העולם הולך יותר ויותר לכיוון הדיגיטלי. כמעט בכל תחום. הפקת מסמכים וחשבוניות דיגיטליות, היא דוגמא טובה. בתי עסק מעדיפים היום להפיק מסמכים באופן דיגיטלי ולא להשתמש במסמכים במוצרי נייר. אנחנו בחברת ביג בוס מספקים לכם מגוון אפשרויות להפקת מסמכים וחשבוניות דיגיטליות באמצעות תוכנה ייחודית לניהול עסק. פנו אלינו וקבלו את כל המידע שאתם צריכים!
זה לא מקרי שיותר ויותר עסקים, חברות, בעלי מקצוע וגורמים אחרים מעדיפים לעבוד היום עם מסמכים דיגיטליים. מסמכים שניתן להפיק דרך המחשב ולשלוח אותם לכל מי שרוצים, בין אם זה דרך המייל או מכשיר הסלולר. זה לא מקרי, מאחר וזו שיטה הרבה יותר טובה ומהירה להפיק מסמכים ולספק את המידע הרצוי, ללקוח קיים או פוטנציאלי, ספק, או כל גורם אחר.
אנחנו בחברת ביג בוס פיתחנו מערכת לניהול עסק המאפשרת, בין היתר, להפיק מסמכים מסוגים שונים, אותם ניתן לשלוח הן דרך התוכנה לגורמים חיצוניים ופנימיים, וכן ניתן לשמור אותם על המחשב או על כל מכשיר אחר ולשלוח אותם במייל ובדרכים אחרות.
למה עברנו להשתמש במסמכים דיגיטליים?
השאלה למה עברנו להשתמש במסמכים דיגיטליים היא כמעט ברורה מאליה. כמו בכל דבר בחיים, ברגע שאנחנו מגלים אפשרות להתקדם וליהנות משיפורים טכנולוגיים, הרי שאין שום סיבה למה לא לעשות זאת. השימוש במסמכים דיגיטליים מאפשר לנו להימנע מהצורך בהפקת מסמכים מודפסים על כל המשתמע מכך. זה הרבה יותר זול, הרבה יותר פשוט, יותר ידידותי לסביבה, וזה בוודאי מייעל את התהליך.
ישנן סיבות נוספות מדוע עברנו להשתמש במסמכים דיגיטליים:
- בתור בעלי עסקים או בעלי מקצוע, אנחנו מעדיפים שהגורמים איתם אנחנו עובדים, יקבלו מאיתנו את המסמכים הרלוונטיים באופן מיידי. אם זה לקוח שצריך לקבל דרישת תשלום או קבלה על תשלום שבוצע, ספק שמבקש הצעת מחיר או כל מסמך אחר. ברגע שאנחנו מייצרים את המסמך הדיגיטלי, אזי שיש לנו אפשרות לשלוח אותו באופן מיידי ולקבל אישור שהוא התקבל ותשובה מהצד השני.
- דרך הפקת מסמכים דיגיטליים ובעזרת תוכנה כמו זו של ביג בוס, אפשר לא רק להפיק מסמך אלא גם לשמור את התיעוד שלו וכן לייצר בעזרתו דאטה בייס משמעותי שישרת אותנו לכל עניין. לדוגמא, אם אנחנו מייצרים מסמכים של חשבוניות דיגיטליות, אז המידע שנוצר מאפשרת לנו לראות כמה כסף יצרנו, באילו תקופות עשינו יותר ובאילו תקופות פחות, ועוד שלל נתונים שיכולים לעזור לנו בהיבטים שונים.
- הרבה יותר קל לשמור ולאחסן מסמכים דיגיטליים, בוודאי היום כשיש שרתי ענן המאפשרים לנו לשמור את כל המסמכים באופן מאובטח עם גישה זמינה מכל מקום. זה בדיוק מה שמנוי מערכת ביג בוס מקבלים ממנה. אפשרות להפיק מסמכים וכולם נשמרים באחסון מאובטח ויש להם גישה אליהם מכל מקום בעולם, בכל זמן, על פי הצורך. הם לא חייבים להיות בבית העסק בשביל שתהיה להם גישה למסמכים או למערכת בכלל.
- בסוף המטרה היא לעבוד יעיל, נכון, חכם ובאופן מתקדם. אנחנו נעדיף לעבוד עם מסמכים דיגיטליים כי זו הדרך הנכונה. בעלי מקצוע או עסקים שאינם עובדים עם מסמכים אלו אלא עם מסמכים רגילים, יוצרים תהליך עבודה הרבה יותר מסורבל, ארוך וטרחני, עבורם ועבור הגורמים מולם הם עובדים.
