מתי המלאי באמת זז — ולמה המספרים לא מסתדרים

למה המספר על המסך לא תמיד שווה למה שבמדף

זו השאלה הנפוצה ביותר בכל מערכת מלאי, והתשובה כמעט תמיד פשוטה: מסמך אחד לא הזיז את מה שחשבתם שהוא יזיז. מלאי בביג בוס אינו מספר שמישהו מקליד, הוא תוצאה של מסמכים, וכל מסמך מזיז אותו לפי כללים קבועים.

המדריך הזה מפרט את הכללים האלה בשלמותם. אם תקראו רק מדריך אחד בשכבה הזו, שיהיה זה, כי הוא מה שהופך את המספרים למשהו שאפשר לסמוך עליו.

שימו לב: ניהול רכש ומלאי הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים.

שלושה תנאים שחייבים להתקיים

1. המסמך חייב להיות סופי
כל עוד המסמך הוא טיוטה, הוא אינו נוגע במלאי כלל. המלאי מתעדכן ברגע שהמסמך הופך לסופי, ולא לפני כן. זו הסיבה הראשונה לבדוק כשמשהו "לא נכנס".

2. הפריט חייב להיות מנוהל במלאי
רק פריט שסומן "מנוהל במלאי" בכרטיס שלו נספר. פריט שאינו מסומן יכול להופיע בעשרות מסמכים ולא לזוז ולו יחידה אחת.

3. לשורה חייב להיות מק"ט
שורת טקסט חופשי, הערה, דמי משלוח, תיאור שירות, אינה נוגעת במלאי בשום מצב, וזה מכוון.

מי קובע מאיזה מחסן

לכל שורה המערכת בוחרת מחסן לפי סדר עדיפויות קבוע:

• המחסן שנבחר בכותרת המסמך– בבורר "מחסן ניפוק" או "מחסן קליטה". הוא גובר על הכול.
• מחסן ברירת המחדל של הפריט– אם בכותרת נשארה האפשרות "ברירת מחדל פריט".
• מחסן ברירת המחדל הכללי– ואם גם הוא אינו מוגדר, השורה פשוט לא תזיז מלאי.

הבורר בכותרת המסמך, פתוח: "ברירת מחדל פריט" בראש, ומתחתיה המחסנים.

מה כל מסמך עושה למלאי

השורה המודגשת היא זו שכדאי לזכור: המערכת מחפשת מחסן לכל שורה, ואם אינה מוצאת, השורה לא תזיז מלאי. לכן פריט מנוהל במלאי צריך "מחסן ברירת מחדל" בכרטיס שלו. כשהסחורה יוצאת ממחסן אחר, בחרו אותו בבורר "מחסן ניפוק" בכותרת המסמך.

הגנה מפני ירידה כפולה. כשמסמך חיוב נוצר מתעודה שכבר הזיזה מלאי, המערכת בודקת אילו כמויות כבר טופלו ומדלגת עליהן. כמות שנוספה מעבר לתעודה המקורית מקבלת מסמך מלאי נפרד, מקושר למסמך המסחרי, כדי שהתנועה תהיה גלויה ולא נבלעת.

ביטול מסמך, המלאי חוזר

ביטול מסמך אינו משאיר את המלאי במצבו. במסמכי מכירה וניפוק נוצרים מסמכי ביטול והכמויות חוזרות למחסן; בחשבונית רכש ובמשלוח רכש התנועות מתהפכות ישירות לפי שורות המסמך המקורי. מספרים סידוריים מוחזרים לסטטוס הקודם שלהם. הכפתור "ביטול" מוצג רק כל עוד המסמך פתוח במלואו ולא בוטל.

שתי עובדות שחוסכות הפתעות

• יתרה שלילית אפשרית בניפוק. בהעברה בין מחסנים המערכת חוסמת ומודיעה "אין מספיק מלאי במחסן המקור לפריט X (קיים: …, מבוקש: …)". במכירה או בניפוק, לעומת זאת, היתרה יכולה לרדת מתחת לאפס, וזו בדרך כלל עדות לכך שקליטה כלשהי לא נרשמה.
• ספירה פתוחה אינה נועלת את המלאי. בזמן ספירה מסמכים ממשיכים לזוז, ולכן מוצג הבאנר "ספירה בתהליך, המלאי במערכת עשוי להשתנות עד לסיום". זו בדיוק הסיבה לקיומו של מצב הדלתא, ראו ספירת מלאי: מלאה, חלקית ובמצב דלתא.

איך בודקים מה באמת קרה

1. פותחים את דוח התנועות
"ניהול מלאי" ← "תנועות במלאי". הדוח מציג לכל תנועה את "סוג תנועה", "מקור", "יעד", "כמות IN", "כמות OUT" ו"פרטי מסמך".

2. מסננים למק"ט אחד
אפשר לסנן לפי "שם המחסן", לפי מק"ט ולפי "סוג תנועה": "כניסה למלאי", "יציאה מהמלאי" או "העברה בין מחסנים".

3. עוברים על השורות מהסוף להתחלה
כל שורה מצביעה על המסמך שיצר אותה. התנועה החסרה או הכפולה תתגלה כמעט תמיד בסריקה הזו.

4. משווים ליום מסוים
בסינון הדוחות "דיווח מלאי" ו"דיווח מלאי לפי מחסנים" יש שדה "תאריך סיום". הזנת תאריך מחזירה את היתרה כפי שהייתה באותו יום (בדוח השני, לכל מחסן בנפרד), מחושבת מהתנועות, כלי מצוין להשוואה מול ספירה ישנה. בתאריך עבר מופיעה מתחת לכותרת הדוח שורה כתומה "נכון לתאריך" עם התאריך שבחרתם, ובתאריך של היום היא לא מופיעה.

דוח התנועות: כל שינוי במלאי, עם המסמך שיצר אותו.

שדה תאריך הסיום בסינון דוח המלאי מחזיר את היתרה ליום שתבחרו.

אותו שדה בדוח "דיווח מלאי לפי מחסנים": היתרה של כל מחסן ליום שתבחרו.

השורה הכתומה "נכון לתאריך" מתחת לכותרת הדוח, כשבוחרים תאריך עבר. היא מופיעה גם בדוח "דיווח מלאי לפי מחסנים".

מה עושים אחר כך

אם הפער נמצא בקליטה מהספק, מחזור הרכש המלא מול הספק, שלב אחר שלב. אם הוא בין מחסנים, העברת מלאי בין מחסנים בביג בוס. ואם הפריט בכלל אינו נספר, חזרו ללסמן פריט כמנוהל במלאי, כל השדות שנפתחים. שאר המדריכים בעמוד ניהול מלאי ורכש בביג בוס.