ניהול רכש ומלאי היא אחת הפונקציות החשובות ביותר בכל בית עסק, גדול או קטן, מקומי או בינלאומי, עסק שמספק מוצרים ושירותים בתחום אחד או במספר תחומים. בשביל שהתהליך יתבצע בצורה נכונה, צריך לנהל אותו נכון ובדרכים פשוטות וקלות. לשם כך אנחנו מזמינים אתכם להתנסות במערכת של ביג בוס.
על מנת להבין את המשמעות והחשיבות של ניהול רכש ומלאי, צריך להבין תחילה איך בית עסק מתנהל מהבסיס שלו ועד לשלב בו הלקוח מקבל את המוצר שהוא הזמין מבית העסק. כל השלבים השרשרת האספקה, קשורים כך או אחרת לרעיון של ניהול רכש ומלאי.
לקוח פונה לבית עסק במטרה לרכוש מוצר מסוים, מתוך ידיעה שבית העסק משווק אותו. לעיתים קרובות המידע הזה נחשף בפניו בעקבות מודעות פרסום וקמפיינים, ולעיתים מתוך בירור מול בית העסק או מתוך ידיעה שהוא מתעסק בתחומים אלו ולכן הוא משווק אותם.
בשביל שבית העסק אכן יוכל לשווק את המוצר, אז הוא צריך להזמין אותו מהגורם המייצר, לוודא שהוא נמצא במלאי ואז הוא יוכל לספק אותו ללקוח. במידה ואחד השלבים לא מתקיימים לא יהיה ניתן להמשיך בתהליך עד שהוא יושלם. אם בית העסק אחראי גם על תהליך הייצור, הרי שהוא צריך לוודא שהוא הושלם ואכן המוצר נכנס למלאי שלו לשיווק.
מה זה בעצם ניהול רכש ומלאי?
הרעיון של ניהול רכש ומלאי לא מתייחס רק למוצרים המיועדים ללקוחות של בית העסק אלא גם לפריטים שבית העסק זקוק להם בשביל להתקיים, בין אם זה מבחינת ניהול העסק, ייצור או כל שלב אחר בתהליך העבודה שלו. רכש לא מתייחס אך ורק למוצרים שלמים שהלקוחות מקבלים בסוף שרשרת האספקה אלא גם לפריטים שהעובדים זקוקים להם בשביל לעבוד ולקיים את העסק. החל מפריטי ריהוט, מכונות, מחשבים וציוד היקפי ועוד.
ניהול רכש ומלאי צריך להתבצע באופן כזה שבעלי העסק ומנהליו יודעים בכל שלב נתון מה קיים בעסק, מה הוא צריך, מה יכול לעזור לו בשביל לקדם ולפתח אותו וכמובן מה גובה התקציב הנדרש בשביל לעמוד בדרישות ובצרכים של ניהול רכש ומלאי לעסק.
צריך לציין, למרות שברוב המקרים בעלי עסק ומנהליו ממנים אדם ספציפי אחד או יותר שאחראים על הנושא של ניהול רכש ומלאי, הרי שישנם עוד עובדים ומנהלים שאחראים על כך ומתעסקים בתחום זה מהיבטים שונים.
במובן זה, תוכנה כמו ביג בוס יכולה לשרת בתי עסק רבים, לא רק בגלל שהיא מאפשרת לנהל את כל התהליך בצורה מסודרת ונוחה, אלא גם מאפשרים לעובדים שונים לעסוק בתחום ולבצע את עבודתם באופן מסונכרן. התוכנה מאפשרת לעובדים שונים לבצע שינויים בנתונים בהתאם לצורך, באופן שכולם יכולים להיחשף ולהתייחס אליהם.
איך מנהלים רכש ומלאי בצורה נכונה?
בשביל לנהל את כל הנושא של רכש ומלאי בעסק בצורה נכונה, יש לעבוד בשלבים. כל שלב מוביל כמובן לשלב הבא, כל שלב חייב להתבצע באופן מסודר, מדויק ובשיתוף פעולה מלא עם כל מי שמתעסק בתהליך.
בשלב הראשון יש לברר מה צריך, בין אם זה לצורך שיווק, ייצור, ניהול העסק ועוד. בשלב השני, צריך לבחון מי משווק את הפריטים או הרכיבים הרלוונטיים וכיצד ניתן לפנות אליו ולרכוש את מה שנדרש. אם מדובר על גורם ספציפי אזי שאפשר רק לפנות אליו. אם מדובר על מספר גורמים, ניתן לבקש הצעות מחיר ולברור מתוכן את ההצעה המשתלמת. בחברות גדולות ומשמעותיות (או במוסדות ציבור) נהוג להוציא את הדרישות לרכש למכרז, על פי תנאים מסוימים.
