גישת לקוח בלי סיסמה: איך נותנים ללקוח גישה למסמכים שלו

גישת לקוח בלי סיסמה פירושה שהלקוח מקבל מכם קישור אישי, לוחץ עליו ורואה את המסמכים שהוצאתם לו, בלי שם משתמש, בלי הרשמה ובלי סיסמה לזכור. מה ששומר על הגישה הזאת הוא לא סיסמה, אלא שני דברים אחרים: מה שהמערכת בודקת בכל כניסה, ולמי אתם שולחים את הקישור.

רוב מה שכתוב ברשת על כניסה בלי סיסמה עוסק בכניסה של אדם לחשבון של עצמו, בבנק, בתיבת המייל או בכלי עבודה. בעל עסק שואל שאלה אחרת: איך הלקוח שלו יראה את המסמכים שלו בלי לפתוח חשבון, ומתי זה בטוח מספיק. אם אתם עוד בודקים אם בכלל צריך פורטל, התחילו מהמדריך פורטל לקוחות לעסק קטן. כאן נשארים בשאלת הגישה.

ארבע דרכים לתת ללקוח לראות את המסמכים שלו

יש ארבע דרכים נפוצות, והן נבדלות בשני דברים: כמה מאמץ הן דורשות מהלקוח בכל פעם, ועל מה הן סומכות כדי לדעת שזה הוא.

העמודה “מי עוד יכול להגיע אליו” היא מה שרוב ההשוואות מדלגות עליו. כל ארבע הדרכים סומכות בסוף על משהו שנמצא אצל הלקוח: קובץ, קישור, תיבת מייל או סיסמה. אף אחת מהן לא מונעת ממנו להעביר את הדבר הזה הלאה. ההבדל הוא מה יכול לעשות מי שקיבל אותו. כשהלקוח רק צופה במסמכים שכבר הוצאתם לו, קישור אישי מספיק. כשהוא מעדכן פרטים או מעלה קבצים, כדאי להוסיף הזדהות, ובמאמר פורטל לקוחות מול אזור אישי פירטנו למה.

מה שומר על קישור אישי כשאין סיסמה

“בלי סיסמה” לא אומר “בלי הגנה”. בפורטל לקוח של ביג בוס ההגנה עוברת מהלקוח אל המערכת, וכל שכבה בה עונה על חשש אחר:

• שמישהו ינחש את הקישור – לכל לקוח נוצר קישור אישי ואקראי, שלא ניתן לניחוש.
• שהפורטל יישאר פתוח בלי מנוי – בכל כניסה המערכת בודקת שהמנוי והתוסף פעילים. אם לא, הפורטל נסגר.
• שלא יישאר תיעוד – כל כניסה לפורטל נרשמת ביומן הפעילות, כולל ניסיונות שנכשלו.
• שמישהו ינסה קישורים שוב ושוב – ניסיונות גישה חוזרים עם קישור שגוי נחסמים אוטומטית.
• שהלקוח יראה יותר מדי – הוא רואה רק את המסמכים הסופיים שהוצאתם לאיש הקשר שלו, חשבוניות וקבלות. טיוטות ומסמכים מבוטלים לא מגיעים אליו.
• שתקלה תחשוף פרטים – הודעות שגיאה טכניות לא מוצגות ללקוח. מי שפותח קישור שגוי רואה הודעה קצרה, בלי שום פרט על העסק או על הלקוח.

כשלקוח אמיתי רואה את המסך הזה, הסיבה הנפוצה ביותר היא קישור שנחתך בהעתקה. מה לבדוק, צעד אחרי צעד: פתרון תקלות בפורטל הלקוח.

לא ניתן לניחוש, אבל אפשר להעביר

יש מי שמציג קישור אישי כאילו אי אפשר לפרוץ אותו בשום דרך, וכאילו המידע לא יכול להגיע לאף אחד אחר. זה נכון רק בחצי. קישור אקראי מגן מפני ניחוש, אבל לא מפני מי שקיבל אותו מהלקוח עצמו. מי שמחזיק את הקישור רואה את המסמכים, בדיוק כמו שמי שקיבל סיסמה נכנס לחשבון.

