ספירת מלאי: מלאה, חלקית ובמצב דלתא

להשוות את המערכת למה שבאמת על המדף

כמה שהמערכת מדויקת, המציאות תמיד מוצאת דרך לחרוג ממנה: פריט שנשבר, יחידה שניתנה כדוגמה, טעות הקלדה מלפני חצי שנה. ספירת מלאי היא הפעולה שמיישרת את השניים: עוברים על המדף פיזית, מזינים את מה שנספר, והמערכת מעדכנת את היתרות בעצמה.

רבים עורכים ספירה כזו בסוף השנה; התייעצו עם רואה החשבון שלכם לגבי מה שנדרש בעסק שלכם. בביג בוס הספירה היא מסך ייעודי, שעובד עם סורק ברקוד ותומך גם בספירה חלקית שנעצרת באמצע.

שימו לב: ניהול רכש ומלאי הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים. ספירה אחת מכסה מחסן אחד; לספירת שני מחסנים פותחים שתי ספירות.

פתיחת ספירה

1. פותחים ספירה חדשה
"ניהול מלאי" ← "ספירת מלאי", ובמסך "ספירות מלאי" לוחצים "ספירת מלאי חדשה". נפתח המסך "הזנת ספירת מלאי חדשה".

2. בוחרים מחסן
בשדה "מחסן לספירה". בלעדיו יוצג "יש לבחור מחסן לפני תחילת הספירה". אחרי תחילת הספירה השדה ננעל ומוצג כ"שם המחסן".

3. מצמצמים לקבוצת פריטים (אופציונלי)
אם הגדרתם קבוצות פריטים, שדה "קבוצת פריטים לספירה" מאפשר לספור קטגוריה אחת בלבד. ברירת המחדל היא "כל הקבוצות". זו הדרך הנוחה לפרוס ספירה גדולה על פני כמה ימים.

4. מחליטים על מצב הדלתא
הסימון "עדכון לפי הפרש (דלתא), שומר תנועות מלאי שבוצעו באמצע הספירה" קובע איך תסתיים הספירה. ההסבר המלא בהמשך, וזו ההחלטה החשובה במסך.

5. לוחצים "התחל ספירה"
מכאן ואילך המסך עובר למצב עבודה.

מסך הספירה בזמן עבודה: המונים, שדה הסריקה, ושלוש הכמויות של הפריט שנספר.

הספירה עצמה

הקצב פשוט: סורקים, מזינים כמות, ממשיכים. הפוקוס חוזר לשדה "סריקת ברקוד / מק"ט" אחרי כל פריט, כך שאפשר לעבוד עם סורק ביד אחת ובלי לגעת במסך.

לכל פריט מוצגים תמונת הפריט, "שם הקבוצה", המק"ט ושם הפריט, ושלוש כמויות זו לצד זו:

• "כמות קיימת"– מה שרשום כרגע במערכת.
• "כמות לעדכון *"– מה שספרתם בפועל.
• "הפרש כמויות"– הפער ביניהן, מחושב מיד.

לוחצים "עדכון וסריקה הבאה" וממשיכים. מי שאין לו סורק יכול להשתמש בכפתור "הפריט הבא ברצף" ולעבור על הרשימה לפי סדר. בראש המסך שלושה מונים שעוזרים לדעת איפה אתם עומדים: "מס' פריטים לספירה", "מס' פריטים שנספרו" ו"נותרו לספור".

הבאנר הצהוב, שלושת המונים, והכפתור "סיום ספירה" עם הסימון "ביצוע ספירה חלקית".

המלאי ממשיך לזוז בזמן הספירה. ספירה פתוחה אינה נועלת את המערכת, ולכן מוצג הבאנר "ספירה בתהליך, המלאי במערכת עשוי להשתנות עד לסיום". אם עובד אחר מוציא תעודת משלוח באמצע, התנועה נרשמת. זו בדיוק הסיבה לקיומו של מצב הדלתא.

מוחלט או דלתא, ההבדל שקובע את התוצאה

מצב מוחלט (ברירת המחדל). בסיום הספירה היתרה נקבעת לכמות שספרתם. זה הדבר הנכון לספירה שנעשית כשהמחסן שקט, אחרי שעות העבודה, או ביום שבו לא יוצאים מסמכים. פשוט, חד, ובלי הפתעות.

מצב דלתא. בסיום מתווסף רק ההפרש שנמדד, כך שתנועות שקרו באמצע הספירה נשמרות. זה הדבר הנכון כשסופרים תוך כדי יום עבודה פעיל. אם ספרתם 20 במקום 18 ובינתיים יצאו 3 יחידות במסמך, מצב מוחלט יקבע 20 ויבלע את היציאה; מצב דלתא יוסיף את ההפרש ויגיע ל-17, התוצאה הנכונה.

סיום, כולל ספירה חלקית

הספירה מסתיימת אוטומטית ברגע שמספר הפריטים שנספרו משתווה למספר הפריטים לספירה, ומוצגת ההודעה "הספירה הסתיימה".

אפשר גם לעצור לפני כן: הכפתור "סיום ספירה" נושא תת-כותרת אדומה "ביצוע ספירה חלקית", שמבהירה שמה שלא נספר לא ישתנה. ואם רק רוצים להפסיק ולחזור אחר כך, "השהה ספירה" שומר את המצב, ובחזרה למסך מופיע "המשך ספירה".

בסיום, כל שורה שנספרה מעדכנת את היתרה לפי המצב שבחרתם, והכול נרשם כתנועות מלאי שאפשר לעקוב אחריהן בדוח התנועות. ספירה שהקטינה כמות מופיעה שם כ"יציאה מהמלאי", וספירה שהגדילה כ"כניסה למלאי". ראו מתי המלאי באמת זז, ולמה המספרים לא מסתדרים.

דוח התנועות אחרי ספירה: "ספירת מלאי 34" הקטינה את הכמות, ולכן היא רשומה כ"יציאה מהמלאי".

לבדיקה מול יום הספירה: בדוח "דיווח מלאי" בוחרים "תאריך סיום" ומקבלים את היתרה כפי שהייתה באותו יום.

הודעות שאפשר לפגוש

• "הפריט לא נמצא, אינו בקבוצת הספירה, או שכבר נספר."– שלוש סיבות אפשריות לאותה סריקה שנדחתה. בדקו קודם את קבוצת הספירה.
• "פריט זה כבר נספר במסמך הספירה."– הפריט נסרק פעמיים. הכמות שהוזנה בפעם הראשונה נשמרה.
• "לא נמצאו פריטים נוספים לספירה"– הגעתם לסוף הרצף.
• "הספירה כבר הסתיימה או מעודכנת על ידי משתמש אחר."– שני עובדים ניסו לסגור את אותה ספירה. המערכת מוודאת שסגירה מתבצעת פעם אחת בלבד.

איפה רואים ספירות קודמות

מסך "ספירות מלאי" מרכז את כולן, עם התאריך, שם המחסן, שם העובד והסטטוס, "בתהליך ספירה" או "סופי". כל ספירה ניתנת לייצוא לאקסל או ל-PDF, וזהו תיעוד נוח לשמור.

אם עומדת לפניכם ספירה ראשונה על מאות פריטים, שקלו להיעזר בייבוא מאקסל במקום להקליד, ראו הזנת המלאי הפותח, ידנית או מקובץ אקסל.

מה עושים אחר כך

אם הספירה חשפה עודף במחסן אחד וחוסר באחר, ההמשך הטבעי הוא העברת מלאי בין מחסנים בביג בוס. שאר המדריכים בעמוד ניהול מלאי ורכש בביג בוס.