ניהול ספרים לעוסק מורשה: מה חייבים, מה עושה התוכנה ומה הרו״ח

ניהול ספרים לעוסק מורשה מתחיל בשאלה אחת: איזו תוספת בהוראות מס הכנסה חלה על העסק שלכם. ממנה נגזרים הספרים שאתם חייבים לנהל, ורק אחריה שואלים מה עושה התוכנה ומה הרו״ח. כאן נעבור על שלושתם לפי נוסח ההוראות, בלי מספרים לא מאומתים. הגרסה לעוסק פטור נמצאת במדריך על ניהול ספרים לעוסק פטור.

שני מקורות לחובה: הוראות מס הכנסה ותקנות מע״מ

אין חוק שנקרא “חוק ניהול ספרים”. החובה יושבת בשני מסמכים: הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ג-1973 (“הוראות ניהול פנקסים”), שהותקנו מכוח סעיף 130 לפקודת מס הכנסה, ותקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ו-1976. לפי תקנות מע״מ, עוסק מנהל לצורך מע״מ את אותם פנקסים ואותו תיעוד שהוא מנהל למס הכנסה, ועוד כמה דרישות משלהן.

ההוראות מגדירות “מערכת חשבונות” כשני חלקים:

• תיעוד – תיעוד פנים (המסמכים שאתם מפיקים, כמו חשבונית מס וקבלה) ותיעוד חוץ (מה שמגיע מגורם אחר, כמו חשבונית של ספק).
• ספרי חשבון – הפנקסים שבהם הפעולות נרשמות, כמו ספר תקבולים ותשלומים או ספר לקוחות.

איזו תוספת חלה עליכם, ואילו ספרים היא דורשת

סעיף 2 בהוראות קובע שכל עסק מנהל מערכת חשבונות לפי התוספת שחלה עליו: ליצרנים, לסיטונאים, לקמעונאים, לקבלנים, לרופאים ועוד. עוסק מורשה שנותן שירות נופל לרוב באחת משתיים:

בספר הלקוחות של תוספת ה׳ יש חשבון לכל לקוח, ולא צריך לרשום בו כשהתשלום מתקבל במלואו מיד אחרי השירות. עסק עם כמה תחומים לא בוחר את התוספת המחמירה, אלא מנהל לפי התוספת של עיקר העסק, בתיאומים סבירים לשאר (סעיף 2(ב)). וחלק מהעסקים בתוספת י״א, כמו מוסך, שיפוצים, הובלות או מסעדה, מנהלים גם ספר ייעודי משלהם.

המדרגה נקבעת לפי השנה שעברה, ולכן אין כאן מספרים

בתוספת י״א המדרגה תלויה במחזור ובמספר המועסקים, ושניהם מוגדרים בהוראות:

• מחזור – המכירות והשירותים בשנת המס הקודמת או בשנה האחרונה שיש לה שומה סופית, הגבוה מביניהם, מחושב לשנה מלאה וכולל מסים עקיפים, כלומר גם מע״מ.
• מועסק – גם אתם נספרים, וכך גם בני משפחה ושותפים שעובדים בעסק.

את סכומי המדרגות לא נכתוב כאן. הם עודכנו לאורך השנים, בנוסחים שונים של התוספת מופיעים סכומים שונים, ופרסום רשמי של רשות המסים עם הסכום לשנת 2026 לא מצאנו. לכן את המדרגה קובעים מול הרו״ח לפי נתוני השנה שעברה, ובודקים שוב בכל שנה. ההבדל בין השיטות, במאמר על הנהלת חשבונות חד צידית או כפולה.

מה מע״מ מוסיף, ומה לדעת על פנקסי חשבוניות לעוסק מורשה

תקנות מע״מ מוסיפות לעוסק מורשה שתי דרישות:

• חשבון מע״מ על עסקאות ועל תשומות – המע״מ על המכירות והמע״מ על הקניות נרשמים בנפרד, והתשומות מתחלקות לציוד (תשומות קבועות) ולתשומות אחרות. מי שלא חייב בשיטה הכפולה יכול לשמור במקום זה ריכוז של התיעוד.
• מה מודפס על חשבונית מס – שם העוסק, המען, הכותרת “חשבונית מס”, המילים “עוסק מורשה” ומספר הרישום במע״מ, הכול בדפוס, והמילה “מקור” על המקור בלבד.

ויש שכבה שלישית: חשבונית מס לעוסק אחר, מעל הסף שנקבע, צריכה מספר הקצאה מרשות המסים (הספים במדריך על חשבוניות ישראל). מי שעובד עם פנקס מודפס לא פטור מזה: לפי הוראת הביצוע של רשות המסים, היישום של הרשות נועד לעוסקים שמשתמשים בפנקסי חשבוניות, ואת המספר רושמים על החשבונית. חוק מע״מ מתיר לרשום אותו גם בכתב יד. איך מגישים את הבקשה, במדריך על בקשת מספר הקצאה.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

תוכנה רשומה: מה הרישום אומר, ומה הוא לא אומר

ההוראות מתירות לנהל את הספרים בתוכנה, בתנאי שהיא רשומה במרשם התוכנות של רשות המסים. תוכנה שחייבת ברישום ולא נרשמה, מבחינת הרשות, כאילו לא ניהלתם בה מערכת חשבונות. אבל הרישום מבטיח פחות ממה שנדמה:

