מסמכים באנגלית: פרטי העסק באנגלית ומתי האפשרות מופיעה

לקוח מחו״ל מקבל מסמך שהוא יכול לקרוא

עסק שמוכר ללקוח בחו״ל, ומחייב אותו בדולרים או ביורו, צריך לשלוח לו מסמך שהוא מבין: פרטי העסק באנגלית, כותרות באנגלית וסכומים במטבע שלו. בביג בוס אפשר להפיק מסמך כזה באנגלית, בתנאי שהוא מסמך במטבע זר.

המדריך מסביר מה צריך להגדיר מראש, באילו מסמכים האפשרות מופיעה, ומה משתנה במסמך עצמו.

דורש את התוסף מט״ח. מסמך באנגלית אפשר להפיק רק במסמך עם שורות במטבע זר, ושורות כאלה דורשות את התוסף מט״ח. זה תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים.

שלב ראשון: פרטי העסק באנגלית

1. פותחים את האזור באנגלית
ב"פרטי חברה", בלשונית "פרטי חברה", פותחים את האזור "פרטי חברה (באנגלית)". לידו כתוב "יש למלא רק אם מעוניינים להפיק מסמכים באנגלית". בטלפון הכיתוב הוא "עבור מסמכים באנגלית".

2. ממלאים את השדות
"שם החברה באנגלית", "כתובת (אנגלית)", "עיר (אנגלית)", "אימייל (אנגלית)" ו"אתר (אנגלית)". אחרי שממלאים שם באנגלית, גם הכתובת והעיר באנגלית הופכות לשדות חובה.

3. שומרים
שומרים את פרטי החברה כרגיל. את האזור הזה אפשר למלא גם בלי התוסף, כך שאפשר להכין אותו מראש.

האזור "פרטי חברה (באנגלית)": ממלאים פעם אחת, והפרטים משמשים במסמכים באנגלית.

מתי האפשרות מופיעה

האפשרות להפיק באנגלית מופיעה רק כששני התנאים מתקיימים:

• אחוז המע״מ במסמך הוא 0.
• יש במסמך שורות במטבע זר.

במסמך בשקלים, או במסמך עם מע״מ רגיל, אין אפשרות אנגלית. גם מסכי המערכת עצמם נשארים בעברית: רק המסמך שהלקוח מקבל יוצא באנגלית.

שלב שני: הפקה באנגלית

1. מפיקים כרגיל
ממלאים את המסמך עם השורות במטבע הזר ולוחצים "הפקת מסמך".

2. עונים על השאלה
כשהתנאים מתקיימים, המערכת שואלת "האם להנפיק באנגלית?".

3. בוחרים אם להציג את ההמרה לשקלים
כשכל השורות באותו מטבע, מופיעה שאלה נוספת: "האם להנפיק ללא תרגום שקלי?". תשובה חיובית מפיקה את המסמך בלי ההמרה לשקלים. בחשבונית מס, בחשבונית מס קבלה ובחשבונית זיכוי השאלה הזו לא מופיעה.

הורדה, הדפסה ושליחה מאוחר יותר

במסמך כזה שכבר הופק, במטבע זר ובמע״מ 0, הורדה, הדפסה או שליחה פותחות את החלון "בחירת סוג מסמך". בין האפשרויות בו: "העתק בעברית", "העתק באנגלית" ו"העתק באנגלית ללא תרגום שקלי". האפשרות האחרונה לא מוצגת כשבמסמך שורות בכמה מטבעות שונים.

השאלה לא מופיעה? בודקים שלושה דברים

• התוסף מט״ח פעיל, אחרת אין במסמך שורות במטבע זר.
• השורות במטבע זר, ולא בשקלים.
• אחוז המע״מ במסמך 0. מסמך עם מע״מ רגיל לא מקבל אפשרות אנגלית.

פרטי העסק באנגלית אינם תנאי להופעת השאלה, אבל מהם נבנה ראש המסמך באנגלית, ולכן כדאי למלא אותם לפני המסמך הראשון.

מה משתנה במסמך באנגלית

• פרטי העסק: השם, הכתובת והמייל מהאזור באנגלית.
• הכותרות: כל הכותרות והעמודות באנגלית. חשבונית עסקה, למשל, מופקת בשם Proforma Invoice, והכיתוב "עוסק מורשה:" הופך ל-Licensed Dealer.
• הלוגו: בצד ימין של ראש המסמך, ולא בצד שמאל כמו בעברית.
• המייל: כששולחים את המסמך באנגלית, גם נושא המייל באנגלית.
• שם הקובץ: הקובץ שיורד נשאר עם השם בעברית.

מה עוד מופיע בכל מסמך מוסבר בלוגו ופרטי העסק במסמך: מה מופיע בכל מסמך שמופק. כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.