מה עושה תוסף ניהול סוכנים, ומה לא

עמלה לכל סוכן, בלי חישוב ידני בסוף החודש

עסק שמוכר דרך סוכנים צריך לדעת מי הביא כל לקוח, כמה עמלה מגיעה על כל עסקה ומה כבר שולם. כשהמידע הזה יושב בטבלה צדדית, כל סוף חודש מתחיל בחיפוש חשבוניות ובחישוב ביד. תוסף ניהול סוכנים של ביג בוס מחבר כל לקוח לסוכן שלו, מחשב את העמלה בכל מסמך ומרכז בדוח אחד את מה שמגיע לכל סוכן.

המדריך מסביר מה התוסף עושה, מה הוא צריך כדי לעבוד, ומה הוא אינו עושה היום. כדאי לקרוא אותו לפני שמגדירים את הסוכן הראשון.

שימו לב: ניהול סוכנים הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. אפשר להפעיל אותו גם בתקופת הניסיון: מדליקים אותו ב"פרופיל משתמש" ← "תוספים". התוסף אינו זמין לעוסק פטור.

איפה נמצא התוסף

אחרי ההפעלה מופיע בתפריט הצד הסעיף "ניהול סוכנים", ובו שני מסכים: "רשימת סוכנים", שבה מגדירים ומסירים סוכנים, ו"התחשבנות עמלות", שבו רואים מה מגיע לכל סוכן. משתמשים בתפקיד "ק. שרות בלבד", "פרויקטים בלבד" או "תעודות ביצוע בלבד" אינם רואים את הסעיף. את "התחשבנות עמלות" התפריט מציג למנהל מערכת בלבד: משתמש בתפקיד "עובד" רואה בסעיף רק את "רשימת סוכנים". אצלו גם השדות "סוכן" ו"אחוז עמלה" בכרטיס הלקוח נעולים, ולכן הוא לא יכול לשייך לקוח לסוכן, ובכרטיס העובד שלו הסימון "משמש כסוכן" נעול.

הסעיף "ניהול סוכנים": רשימת הסוכנים ודוח ההתחשבנות.

המנגנון בארבעה צעדים

סוכן בביג בוס הוא כרטיס עובד או כרטיס ספק שמסומן כסוכן. מכאן העבודה נראית כך:

1. מגדירים סוכן
עובד בעסק מגדירים מתוך רשימת הסוכנים או מכרטיס העובד. סוכן חיצוני נרשם ככרטיס ספק ומסומן "משמש כסוכן". הפירוט בהגדרת סוכן: עובד בעסק או ספק כסוכן חיצוני.

2. משייכים לקוחות
בכרטיס הלקוח בוחרים "סוכן" וקובעים "אחוז עמלה". הלקוח נשאר משויך לסוכן עד שמשנים את זה: שיוך לקוח לסוכן ואחוז עמלה קבוע.

3. מפיקים מסמכים
כל מסמך חדש ללקוח מקבל את הסוכן ואת האחוז מכרטיס הלקוח, והעמלה מחושבת בשמירה. אפשר לשנות אותם במסמך עצמו: סוכן ועמלה במסמך: מאיפה הם מגיעים ואיך משנים.

4. מתחשבנים
הדוח "דוח התחשבנות עמלות סוכנים" אוסף את החשבוניות הסופיות שיש בהן עמלה, ומראה לכל אחת אם הלקוח כבר שילם ואם העמלה כבר שולמה לסוכן: דוח התחשבנות עמלות: סטטוסים, סינון וסימון תשלום לסוכן.

"רש' סוכנים": לכל סוכן סוג הכרטיס, עובד או ספק, ופרטי הקשר שלו.

מה התוסף צריך כדי לעבוד

• עובדים: בהגדרת סוכן מתוך הרשימה בוחרים עובד פעיל. עובד נוסף, מלבד בעל החשבון, נוצר רק עם התוסף ניהול משתמשים.
• ספקים: סוכן חיצוני נרשם ככרטיס ספק, ורשימת הספקים זמינה רק עם התוסף מעקב הוצאות.
• סוכן הוא תמיד עובד או ספק. לקוח או ליד אינם יכולים להיות סוכן.

העמלה בקצרה

העמלה היא האחוז שרשום במסמך, כפול סכום המסמך לפני מע״מ, אחרי הנחה. היא אינה מחושבת על הרווח ואינה מחושבת על התקבולים. הכסף שהלקוח משלם משפיע רק על המצב בדוח: הסכום עובר ל"לתשלום סוכן" רק אחרי שהלקוח שילם את החשבונית במלואה. דוגמאות מספריות באיך מחושבת עמלת הסוכן, ואיך היא משפיעה על הרווח.

מה התוסף לא עושה

אלה גבולות התוסף היום, כדי שלא תבנו שגרת עבודה על יכולת שאינה קיימת:

• אין עמלה לפי פריט, מוצר או קטגוריה. לכל מסמך יש אחוז אחד שחל על כל השורות.
• אין מדרגות, יעדים או בונוסים לפי היקף המכירות.
• אין פיצול עמלה בין סוכנים. לכל לקוח ולכל מסמך יש סוכן אחד בלבד.
• אין מסמך לסוכן. התוסף אינו מפיק לסוכן חשבונית או מסמך אחר על העמלה. "שולם" הוא סימון בלבד, בלי תאריך תשלום ובלי סגירת תקופה.
• אין דוח מכירות לפי סוכן, וברשימות המסמכים אין סינון לפי סוכן. דוח ההתחשבנות מסנן לפי סוכן ומציג את החשבוניות שלו, וברשימת הלקוחות אפשר לסנן לפי סוכן.
• שינוי אחוז אינו משנה עמלות קיימות. אחוז חדש בכרטיס הלקוח או בכרטיס הסוכן חל על מסמכים חדשים בלבד.
• שם הסוכן והעמלה אינם מודפסים על המסמך, ואינם עוברים ל-API או ל-WebHook.

מאיפה מתחילים

הצעד הבא הוא להגדיר את הסוכן הראשון: הגדרת סוכן: עובד בעסק או ספק כסוכן חיצוני. אחר כך משייכים אליו לקוחות, וכשהסוכן עוזב, הסרת סוכן: מה קורה ללקוחות, למסמכים ולעמלות מסביר מה משתנה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול סוכנים בביג בוס.