מלאי מינימום והתראות חוסר — מה באמת מתריע

לדעת שפריט אוזל לפני שהוא נגמר

פריט שנגמר במחסן עולה כסף פעמיים: פעם אחת במכירה שלא נסגרה, ופעם שנייה במשלוח דחוף מהספק. בביג בוס אפשר לקבוע לכל פריט מלאי מינימום, הרף שמתחתיו אתם רוצים לשים לב אליו, ולעקוב אחריו במקומות קבועים במערכת.

המדריך הזה מסביר איך מגדירים את הרף, איפה בדיוק רואים את החריגות, ומה המערכת מתריעה עליו בפועל לעומת מה שהיא לא. הנקודה האחרונה חשובה במיוחד, ועדיף להכיר אותה מראש מאשר לגלות אותה כשמשהו נגמר.

שימו לב: ניהול רכש ומלאי הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים.

קביעת הרף

1. פותחים את כרטיס הפריט
שיווק ומכירות ← פריטים ← הפריט המבוקש, לשונית "פרטי הפריט".

2. מזינים את הרף
במקטע ניהול המלאי, בשדה "מלאי מינימום". השדה פעיל רק כשהפריט מסומן "מנוהל במלאי": ראו לסמן פריט כמנוהל במלאי, כל השדות שנפתחים.

3. בוחרים מספר שמשקף זמן אספקה
הכלל הפשוט: כמה יחידות אתם מוכרים בממוצע בזמן שלוקח לספק לספק. פריט שנמכר חמש יחידות בשבוע ומגיע תוך שבועיים, רף של עשר הוא נקודת פתיחה סבירה.

4. שומרים
מרגע השמירה הפריט משתתף בדוח המינימום ובכרטיס המצב בדשבורד.

שלושה מקומות שבהם רואים חריגה

1. הדוח "דיווח מלאי מינימום"
"ניהול מלאי" ← "מלאי מינימום". הדוח מרכז את כל הפריטים שהיתרה שלהם הגיעה לרף או ירדה מתחתיו, עם עמודות "מלאי מינימום" ו"כמות" זו לצד זו. אפשר לסנן לפי מק"ט ולפי שם הפריט, ולייצא לאקסל או ל-PDF.

2. כרטיס המצב בדשבורד
במסך הבית יש כרטיס "מלאי מינימום" עם מספר הפריטים החורגים. הוא לחיץ, ולחיצה עליו פותחת את הדוח המלא. זו הדרך הנוחה לראות את המצב בלי לחפש.

3. סימון אדום בזמן הקלדת מסמך
כשבוחרים פריט למסמך, פריט שהיתרה שלו נמצאת ברף או מתחתיו מסומן באדום ברשימת הבחירה. זו התזכורת שמגיעה בדיוק ברגע הנכון, כשאתם ממילא עובדים.

"דיווח מלאי מינימום": כל הפריטים שהגיעו לרף או ירדו מתחתיו.

כרטיס "מלאי מינימום" בדשבורד, מספר אחד, ולחיצה אחת לדוח המלא.

מה המערכת מתריעה, ומה לא

זו הנקודה החשובה ביותר במדריך, ואנחנו מעדיפים לומר אותה במפורש:

ההתראה נורית כשהיתרה הכוללת של הפריט מגיעה למלאי המינימום או יורדת מתחתיו. בפעמון מופיעה התראה על הפריט, עם ערך המינימום, ומייל נשלח בכל פעם שהיתרה חוצה את הרף. במקביל, המינימום ממשיך להופיע בדוח "דיווח מלאי מינימום", בכרטיס המצב בדשבורד ובסימון האדום בבחירת פריט, ואלה המקומות שנותנים את התמונה המלאה.

כשהיתרה מגיעה לרף, שני דברים קורים:

• התראה בפעמון שבראש המסך, בנוסח "דיווח חוסר במלאי לפריט" ואחריו המק"ט ושם הפריט, ובסוף השורה ערך המינימום, למשל "(מלאי מינימום: 5.00)".
• מייל באותו נושא, שגופו מפרט "מק"ט", "שם הפריט", "כמות עבור מלאי מינימום" ו"כמות מלאי קיימת". כדאי לוודא שכתובת המייל בכרטיס העובד המחובר, או בהגדרות החברה, מעודכנת.

התראת הפעמון: המק"ט, שם הפריט וערך המינימום.

ומה המערכת לא עושה: כל עוד ההתראה הקודמת על הפריט לא פגה ולא סומנה כנקראה, חצייה נוספת של הרף לא תוסיף שורה בפעמון, ולכן הפעמון אינו מונה כמה פעמים הפריט ירד מתחת לרף. הפעמון מתריע שוב בחצייה הבאה אחרי שההתראה הקודמת פגה או סומנה כנקראה. המייל, לעומת זאת, נשלח בכל חצייה של הרף. וההתראה נמדדת תמיד על היתרה הכוללת בכל המחסנים, לא על מחסן בודד.

שלוש עובדות על הדוח שכדאי להכיר

• הדוח סוכם על פני כל המחסנים. פריט שנגמר בסניף אבל יש ממנו שפע במחסן הראשי לא יופיע בדוח, כי היתרה הכוללת תקינה. לתמונה לפי מחסן השתמשו בדוח "דיווח מלאי לפי מחסנים".
• שוויון נחשב חריגה. פריט שנמצא בדיוק על הרף כבר ייכלל בדוח. זה מכוון, הרף הוא נקודת הפעולה, לא גבול תחתון.
• יתרה שלילית תמיד מופיעה, גם בפריט שלא הוגדר לו מינימום כלל. יתרה שלילית היא כמעט תמיד סימן לקליטה שלא נרשמה, ראו מתי המלאי באמת זז, ולמה המספרים לא מסתדרים.

ומה אחרי שיודעים

חשוב לומר גם את זה בכנות: המערכת אינה מזמינה בשבילכם. אין נקודת הזמנה אוטומטית, אין הצעת רכש שנוצרת לבד ואין תחזית ביקוש. דוח המינימום הוא רשימת העבודה, וההזמנה עצמה היא החלטה שלכם.

התהליך המעשי שעובד טוב: פותחים את הדוח פעם בשבוע, מסמנים מה צריך להזמין, ופותחים הזמנת רכש לספק, מחזור הרכש המלא מול הספק, שלב אחר שלב. לאחר הקליטה, היתרות מתעדכנות והפריטים נושרים מהדוח לבד.

מה עושים אחר כך

כדי שהמינימום יהיה שימושי, היתרות עצמן צריכות להיות נכונות, וזה מתחיל בהזנה מסודרת. שאר המדריכים מרוכזים בעמוד ניהול מלאי ורכש בביג בוס.