הסרת סוכן: מה קורה ללקוחות, למסמכים ולעמלות

סוכן שעוזב, בלי לאבד את מה שמגיע לו

סוכן שמפסיק לעבוד עם העסק משאיר אחריו לקוחות, מסמכים ועמלות שאולי עוד לא שולמו. לפני שמסירים אותו כדאי לדעת מה משתנה ומה נשאר, כדי שלקוחות לא יישארו בלי סוכן בלי ששמתם לב, ושעמלה שעוד מגיעה לו לא תיעלם מהעין.

המדריך מסביר מה כדאי לבדוק לפני ההסרה, איך מסירים סוכן, ומה קורה אחר כך ללקוחות, למסמכים ולעמלות בדוח.

לפני שמסירים

כל עוד הסוכן מוגדר, קל לסנן את כל מה שקשור אליו. כדאי לעשות את הבדיקות האלה לפני ההסרה:

1. העמלות שלו
ב"דוח התחשבנות עמלות סוכנים" בוחרים אותו בשדה "שם הסוכן", ובודקים אילו שורות בסטטוס "מסמך לתשלום" ואילו ב"לתשלום סוכן". אפשר לייצא את התוצאה לאקסל או ל-PDF לתיעוד.

2. הלקוחות שלו
ברשימת הלקוחות מסננים לפי "סוכן" ורואים מי משויך אליו. אחרי ההסרה הלקוחות האלה יישארו בלי סוכן. אם הם עוברים לסוכן אחר, משייכים כל אחד מהם בכרטיס שלו: שיוך לקוח לסוכן ואחוז עמלה קבוע.

איך מסירים סוכן

1. בוחרים "הסר סוכן"
ב"רש' סוכנים" לוחצים על שלוש הנקודות (⋮) בשורת הסוכן ובוחרים "הסר סוכן".

2. קוראים את ההתראה
נפתח החלון "התראה בעת הסרת סוכן" עם הנוסח: "הסרת הגדרת הסוכן תבטל את שיוך הסוכן מכל הלקוחות המשויכים אליו ותעדכן את אחוז העמלה שלהם ל-0. מסמכים קיימים לא ישתנו, אך מסמכים חדשים לא ישויכו לסוכן. האם להמשיך?"

3. מאשרים
לוחצים "כן". מופיעה ההודעה "הסוכן הוסר", והסוכן יורד מהרשימה.

תפריט השורה ברשימת הסוכנים: "הסר סוכן".

ההתראה מפרטת מה ישתנה: הלקוחות מתנתקים, והמסמכים הקיימים נשארים.

אפשר להסיר סוכן גם מכרטיס העובד או הספק: מבטלים את הסימון "משמש כסוכן", ומופיעה אותה התראה. בדרך הזו גם אחוז העמלה בכרטיס מתאפס.

מה קורה אחרי ההסרה

כרטיס הלקוח אחרי ההסרה: "ללא סוכן" ואחוז עמלה 0.0.

העמלות שלו לא נעלמות. אחרי ההסרה הסוכן ממשיך להופיע בבורר "שם הסוכן" עם הסימון "(הוסר)", וסינון לפיו מציג את העמלות שלו. אפשר גם לכתוב את שמו בשורת החיפוש "שם לקוח \ סוכן" בראש הדוח.

הבורר "שם הסוכן" בדוח ההתחשבנות, עם סוכן שהוסר ומסומן "(הוסר)". שמות הסוכנים האחרים טושטשו בצילום.

עובד או ספק שמפסיקים לעבוד עם העסק

כרטיס שמוגדר כסוכן אי אפשר להפוך ללא פעיל. המערכת עוצרת עם ההודעה "לא ניתן להפוך את הכרטיס ללא פעיל כל עוד הוא מוגדר כסוכן. יש להסיר תחילה את הגדרת הסוכן." לכן הסדר הוא: מסירים את הגדרת הסוכן, ורק אחר כך מעבירים את הכרטיס ללא פעיל.

עובד או ספק שמופיע כסוכן במסמכים או בכרטיסים אי אפשר למחוק, כך שהקשר בין הסוכן לבין המסמכים שלו נשמר.

סוכן שחוזר

סוכן שחוזר לעבוד מגדירים מחדש: הגדרת סוכן: עובד בעסק או ספק כסוכן חיצוני. השיוך ללקוחות אינו חוזר מעצמו, ולכן בוחרים אותו מחדש בכרטיס של כל לקוח ובודקים את אחוז העמלה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול סוכנים בביג בוס.