מה יש בקבצי חשבשבת: מה עובר לרו״ח ומה לא

שבעה קבצים, ומה כל אחד מהם מכיל

רואה החשבון שמקבל מביג בוס קבצי חשבשבת קולט אותם לתוכנה שלו, ומהם נבנים הספרים של העסק. מי שיודע מה נכנס לקבצים ומה לא נכנס יכול לסכם מראש עם הרו״ח מה עוד הוא צריך לקבל, ולחסוך שאלות בסוף התקופה.

המדריך מסביר מה יש בכל קובץ, אילו מסמכים עוברים, איך כל מסמך נרשם בקובץ התנועות, ומה נשאר בחוץ.

לא כל מסמך עובר. חשבונית עסקה, הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח ורשימון יבוא לא נכנסים לקבצים. הוצאות ותשלומים לספקים נכנסים רק כשמסמנים "לכלול הוצאות", והמתג הזה דורש את התוסף ניהול ומעקב הוצאות.

הקבצים במייל

במייל שיוצא מהלשונית "דיווח לרו״ח" מצורפים שבעה קבצים:

• Heshin.dat ו-Heshin.prm: כרטיסי הלקוחות והספקים, לקליטה בחשבשבת.
• Movein.dat: התנועות, לחשבשבת DOS.
• Movein.doc ו-Movein.prm: התנועות, לחשבשבת חלונות.
• DataReport.pdf: דוח העברת תנועות, כל המסמכים שעברו, ממוינים לפי סוג ותאריך, עם סיכום לכל סוג. ממנו הרו״ח בודק מה הגיע אליו.
• MaamReport.pdf: דוח המע״מ של אותה תקופה, אותו דוח שמופיע בלשונית "דוח מע״מ".

הרשימה "יישלחו הקבצים הבאים:" בלשונית "דיווח לרו״ח". נתוני הדגמה.

קובץ הכרטיסים

בקובץ הכרטיסים יש שורה לכל לקוח ולכל ספק, עם הקוד שלו, השם, מספר העוסק או הח.פ., הטלפון, הכתובת, העיר, המיקוד וכתובת המייל הראשונה. נכנסים אליו רק לקוחות שהיה להם מסמך בתקופה או שנפתחו בה. ספקים נכנסים רק כשמסמנים "לכלול הוצאות".

הקוד של כל כרטיס הוא "קוד הנה"ח" שבכרטיס, ולכן הוא צריך להיות הקוד שהרו״ח מכיר. עם "לכלול כרטיסי מערכת" נכנסים לקובץ גם חשבונות המערכת, הבנק, כרטיסי האשראי וחשבונות ההכנסה וההוצאה, עם קוד ושם בלבד.

"קוד הנה"ח" בכרטיס לקוח: הקוד שמזהה אותו בקבצים. נתוני הדגמה.

קובץ התנועות

בקובץ התנועות יש שורה לכל מסמך ולכל תקבול, עם מספר האסמכתא, התאריכים, הסכומים ושני צדדים: חובה וזכות. בכל צד נכתב קוד, של לקוח, ספק, חשבון הכנסה או הוצאה, או אחד מחשבונות המערכת. כך נרשם כל סוג מסמך:

כמה פרטים שהרו״ח ישאל עליהם:

• מספר הקצאה: מספר ההקצאה של חשבונית מס נכנס לקובץ של חשבשבת חלונות, לא לקובץ של DOS.
• לקוח מזדמן: נרשם בקוד שבשדה "לקוחות מזדמנים", ובדוח ההעברה מופיע השם שבמסמך ולצידו "מזדמן".
• הקובץ המצורף להוצאה: לא עובר עם הקבצים. אם הרו״ח צריך את המסמך עצמו, מורידים אותו מההוצאה ושולחים בנפרד.

"לקוחות מזדמנים": הקוד שבו נרשם לקוח מזדמן. נתוני הדגמה.

מה לא עובר, ומה לספר לרו״ח

• בלי התוסף ניהול ומעקב הוצאות חשבוניות רכש לא נכנסות לקבצי התנועות, אבל המע״מ שלהן נספר בדוח המע״מ שמצורף אליהם. כך גם רשימון יבוא. מי שמפיק מסמכים כאלה בלי התוסף, כדאי שיספר על כך לרו״ח כדי שיבין את הפער.
• עוסק פטור: עוברות לקבצים הקבלות וההפקדות. חשבוניות העסקה לא נכללות, ולכן אין בקבצים שורת הכנסה מהן.
• קוד חסר: המערכת לא בודקת לפני השליחה שהקודים מולאו. שדה שנשאר עם ברירת המחדל נכנס לקובץ במקום קוד: לפני הדיווח הראשון: חשבונות מערכת וקודי הנה״ח.

על ההבדל בין השיטות, ולמה הספרים עצמם מנוהלים אצל הרו״ח, במאמר על הנהלת חשבונות חד צידית מול כפולה.

איך שולחים את הקבצים, צעד אחר צעד: שליחת קבצי חשבשבת לרואה החשבון: תקופה, מתגים ושליחה. כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ממשק הנהלת חשבונות בביג בוס.