קובץ במבנה אחיד: הורדה ומה יש בו

הקובץ שמבקשים לבדיקה או למעבר בין תוכנות

מבנה אחיד הוא פורמט קבצים קבוע של רשות המסים, שתוכנות שונות יודעות לקרוא. יש רואי חשבון שמבקשים אותו כדי לעבור על נתוני העסק לתקופה, למשל לבדיקה או במעבר מתוכנה לתוכנה. בביג בוס מפיקים אותו בלשונית אחת ומורידים אותו למחשב.

המדריך מסביר איך מורידים את הקובץ, מה יש בתוכו, ובמה הוא שונה מקבצי חשבשבת.

הקובץ יורד למחשב בלבד. אין במסך שליחה שלו במייל: מורידים אותו ומעבירים לרו״ח בעצמכם. ואם הרו״ח קולט תנועות לחשבשבת, הקבצים שהוא צריך הם אלה שבלשונית "דיווח לרו״ח", לא הקובץ הזה.

מורידים את הקובץ

1. פותחים את הלשונית
בתפריט "מנהלה" בוחרים "דיווח לרשויות" ועוברים ללשונית "יצוא במבנה אחיד". הכותרת בלשונית היא "יצוא נתונים במבנה אחיד".

2. בוחרים תקופה
ב"חודש התחלה" וב"חודש סיום" בוחרים את החודשים שהרו״ח ביקש.

3. לוחצים "הורד נתונים"
מעל הכפתור כתוב "המערכת תייצר קובץ OPENFRMT.zip אשר מכיל:", ואחריו ארבעת הקבצים. אחרי הלחיצה הקובץ נבנה ויורד למחשב כקובץ ZIP אחד.

"יצוא נתונים במבנה אחיד": התקופה, הקבצים והכפתור "הורד נתונים". נתוני הדגמה.

שם הקובץ שיורד לא זהה למה שכתוב במסך. הוא מתחיל ב-OPENFRMT, ואחריו ספרות ממספר העוסק ומועד ההפקה. בתוכו ארבעה קבצים, בלי תיקיות, ושני קובצי הטקסט נקראים INI.TXT ו-BKMVDATA.TXT, באותיות גדולות.

מה יש בקובץ

• INI.TXT: פרטי העסק והתוכנה, התקופה, וספירה של הרשומות מכל סוג.
• BKMVDATA.TXT: הנתונים עצמם: הלקוחות והספקים, רשומה לכל מסמך, רשומה לכל שורה במסמך ורשומה לכל אמצעי תשלום בקבלה. אם העסק מנהל מלאי, נכנסים גם הפריטים שמנוהלים במלאי. זה דורש את התוסף ניהול מלאי ורכש.
• AhidReport.pdf: דוח שמסכם כמה רשומות מכל סוג נכנסו לקובץ.
• AhidVerificationReport.pdf: דוח לאימות הנתונים, עם כמות וסכום לכל סוג מסמך.

כמה פרטים שכדאי לדעת לפני שמעבירים את הקובץ:

• הגרסה: הקובץ מופק בגרסה 1.31 של המבנה.
• אילו מסמכים: המסמכים הסופיים של התקופה, מהסוגים שהמערכת מסמנת למבנה האחיד. המתגים של הלשונית "דיווח לרו״ח" לא משפיעים עליו.
• שיטת הספרים: הקובץ מצהיר על הנהלת חשבונות חד צידית. אין בו פקודות יומן, רק כרטיסים, מסמכים, שורות, תקבולים ומלאי.
• זיהוי לקוח: בקובץ הזה כל לקוח מזוהה במספר הפנימי של הכרטיס במערכת, לא בקוד שהרו״ח נתן לו.

מבנה אחיד מול קבצי חשבשבת

קבצי חשבשבת נועדו לקליטה בתוכנה של רואה החשבון, נשלחים במייל, ומשתמשים ב"קוד הנה״ח" של כל כרטיס. הקובץ במבנה אחיד יורד למחשב, בנוי לפי המבנה הקבוע, ומיועד לעיון ולבדיקה. כשלא ברור מה הרו״ח מבקש, שואלים אותו אם הוא רוצה לקלוט תנועות או לקבל קובץ במבנה אחיד. מה יש בקבצי חשבשבת: מה יש בקבצי חשבשבת: מה עובר לרו״ח ומה לא.

אין קליטה של קובץ במבנה אחיד ממערכת אחרת לתוך ביג בוס: המערכת מפיקה קובץ כזה, אבל לא קולטת אותו.

לפני שמעבירים את הקובץ

• בודקים את התקופה: החודשים שבחרתם הם החודשים שהרו״ח ביקש, וכל המסמכים של התקופה כבר הופקו.
• פותחים את הדוח לאימות: הוא מציג כמות וסכום לכל סוג מסמך, ואפשר להשוות אותו לרשימות המסמכים במערכת לפני שהקובץ יוצא.
• שואלים מה עוד חסר: אם הרו״ח צריך גם לקלוט את התנועות של אותה תקופה, הוא צריך את קבצי חשבשבת מהלשונית "דיווח לרו״ח", בנוסף לקובץ הזה.

בטלפון

בטלפון הלשונית נקראת "דו״ח אחיד", ובה אותם חודשים ואותו כפתור "הורד נתונים".

הלשונית בטלפון: אותו קובץ, מאותו כפתור. נתוני הדגמה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ממשק הנהלת חשבונות בביג בוס.