקוח צריך לשלם עבור השירות שהוא קיבל וידוע לו הסכום שעליו לשלם.

סיבה שנייה, מסיבות חוקיות. מאחר וישנם מקרים בהם בעלי עסקים ונותני שירות צריכים לשלם מסים מסוימים עבור עסקאות שעדיין לא קיבלו עבורם תשלום, אזי שהחוק מגדיר מי יכול להוציא חשבונית מס לפני תשלום ומי לא. מי שלא יכול, אזי שיש לו אפשרות להוציא חשבונית עסקה המהווה מבחינתו הוכחה על תנאי העסקה וכן על כך שהיא הושלמה וכעת הוא מצפה מהלקוח לשלם לו.

 

למה משתלם לייצר חשבונית עסקה במערכת ניהול עסק?

כפי שציינו, החוק לא מגדיר פורמט מסוים עבור חשבונית עסקה. זה אומר שכל בעל עסק או נותן שירותים יכול לייצר ולהשתמש בפורמט מועדף עליו. בין אם זה דרך מעבד תמלילים, מערכת ניהול עסק או תוכנה אחרת. הוא יכול גם לייצר מסמך בכתב יד ולהציע אותו ללקוחות שלו.

האופציה הטובה ביותר מבין כל האפשרויות הקיימות, היא הנפקת חשבונית עסקה במערכת ניהול עסק. מדובר על חשבונית בפורמט שהמערכת מייצרת, עבור כל נותני השירותים ובעלי המקצוע המשתמשים במערכת, וכן עבור כל הלקוחות מולם הם עובדים. קרי, מדובר על פורמט אחיד אותו הצוות שאחראי על פיתוח התוכנה ייצרו וכל מי שמשתמש בה יכול ליהנות ממנו.

עדיף להנפיק חשבונית עסקה דרך מערכת ניהול עסק ולא בדרכים אחרות מ-4 סיבות עיקריות:

סיבה 1

הפורמט הוא מאוד ברור, קל ופשוט להבנה. הוא כולל את פרטי העסק, פרטי הלקוח, סוג העבודה, כמות והתשלום אותו מתבקש הלקוח לבצע. אי אפשר לפספס בו שום דבר ואי אפשר לטעון לחוסר הבנה או כל דבר אחר.

סיבה 2

כשהפורמט הוא אחיד לכולם, אז קל יותר לעבוד מול לקוחות ומול גורמים אחרים. לא צריך לעבוד מול כל לקוח בצורה שונה. קל להבין מה הדרישה וכמובן מה הציפייה.

סיבה 3

כאשר עובדים עם מערכת ניהול עסק, דוגמא זו של ביג בוס, באופן כללי ובפרט כשמדובר על דרישות תשלום, כל המסמכים נשמרים במערכת. אפשר לשלוף אותם מהארכיון מתי שצריך, לשלוח אותם אל הלקוח אם יש צורך, להשתמש בהם כתיעוד רלוונטי אם ישנה מחלוקת מול הלקוח.

צריך לציין, עצם זה שהכל נשמר במערכת, מונע את הצורך להדפיס את המסמכים ולשמור אותם בקלסרים או במקומות אחרים. זה בטוח, נוח וחסכוני.

סיבה 4

המערכת מאפשרת להפוך חשבונית עסקה ולהפיק חשבונית מס קבלה בצורה מהירה, כך לא נוצרות אי הבנות והכל נעשה בצורה מסודרת ופשוטה.

 

לסיכום

אנחנו, בביג בוס – תוכנה לניהול עסק, מציעים לכם אפשרות לפנות אלינו ולקבל מענה שלם בכל נושא שקשור למערכת ניהול עסק ובפרט בכל מה שקשור לנושא של חשבונית עסקה. צרו איתנו קשר עוד היום ואנחנו נשמח לספק לכם את כל המידע שאתם צריכים בנושא.

 

שאלות ותשובות

האם בכל מצב עלי להוציא חשבונית עסקה או רק בסוג עסקאות מסוימות?

לא בהכרח בכל עסקה חייבים להוציא חשבונית עסקה. ישנן עסקאות קטנות או עסקאות שמתבצעות במקום והתשלום עליהן נעשה באופן מיידי, לכן אין צורך להוציא חשבונית עסקה. כמו כן, אם מדובר על עסקאות בין שני צדדים שמסכימים שאין צורך בכך. ישנן חברות שדורשות מספקים להוציא חשבונית עסקה בשביל שהתהליך יתבצע בצורה מסודרת וחוקית מבחינתן.

האם בעזרת המערכת שלכם אני יכול להנפיק חשבונית עסקה בכל זמן?

כן. בזכות העובדה שהמערכת פועלת אונליין וניתן להשתמש בה גם דרך מכשיר סלולר, טאבלט או מחשב נייד אזי שניתן להנפיק חשבונית עסקה דרך המערכת, בכל זמן, בכל מקום שנמצאים.

למשל, אם אתם מבצעים שירות ללקוח בבית, אפשר להנפיק לו חשבונית עסקה באופן מיידי ולא צריך לחכות עד שחוזרים למשרד.

האם צריך להעביר חשבונית עסקה לרשויות המס או לרואי חשבון?

לא, מאחר ולא מדובר בקבלה על תשלום אלא מסמך פנימי בין נותן השירות ללקוח. מדובר על מסמך שמכונה בז'רגון המקצועי כ"לא אירוע מס" כלומר, אין לו משמעות מבחינת רשות המסים מאחר והוא לא מתעד שום העברת כספים בפועל.

האם ישנם פרטים מסוימים שחייבים להופיע בחשבונית עסקה?

למרות שאין פורמט קבוע לכתיבת חשבונית עסקה, היא צריכה לכלול מספר סידורי, שם העסק ומספר עוסק, תאריך הוצאה, פרטי לקוח, תיאור השירות, מחיר ליחידה וסכום כולל מע"מ.