אחת הדרכים הפופולאריות לשלם עבור שירותים הניתנים על ידי בעלי מקצוע ועסקים, הוא דרך שכר טרחה חודשי, מה שמוכר בשם הלועזי "ריטיינרים". מדובר על שכר קבוע, חודשי, שהלקוח משלם לבעל מקצוע או בעל עסק, לרוב עבור שירות שהוא מקבל ממנו. בשביל שהתהליך יתנהל בצורה נכונה, יש לנהל אותו באופן מסודר. אנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם מערכת לניהול עסק הכוללת ניהול ריטיינרים והוראות קבע.
בתי עסק ובעלי מקצוע, מקבלים סוגים שונים של תשלומים מלקוחות וספקים מולם הם עובדים. לעיתים מדובר בתשלומים חד פעמיים ולעיתים מדובר בתשלומים חודשיים קבועים, אך לא בסכום אחיד. אחת האופציות הפופולאריות לתשלום בקרב לקוחות וספקים היא רייטנר. שכר המשולם מדי חודש לבעל מקצוע או בעל עסק, בסכום אחיד, עבור שירות או מוצר.
ניתן למצוא דוגמאות שונות מתי מתבצעים ריטיינרים. למשל, אם בעל מקצוע מספק שירותי אחזקה למבנה מסוים במחיר קבוע, אזי שמוסכם בינו לבין הלקוחות שלו שהוא יקבל על כך שכר חודשי קבוע, אחיד, אשר יתבצע בהעברה בנקאית או הוראת קבע. דוגמא אחרת, שכר הניתן למטפל או מטפלת בתחום מסוים, על פי שכר חודשי קבוע באמצעות הוראת קבע.
איך מתבצע ניהול ריטיינרים בצורה נכונה?
בשביל לנהל ריטיינרים בצורה נכונה, מערכת ניהול עסק של ביג בוס יצרה אופציה ייחודית המאפשרת לקבל תשלומים בהוראות קבע מלקוחות, כאשר המערכת מאפשרת לזהות מתי ההוראה מתבצעת והאם הכסף הועבר לבית העסק.
לשם כך, הלקוח עצמו צריך לפתוח הרשאה של הפקדה להוראת קבע בבנק, עם כל הפרטים הרלוונטיים של בית העסק, וכך מדי חודש הכסף יועבר מחשבונו אל בית העסק. ברגע שהכסף מתקבל אז אפשר להוציא חשבונית קבלה וכל מה שנדרש בשביל לאשר את ביצוע העסקה.
כמובן שזה עובד גם הפוך. כלומר, אם בית העסק צריך לבצע הוראת קבע בשביל להעביר שכר ריטיינר לספק מסוים על שירות או מוצר שהוא מקבל ממנו, אזי שהוא צריך לבצע את ההרשאה בבנק, הוא יכול לנהל את כל הוראות הקבע שהוא מבצע דרך המערכת, לדעת בדיוק באילו סכומים מדובר, למי הוא אמור להעביר אותם, באילו תאריכים העברות מתבצעות, הכל נכנס לדוחות של הוצאות. ניתן לקבל את כל המידע דרך המערכת בצורה מסודרת ונוחה.
איך יוצרים הסכם ריטיינר?
צריך להדגיש, יש הבדל בין הסכם רייטנר להסכם עם פרילנס. בדרך כלל, בתי עסק שחותמים על הסכם עבודה עם פרילנס, מצפים ממנו להשלים כמות שעות מסוימת ואם הוא עובר אותן אז יקבל שכר על שעות עודפות. במקרה של הסכם רייטנר, זה שונה, שכן הוא מבוסס על כך שיבצע את השירות ללקוח, ומבוסס על השערה לכמות השעות הנדרשות עבורו. אם הוא יעבוד יותר, אז יוכל להוציא חשבונית נוספת, מחוץ להסכם, על שעות אלו.
ישנם הרבה מאוד תחומים בהם בתי עסק יידרשו להסכם ריטיינר.בין אם זה איש תחזוקה, מטפלים, עורכי דין, רואי חשבון, יועצים ועוד. לכן הרבה בתי עסק שעושים מנוי למערכת של ביג בוס, משתמשים באופציה של ניהול ריטיינר והוראות קבע, מאחר והם עובדים עם יועצים, עורכי דין, רואי חשבון וגורמים אחרים המספקים להם שירות תחת הסכם ריטיינר.
איך מנהלים הוראות קבע בצורה נכונה?