יתרונות של מסמכים דיגיטליים
היתרון הבולט זו היכולת להפיק אותם מכל מקום, במהירות ובצורה פשוטה ונוחה. כל מה שצריך זה חיבור לרשת ולמערכת. ברגע שיש זמינות למערכת דרך מכשיר סלולר, אפשר להפיק מסמכים דיגיטליים באופן מיידי, לא צריך לחכות, הכל נעשה תוך רגעים ספורים. זה פשוט, נוח ומהיר.
יתרון אחר חשוב הוא שהמסמך מגיע אל הלקוח בוודאות, בין אם זה למייל או למכשיר הסלולר בהודעת SMS או וואסטאפ (אפשר שהמסמך יגיע גם למייל וגם למכשיר הסלולר). אנחנו לא צריכים לחשוש שמא הוא לא יקבל אותו.
יתרון נוסף, אנחנו יוצרים פחות עומס על המערכת, אנחנו שומרים על הסביבה נקייה ולא יוצרים עוד ועוד מסמכים במוצרי דפוס, אלו דברים שלכאורה נראים קטנים, אך הם משמעותיים מאוד.
יתרון אחרון שנציג הוא, עצם זה שאנחנו משתמשים במסמכים דיגיטליים מאפשרת לנו לעבוד נכון לא רק בתחום זה אלא גם בהיבטים אחרים של העסק. מאחר והכל מתועד ונמצא במערכת, אז כל תהליך עבודה שמתבצע, יכול להיעשות בצורה הרבה יותר מדויקת ונכונה, מבוססת על נתוני אמת.
למשל, אם מקבלים הזמנה מלקוח ושולחים לו הצעת מחיר דרך המערכת, אז בהמשך הדרך, יהיה קל יותר לבצע מולו תהליכים שונים, מאחר וההצעה מתועדת וכולם יכולים לראות אותה. קל לדעת מה הלקוח ביקש, על מה הוא משלם ומה אנחנו אמורים לתת לו.
סיכום
בחברת ביג בוס, אנחנו מציעים לכם מערכת לניהול עסק ברמה הגבוהה ביותר, עם מגוון אפשרויות להפקת מסמכים דיגיטליים מסוגים שונים. מסמכים אלו יכולים לשרת אתכם הן בתהליכי עבודה פנימיים בתוך בית העסק והן בתהליכים מול ספקים ולקוחות.
התהליכים נעשים על בסיס המסמכים שהמערכת מאפשרת לייצר ועל סמך היכולת לאחסן את המסמכים בתוכה באופן זמין ונגיש לכל אחד מעובדי בית העסק שיש לו הרשאה להשתמש במערכת. צרו איתנו קשר עוד היום וקבלו מאיתנו את כל המידע הרלוונטי אודות המערכת, כיצד היא עובדת, ואיך היא יכולה לשרת אתכם.
שאלות – תשובות
האם ניתן להפיק מסמך דיגיטלי אחד לכמה גורמים והאם יש הגבלה לכמות המסמכים שאפשר להפיק?
כל מסמך דיגיטלי, ניתן לשלוח אותו לכמה אנשים שרוצים, בין אם זה דרך המערכת ובין אם זה על ידי יצוא המסמך, שמירתו במחשב ושליחתו דרך המייל. קיימת הגבלה על כמות המסמכים שניתן להפיק, אך אפשר תמיד להגדיל את הכמות על ידי תשלום נוסף.
אם מפיקים מסמך ומבצעים טעות, כיצד ניתן לפתור את זה?
בעיקרון, לפני שמפיקים את המסמך אפשר לעבור עליו ואז לוודא שאין בו טעויות. אפשר כמובן למחוק פרטים לא נכונים במידה ויש צורך. אם מדובר על חשבוניות שהופקו ונשלחו, אזי שניתן לעשות זיכויים ולהפיק מסמכים חדשים במקום.
כיצד אוכל לדעת אילו מסמכים הופקו דרך המערכת בזמן שאני בחו"ל?
מערכת ביג בוס פועלת על שרת ענן. זאת אומרת שישנה גישה אליה מכל מקום, בכל זמן, מתי שרוצים, מכל מקום בו נמצאים. לכן, אם נמצאים בחו"ל אפשר להתחבר אל המערכת דרך מכשיר סלולר או דרך המחשב, ויש אפשרות לראות אילו מסמכים הופקו ומה הם כוללים. בצורה כזו לא מחמיצים שום דבר ואפשר לדעת בכל שלב ובכל זמן, מה קורה בבית העסק.
האם לכל בעל עסק משתלם להתחבר למערכת?
בעיקרון כן. כל בעל עסק או בעל מקצוע, גם אם הוא עובד עם כמות לקוחות קטנה ויש לו מחזור עסקים קטן, כל זמן שהוא צריך להפיק מסמכים, אז עדיף לו לעשות את זה באופן דיגיטלי באמצעות מערכת כמו ביג בוס שמספקת לו את כל התנאים הרלוונטיים לכך. לכן לכל בעל עסק או בעל מקצוע מומלץ להתחבר למערכת שלנו.