לכן הגבול האמיתי של הגישה הוא ההחלטה שלכם, למי לשלוח:

• לאיש הקשר הנכון בלבד – לאדם שאמור לראות את המסמכים אצל הלקוח, ולא להודעה קבוצתית, לרשימת תפוצה או לתיבה כללית של המשרד.
• לכתובת שאתם כבר מכירים – הקישור הוא טקסט רגיל, ואפשר לשלוח אותו במייל או בהודעה. עדיף לכתובת שכבר שמורה אצלכם, ולא לכתובת חדשה שמישהו ביקש בטלפון.
• הקישור קבוע, ואפשר לשלוח אותו שוב – לקוח שלא מוצא אותו מקבל מכם את אותו קישור, והקישורים שיצאו במיילים ישנים ממשיכים לעבוד.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

ניהול גישה ללקוחות מתחיל באיש הקשר

בפורטל שנכנסים אליו עם סיסמה, ניהול גישה ללקוחות הוא עבודה בפני עצמה: משתמשים, הרשאות ואיפוס סיסמאות למי שאיבד. בפורטל עם קישור אישי רוב העבודה הזאת נעלמת. הלקוח לא צריך משתמש, ואתם לא מאפסים לו סיסמה. בביג בוס הקישור שייך לאיש קשר אחד ומציג רק את המסמכים שהוצאתם לו. כלומר, מי רואה מה נקבע כבר כשאתם מפיקים מסמך ובוחרים למי הוא מיועד.

וזה החלק שבדרך כלל לא מוזכר: הגישה מגיעה ללקוח יחד עם המסמכים. כל מסמך שאתם שולחים לו במייל מהמערכת יוצא עם כפתור “לפורטל הלקוח”, כך שהלקוח לא צריך לשמור שום דבר בצד. ואם צריך לשלוח קישור אישי ללקוח בנפרד, מעתיקים אותו מכרטיס הלקוח.

איך ביג בוס עוזרת לתת ללקוח גישה בלי סיסמה, ומה היא לא עושה

• הקישור – פורטל לקוח (תוסף נפרד בתשלום) נותן לכל לקוח קישור אישי שנפתח בדפדפן, בלי התקנה, הרשמה או סיסמה. מעתיקים אותו מכרטיס הלקוח, והוא יוצא לבד עם כל מסמך שנשלח במייל. הפירוט: שליחת קישור לפורטל ללקוח.
• השמירה – קישור אקראי, בדיקה של המנוי והתוסף בכל כניסה, רישום ביומן הפעילות, חסימה של ניסיונות חוזרים עם קישור שגוי, ובלי הודעות שגיאה טכניות.
• מה הלקוח רואה – חשבוניות וקבלות סופיות שהוצאתם לאיש הקשר שלו, עם סטטוס לכל מסמך. הסיור במסך: מה הלקוח רואה בפורטל.

מה היא לא עושה: הפורטל הוא צפייה בלבד: אין בו תשלום, עדכון כרטיס, העלאת קבצים או התכתבות. אין ללקוח שם משתמש או סיסמה, ואין אפשרות להוסיף לגישה סיסמה או קוד אימות. לכן הוא לא נועד לפעולות שדורשות הזדהות. פורטל הלקוח לא נדלק אוטומטית, גם לא בתקופת הניסיון, אבל אפשר להפעיל ולנסות אותו גם בה, בהדלקה ידנית במסך התוספים. המחיר מופיע בעמוד המסלולים.

למה בעלי עסקים נותנים ללקוחות גישה בלי סיסמה בביג בוס: כי הלקוח לא צריך לזכור כלום: הקישור מגיע אליו עם כל מסמך שאתם שולחים במייל, ונפתח בדפדפן. ובצד שלכם, כל כניסה נבדקת ונרשמת ביומן, והלקוח רואה רק את המסמכים הסופיים שהוצאתם לו (פורטל הלקוח הוא תוסף נפרד בתשלום). אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

שאלות נפוצות

הלקוח צריך להוריד אפליקציה או לפתוח חשבון?
לא. הפורטל נפתח בדפדפן, בטלפון או במחשב, ישירות מהקישור. אין שם משתמש, אין סיסמה ואין הרשמה.

הלקוח איבד את הקישור. מה עושים?
שולחים אותו שוב. הקישור קבוע: לחיצה חוזרת על הכפתור בכרטיס הלקוח מעתיקה את אותו קישור, וגם הכפתור “לפורטל הלקוח” בכל מייל של מסמך מוביל אליו.

הלקוח יכול לעשות בפורטל יותר מלצפות?
לא בפורטל של ביג בוס. הוא צפייה בלבד, ולכן קישור אישי מספיק לו. כשהלקוח צריך לבצע פעולה, כמו עדכון פרטים או העלאת קבצים, נכון להוסיף הזדהות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• פורטל לקוחות לעסק קטן — מה זה, מה הלקוח רואה ומתי זה משתלם.
• פורטל לקוחות מול אזור אישי — מי נכנס לאן, ומתי צריך הזדהות.
• ריטיינר ופורטל לקוחות — מה הלקוח רואה על החיוב החוזר שלו.
• שליחת קישור לפורטל ללקוח — איפה הכפתור, ומה יוצא לבד בכל מייל.
• פורטל לקוחות ביג בוס — התוסף, המדריכים וההפעלה.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.