כל מסמך שיוצא מהעסק, הצעה, תעודת משלוח או קבלה, אומר ללקוח משהו על העסק: האם הפרטים מלאים, האם המספור מסודר, האם התנאים כתובים בבירור. ובצד השני, כל מסמך שהופק צריך להימצא שוב, ומהר, כשהלקוח או רואה החשבון מבקשים אותו. כשההגדרות מפוזרות והמסמכים שמורים בכמה מקומות, שני הדברים האלה גוזלים זמן.
ניהול והפקת מסמכים הוא המנוע שעליו נשענים כל המסמכים בביג בוס. כאן קובעים פעם אחת את פרטי העסק והלוגו, את המספור של כל סוג מסמך, את ההערות שחוזרות, את מה שמודפס ואת מי שמקבל העתק במייל. ומכאן גם מאתרים, מורידים ומייצאים כל מסמך שהופק, מצרפים קבצים לכרטיסים ולמסמכים, וקולטים מסמכים רבים מקובץ אקסל.
תהליך המכירה עצמו, מההזמנה ועד הקבלה והתשלום, מוסבר בעמוד ניהול מכירות. בעמוד הזה מרוכז מה שמשותף לכל המסמכים, בלי קשר לסוג שלהם.
המודול מתאים לכל עסק שמוציא מסמכים ללקוחות: נותן שירות ששולח קבלה בסוף כל עבודה, בית מלאכה שעובד עם הזמנות ותעודות משלוח, או עסק שרואה החשבון שלו מבקש כל חודש את כל המסמכים שהופקו.
שימו לב: ניהול והפקת מסמכים הוא חלק מליבת ביג בוס ואינו תוסף. הוא זמין בכל המסלולים וגם בתקופת הניסיון. מסמך באנגלית דורש את התוסף מט״ח, שהוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. לעוסק פטור המערכת לא מאפשרת להפיק חשבונית מס, חשבונית מס קבלה וחשבונית זיכוי, ולכן הסוגים האלה לא מופיעים אצלו ברשימת המסמכים החדשים.
תשעה מדריכים שמכסים את ההגדרות והכלים המשותפים לכל המסמכים: מההגדרות שמעצבות כל מסמך, דרך המייל וההדפסה, ועד האיתור, הארכיון והקליטה מקובץ.
ארבעת הראשונים הם הבסיס שכדאי לקרוא לפני המסמך הראשון. חמשת האחרים מפרטים כלי אחד כל אחד.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם שמות הכפתורים וההודעות כפי שהם מופיעים על המסך.
להלן רשימת הקישורים במדריך:
– הגדרות המסמכים: מה משנה כל לשונית בפרטי החברה
– לוגו ופרטי העסק במסמך: מה מופיע בכל מסמך שמופק
– מייל ללקוח: העתק לעצמי, לרואה החשבון וקובץ מצורף
– העתקי מסמכים: חיפוש, סינון, ייצוא לאקסל והורדה מרובה
– הגדרות הדפסה: מחירים, יתרת לקוח ותאריך לתשלום
– הערות קבועות לסוג מסמך והערות מובנות
– ארכיון קבצים: צירוף קבצים לכרטיס לקוח, לפריט ולמסמך
– מסמכים באנגלית: פרטי העסק באנגלית ומתי האפשרות מופיעה
– קליטת מסמכים מקובץ אקסל: מבנה, בדיקות ומה נוצר
לצד המדריכים שלמעלה, במאגר המידע יש מדריכים על הפקת המסמכים עצמם, על פעולות מיוחדות, ומדריכים קצרים לכל סוג מסמך.
הפקה, שליחה וביטול: המסמך הראשון: לקוח, פריט ומספר התחלתי · מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית · שליחת מסמך ללקוח: מייל, וואטסאפ, הדפסה ושליחה מרובה · ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים · מה נעול אחרי ההפקה: עריכה, תאריך ומחיקה · פירוט תקבולים: איך מאתרים תשלום שהתקבל · תעודת ביצוע: מסמך העבודה עם חתימת הלקוח
פעולות מיוחדות: איך להפיק מסמך חדש במערכת · איך להפיק מסמך מתוך מסמך אחר · איך להפיק מסמך מתוך מספר מסמכים · איך להפיק קבלה מתוך חשבונית מס · כיצד לשכפל מסמך קיים
לפי סוג מסמך (הפקה, ביטול ואיתור):
מאמר קשור: ניהול ארכיון דיגיטלי
ארבעה שלבים. את שלושת הראשונים עושים פעם אחת, לפני המסמך הראשון, והרביעי הוא העבודה השוטפת של כל יום.
"פרטי חברה" בתפריט המשתמש: כאן מתחילות כל ההגדרות של המסמכים.
הערות קבועות: טקסט שנכנס לבד לכל מסמך חדש מהסוג שלו.
תפריט השורה ברשימה: שכפול, הורדה, שליחה, הדפסה והפקה של מסמך המשך.
ארכיון הקבצים: קובץ שצורף למסמך, עם הורדה ומחיקה.
כל מסמך שמופק בביג בוס בנוי באותו מבנה, בגודל A4. בראש המסמך הלוגו, שם העסק, פרטי הקשר ומספר העוסק, כולם מההגדרות. מתחתם סוג המסמך ומספרו, התאריך ופרטי הלקוח. בגוף המסמך השורות והסכומים, ומתחתם ההערות ושורה לחתימת הלקוח. בתחתית כל דף מופיע מספור הדפים, ושורה שמציינת שהמסמך הופק במערכת ביג בוס. מה שמשתנה לפי בחירה: יתרת הלקוח, תאריך לתשלום, מחירים בהזמנה ובתעודת משלוח, ופרטי פרויקט.
כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:
ניהול והפקת מסמכים עם ביג בוס פירושו שכל מסמך יוצא עם הפרטים הנכונים, באותו מראה ובמספור מסודר, ונמצא שוב כשצריך אותו.
כדאי להתחיל בארבעת המדריכים הראשונים ברשימה שלמעלה, ולסדר את ההגדרות לפני שמפיקים את המסמך הראשון.
ניהול והפקת מסמכים כלול בכל המסלולים, והפירוט מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על הגדרת המסמכים של העסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
עוד מדריכים עבור ניהול והפקת מסמכים