ניהול הוראות קבע הוא דבר חשוב, מאחר וכך קיים תיעוד מסודר לכל הוראה ולכל הוצאה, יש תיעוד מתי כל הוראה מתבצעת ואפשר ללמוד איך היא משפיעה על בית העסק. אם מדובר על תשלומים המבוצעים על ידי לקוחות, הרי שניהול הוראות קבע מאפשר לדעת מתי כל הוראה אמורה להתבצע וניתן לבחון האם הכסף נכנס או לא. בכל מקרה, זה חשוב לנהל את התהליך בצורה מסודרת ונכונה, בשביל שהמידע יהיה אמין, מדויק, ויהיה ניתן להשתמש בו.
דרך מערכת ביג בוס ניתן לא רק לנהל הוראות קבע וריטיינרים אלא גם ניתן לחבר את הפונקציה הזאת לפונקציות אחרות במערכת. למשל, פונקציה של ניהול מלאי, ניהול ספקים ולקוחות, ניתן לבצע הצמדות בצורה מדויקת למט"ח או למדדים אחרים, הלקוח גם יכול לקבל אופציה להירשם להוראת קבע לבית העסק בעצמו ולבצע את הפעולה באופן מיידי. הכל מתנהל בצורה מסודרת ונוחה בלי יותר מדי טרחה, הן ללקוח והן לבית העסק.
אנחנו בחברת ביג בוס, מאפשרים לכם דרך המערכת שלנו, לשלב מגוון רחב של אפשרויות ואופציות, אשר ניתן לכלול בתוכן גם את האופציה של ניהול ריטיינרים והוראות קבע. כך בכל פעולה שבית העסק צריך לעשות, תוכלו ליהנות גם מאופציה זו, אם היא אפשרית, בין אם זה בעבודה מול ספקים ובין אם זה בעבודה מול לקוחות.
העובדה שהתהליך הוא ברור, מהיר ונוח, מושכת לקוחות להשתמש בו, מה שיכול להבטיח לבית העסק ליהנות מתשלום ודאי, בתאריך קבוע, מבלי שהוא יצטרך לרדוף אחרי הלקוח. במקום שהוא יצטרך לחכות לתשלום או לדרוש מהלקוח שיבצע את התשלום, אזי שדרך הוראת הקבע, הכסף עובר אליו בתאריך קבוע, בלי דחיות ועיכובים.
סיכום
אנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם מערכת הנהלת חשבונות ברמה גבוהה, הכוללת גם אפשרות של ניהול ריטיינרים והוראות קבע. זו פונקציה אחת מתוך פונקציות רבות שיכולות לעזור לכם לנהל את העסק בצורה טובה, מסודרת ונוחה. אנחנו מזמינים אתכם לפנות אלינו ולקבל מאיתנו מידע נוסף על המערכת, על הדרך בה היא עובדת וכמובן על המסלולים שאנחנו מציעים והתמחור שלהם.
שאלות – תשובות
לקוח מסוים עבד עם בית העסק בשיטת הוראת קבע וההתקשרות איתו הסתיימה, כיצד עלי לנהוג בשלב זה?
מאוד פשוט. המערכת מאפשרת להפוך את הסטטוס של לקוח מ"פעיל" ל"ללא פעיל" ואז הוא לא יוצג בשום צורה שהיא. אם הלקוח יחזור לעבוד עם בית העסק, הרי שניתן יהיה להחזיר את הסטטוס שלו ל"פעיל" ולעבוד איתו בצורה רגילה. כך אפשר לשמור על כל הפרטים שלו במערכת ולא צריך לשחזר אותם.
האם אפשר לייצא החוצה את כל הלקוחות שעובדים איתי בשיטת הוראת קבע וכל הפרטים של ההוראות השונות?
ישנן אפשרויות שונות כיצד לייצא רשימות של לקוחות, מכל סוג ובכל פרמטר. כך גם אפשר לייצא רשימה של לקוחות שמשלמים בהוראות קבע. זה מאפשר לבית העסק לעבוד עם הרשימות העדכניות והרלוונטיות ביותר עבורו, גם מחוץ לתוכנה אם יש צורך בכך. כמובן שאפשר לייצא את הרשימות האלה גם לגורמים חיצוניים שעובדים מול העסק, כמו רואי חשבון, אם יש צורך.
אילו הוראות קבע ניתן לבצע דרך המערכת?
בעיקרון, המערכת מקבלת הוראות קבע דרך הבנק ודרך כרטיס אשראי. כך הלקוח יכול להחליט איך הוא רוצה לבצע את זה. היא קולטת רישומים משתי אופציות אלו.
כיצד אוכל לדעת שהוראות הקבע מתבצעות בכל עת, גם אם אינני נמצא ליד המחשב בבית העסק?
מערכת ביג בוס עובדת על שרת ענן ויש אפשרות להיכנס אליה מכל מחשב וכל מכשיר סלולר או טאבלט. כך בעלי עסקים ומקצוע יכולים להיכנס אליה בכל שעה ומכל מקום, ללא שום בעיה. הגישה אל המערכת חופשית לכל מי שיש הרשאה להיכנס אליה.
