לוגו ופרטי העסק במסמך: מה מופיע בכל מסמך שמופק

המסמך הוא כרטיס הביקור של העסק

לקוח שמקבל מסמך רואה קודם כל את הראש שלו: הלוגו, שם העסק ופרטי הקשר. מסמך עם פרטים מלאים ואחידים חוסך שאלות ("לאיזה מייל לשלוח?", "מה מספר העוסק?") ונראה מקצועי. בביג בוס כל הפרטים האלה נמשכים אוטומטית מההגדרות, ולכן מספיק לסדר אותם פעם אחת.

המדריך מפרט מה מודפס בכל מסמך, מאיפה מגיע כל פרט, ואיך מעלים, מחליפים ומוחקים את הלוגו.

מה מופיע בכל מסמך

כל מסמך מכירה מודפס באותו עיצוב, בגודל A4, והחלקים שלו קבועים:

• ראש המסמך: הלוגו, אם הועלה, ושם העסק, הכתובת, הטלפון, המייל והאתר מהלשונית "פרטי חברה", וגם מספר העוסק, עם הכיתוב "עוסק פטור:" או "עוסק מורשה:". הכיתוב נקבע לפי השדה "סוג עוסק" שבאותה לשונית.
• פרטי המסמך: סוג המסמך ומספרו, "לכבוד:" עם פרטי הלקוח, "תאריך:" ו"שעה:". מסמך ללקוח שאין לו כרטיס מודפס עם השם "לקוח מזדמן".
• מספר הקצאה: במסמך שקיבל מספר הקצאה, המספר מודפס בראש המסמך. זה דורש את התוסף חשבוניות ישראל.
• גוף המסמך: השורות, הסכומים והמע״מ. במסמך שבו המחירים כוללים מע״מ מודפסת הערה שהמחירים בשורות כוללים מע״מ.
• הערות וחתימה: מתחת לסכומים מופיעה הכותרת "הערות:" עם ההערות של המסמך, ומתחתיה שורת "חתימה:" לחתימת הלקוח. בתעודת משלוח השורה היא "שם מקבל הסחורה:". אם הלקוח חתם על המסך, החתימה שלו מודפסת שם.
• תחתית כל דף: מספור דפים, למשל "דף 1 מתוך 1 דפים", ושורה שמציינת שהמסמך הופק במערכת ביג בוס.

מה נכנס להערות ואיך קובעים טקסט קבוע לכל סוג מסמך: הערות קבועות לסוג מסמך והערות מובנות. אילו פרטים נוספים מודפסים לפי בחירה, כמו יתרת הלקוח או תאריך לתשלום: הגדרות הדפסה: מחירים, יתרת לקוח ותאריך לתשלום.

הלשונית "פרטי חברה": מכאן נמשכים הפרטים שבראש כל מסמך.

מעלים לוגו

1. פותחים את סעיף הלוגו
ב"פרטי חברה" עוברים ללשונית "הגדרות תפעול" וגוללים לסעיף "הגדרת לוגו". בעסק חדש שפרטיו עוד לא נשמרו מופיעה ההודעה "עדכון הלוגו יתאפשר לאחר שמירה ראשונית של החברה". שומרים את הפרטים, ואז הכפתורים מופיעים.

2. בוחרים קובץ
לוחצים "בחר לוגו" ובוחרים קובץ תמונה בפורמט JPG. אין אפשרות לבחור קובץ PNG או SVG, ולכן לוגו בפורמט אחר ממירים קודם ל-JPG.

3. זהו
הלוגו מתעדכן מיד, בלי ללחוץ על שמירה, ומופיע בכל מסמך שתפיקו מעכשיו.

"הגדרת לוגו": "בחר לוגו" מחליף את הלוגו מיד, ו"מחק לוגו" מסיר אותו.

מחליפים או מוחקים. כדי להחליף לוגו בוחרים קובץ חדש באותה דרך. כדי להסיר אותו לוחצים "מחק לוגו", ומאשרים את השאלה "האם ברצונך למחוק את הלוגו?". אחרי המחיקה, במקום הלוגו מופיע בראש המסמך שם העסק.

איפה הלוגו יושב

במסמך בעברית הלוגו מוצג בצד שמאל של ראש המסמך, ובמסמך באנגלית בצד ימין. אי אפשר לבחור את מיקום הלוגו או את גודלו, והמערכת לא בודקת את איכות הקובץ. לכן כדאי להכין קובץ JPG ברור, עם רקע לבן ובלי שוליים ריקים גדולים, ולבדוק אותו על מסמך ראשון.

עיצוב אחד לכל המסמכים

בביג בוס אין תבניות עיצוב לבחירה, ואין בחירה של צבעים או גופנים במסמך. כל המסמכים יוצאים באותו עיצוב נקי בגודל A4, ומה שמתאימים הוא התוכן: הלוגו, פרטי העסק, תיאור המסמך וההערות. היתרון הוא שכל מסמך של העסק נראה אותו דבר, בלי קשר למי שהפיק אותו.

כדאי לסדר לפני המסמך הראשון. סוג העוסק ומספר העוסק ננעלים במסך אחרי שהופק המסמך הראשון, ולכן כדאי לבדוק אותם מראש. הצעד הראשון הוא הגדרות המסמכים: מה משנה כל לשונית בפרטי החברה.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.