לאחר מכן, אחרי שמבצעים את הרכש, בשאיפה שהוא יתבצע בתנאים הטובים ביותר מבחינה כספית ומבחינות אחרות, יש להוסיף את הפריטים השונים לתוכנה, בשביל לתעד את כל תהליך הרכישה, קבלת המוצר והזנת הפרטים במערכת. אם מדובר במוצר המיועד לשיווק, יש להכניס אותו לרשימת המלאי בשביל שלקוחות יוכלו לרכוש אותו.
מהרגע שהפריטים נכנסים למערכת, בין אם הם מיועדים לשימוש פנימי ובין אם הם מיועדים למכירה, הרי שלמעשה התהליך של ניהול רכש ומלאי עובר שינוי. למשל, כשפריטים נכנסים לרשימת המלאי ומוצעים למכירה, הרי שיש להתייחס אליהם כפריטים המיועדים לשיווק על כל המשתמע מכך. ברגע שהם יימכרו, אז גם הרישום והתיעוד יהיה שונה. בין אם זה מבחינת מוצרים שכבר אינם נמצאים במערכת, יש צורך להוציא חשבוניות וקבלות ללקוח ויש לבצע פעולות נוספות בשביל שהתהליך יתבצע בצורה מסודרת ונכונה.
למה חשוב לנהל את התהליך באופן ממוחשב?
בעבר הרחוק היה נהוג לבצע פעולות רכש ומלאי באמצעות רישום בספרים, מחברות ופנקסים. היום באופן טבעי כל התהליך נעשה בעזרת שימוש בתוכנות מתקדמות, דוגמא זו של ביג בוס.
הסיבות הן:
- תיעוד מדויק ואמין.
- יכולת לבצע שינויים באופן הרבה יותר קל ומהיר.
- מנהלים ועובדים שונים יכולים לעבוד על המערכת במקביל.
- יצירת תהליך מסודר ונכון לאורך זמן.
- אפשרות להפיק דוחות שונים בשביל לבחון את התהליך לאורך זמן.
- אחסון וגיבוי הנתונים למשך תקופה ארוכה.
- אפשרות להעביר את הנתונים למקורות שונים.
- שימוש בתוכנות מחשב מאפשר להשתמש בנתונים גם אחרי תקופות זמן ממושכות.
כל זה אפשרי כמובן אם משתמשים בתוכנה נכונה וחכמה לניהול עסק בכלל ובפרט לניהול רכש ומלאי.
למה ביג בוס?
אנחנו בחברת ביג בוס מציעים לכם תוכנה אטרקטיבית וחכמה לניהול עסקים מכל תחום ובסדרי גודל שונים. בין היתר, התוכנה גם מאפשרת לכם לנהל תהליך של ניהול רכש ומלאי בצורה אמינה, מדויקת ואיכותית. התוכנה מותקנת על שרת ענן ומאפשרת שימוש במחשב, מכשיר סלולר וטאבלט, בכל מקום, בכל זמן.
פנו אלינו עוד היום ותקבלו את כל המידע הרלוונטי עבורכם כולל הצעת מחיר אטרקטיבית!
שאלות – תשובות
אילו עסקים זקוקים לתוכנה לניהול רכש ומלאי?
באופן עקרוני, כל בית עסק שמנהל מלאי מוצרים למכירה. יחד עם זאת, גם עסקים שמתעסקים בייצור וצריכים לקנות רכיבים לשם כך, יהיה נכון מצידם להשתמש בתוכנות שיאפשרו לנהל את תהליך הרכש בצורה מדויקת ואמינה.
האם התוכנה שלכם מאפשרת לשלב נתונים מתוכנות אחרות?
בהחלט. יש אפשרות לייצר גישה לנתונים מתוכנות אחרות דרך API, אנחנו נשמח לעזור לכם בכך בעזרת התמיכה הטכנית שלנו.
מי אמור לנהל את התהליך של רכש ומלאי וכל מה שקשור לעבודה עם התוכנה?
בעיקרון, בכל בית עסק צריך שיהיה גורם אחד אחראי על ניהול רכש ומלאי. הוא גם אמור להיות אמון על כל מה שקשור לניהול תוכנה בהקשר זה. אך מאחר וישנם גורמים שונים שמתעסקים בתהליך בהיבטים שונים, חשוב שכל אחד מהם יכיר את התוכנה וידע כיצד להשתמש בה.
אילו דוחות אפשר להפיק באמצעות התוכנה של ביג בוס?
התוכנה מאפשרת לייצר מגוון רחב של דוחות, החל מדוחות הכנסות, הוצאות, מכירות ועוד. אנחנו מאפשרים לכם להתנסות בתוכנה ולראות אם מה שהיא מציעה מתאים לכם, וכן אנחנו עומדים לרשותכם על מנת לקבל מידע אמין וזמין על התוכנה ודרך העבודה איתה.