• רשות המסים לא מאשרת תוכנות, היא רושמת אותן – לפי השאלות והתשובות של רשות המסים ליצרני תוכנות, הרישום הוא הליך טכני, ותעודת הרישום לא מאשרת שהתוכנה עובדת נכון. האחריות על השימוש בתוכנה היא שלכם.
• מה התוכנה חייבת לעשות – לפי נספח ה׳ להוראות: לסמן “טיוטה” על מסמך שעוד לא נרשם סופית, להדפיס מסמך מהקובץ הקבוע בלבד, עם “מקור” על עותק אחד ו“העתק” על השאר, ולבדוק את רצף המספרים. “קובץ קבוע” הוא קובץ שאי אפשר למחוק ממנו רשומה, והמספור בו נשמר לאורך שנת המס.
• איך בודקים – מבקשים מהיצרן העתק של תעודת הרישום, ובודקים את תוקפה באתר רשות המסים.

וגם עם תוכנה רשומה, שני דברים נשארים אצלכם. גיבוי בשבוע הראשון של כל רבעון, במקום אחר ממקום המערכת שעליו הודעתם בכתב לפקיד השומה. ושמירה של מערכת החשבונות שבע שנים מתום שנת המס, או שש שנים מהגשת הדוח לאותה שנה, לפי המאוחר. עוד על חובת השמירה, במאמר על מה חייבים לשמור וכמה זמן.

מה עליכם, מה על התוכנה ומה על הרו״ח

בניהול ספרים לעוסק מורשה, כל משימה שייכת למישהו אחר:

כשהרו״ח מנהל את הספרים, הוא בונה אותם מהחומר שאתם מפיקים ושומרים, והם טובים כמו החומר הזה. ועוד דבר ששווה לבדוק: אישור ניהול ספרים בתוקף. משלמים שחייבים בניכוי מס במקור בודקים אותו בשירות המידע של רשות המסים, ושם גם מדפיסים אותו.

איך ביג בוס עוזרת בניהול הספרים של עוסק מורשה, ומה היא לא עושה

ביג בוס מטפלת בתיעוד ובהעברת החומר לרו״ח:

• תוכנה רשומה – תעודת רישום מספר 205701, בתוקף עד 30.11.2027, לפי נספח ה׳ לסעיף 36 להוראות (לצפייה בתעודה).
• המסמכים של עוסק מורשה – חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה וחשבונית זיכוי. כל סוג ממוספר ברצף משלו, טיוטה מסומנת “טיוטה”, ומסמך שהופק לא נמחק, רק מבוטל.
• מספר הקצאה – המערכת מזהה שהסכום חצה את הסף, פונה למערכת ברשות המסים לבקשת מספר הקצאה, ובעת קבלת מספר ההקצאה משבצת את המספר בחשבונית לפני השליחה. חשבוניות ישראל כלולה בכל המסלולים, ללא עלות נוספת.
• החומר לרו״ח – דרך ממשק הנהלת חשבונות: קבצי חשבשבת שנשלחים במייל, ודוח מע״מ ודוח מקדמות לתקופה, כ-PDF או במייל. אפשר גם להגדיר לרו״ח שם משתמש וסיסמה, והוא נכנס בהרשאה של עובד.
• חשבוניות ספקים – עוברות לקבצים לרו״ח רק כשהן נרשמות במודול מעקב הוצאות ותשלומים, ומסמנים בשליחה “לכלול הוצאות”. במסלולי ביזנס ובוסט המודול כלול, ובבייסיק הוא תוסף בתשלום (פירוט המסלולים).

מה היא לא עושה: ביג בוס אינה תוכנה להנהלת חשבונות כפולה ואינה מנהלת את הספרים במקום הרו״ח. היא לא מגישה דוחות לרשות המסים, אין לה חיבור חי לתוכנה של הרו״ח, והיא לא שולחת לו את הקבצים לבד בכל חודש. וגם לא קובעת לאיזו תוספת אתם שייכים.

למה עוסקים מורשים מנהלים את המסמכים בביג בוס: בניהול הספרים, החלק שנופל עליכם כל יום הוא המסמכים: מסמך על כל תקבול, במספור רציף, מתוכנה רשומה. בביג בוס זה קורה כשאתם מפיקים את המסמך, ובסוף התקופה המסמכים שהפקתם יוצאים לרו״ח בקבצים, ממסך אחד, בלי להעתיק אותם מפנקס. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

שאלות נפוצות

אפשר לבקש הקלה בניהול הספרים?
כן. סעיף 3 להוראות מאפשר לפנות לפקיד השומה בבקשה מנומקת, כשאופי העסק או היקפו מקשים לעמוד בהוראות. בקשה שנשלחה בדואר רשום שלושה חודשים או יותר לפני תחילת שנת המס, ולא נענתה עד תחילתה, נחשבת מאושרת לאותה שנה.

אפשר לנהל את הספרים באנגלית?
ככלל לא. ההוראות דורשות רישום בעברית או בערבית, ורישום באנגלית אפשרי רק במסגרת הקלה מפקיד השומה.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• ניהול ספרים לעוסק פטור: מה חייבים באמת ב-2026 — הגרסה לעוסק פטור.
• הנהלת חשבונות חד צידית מול כפולה: מה עושים אתם ומה הרו״ח — שתי השיטות.
• מתי כדאי לשקול מעבר מעוסק פטור לעוסק מורשה? — מתי המעבר הוא חובה.
• מקדמות מס הכנסה: מי קובע את האחוז, מתי משלמים ומה מקטין — עם מועדי 2026.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.