פורטל לקוחות

 

פורטל לקוחות עם ביג בוס – החשבוניות וסטטוס התשלום בקישור אחד

פורטל לקוחות הוא עמוד אינטרנט אישי שאתם שולחים ללקוח שלכם, ובו הוא רואה את כל החשבוניות שהוצאתם לו ואת מצב התשלום של כל אחת מהן. התוסף פורטל לקוח של ביג בוס תוכנה לניהול עסק עושה בדיוק את זה: מפיק לכל לקוח קישור אישי אחד, מצרף אותו אוטומטית לכל מסמך שיוצא במייל, ומציג ללקוח עמוד נקי ומעוצב עם שם החברה והלוגו שלכם – בלי שהוא צריך להתקין אפליקציה, להירשם או לזכור סיסמה.

שימו לב: פורטל לקוח הוא תוסף נפרד בתשלום במנוי ביג בוס. הוא אינו נדלק אוטומטית, גם לא בתקופת הניסיון – אבל אפשר להפעיל ולנסות אותו גם בה, בהדלקה ידנית במסך התוספים.

 

מדריך עבודה עבור התוסף פורטל לקוח

שבעה מדריכים קצרים שמכסים את התוסף מקצה לקצה – מהפעלתו במנוי, דרך הפקת הקישור ושליחתו ללקוח, ועד למה שהלקוח רואה על המסך ומה לעשות כשמשהו לא נראה כמצופה.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם מחרוזות המסך המדויקות, כך שמה שכתוב כאן הוא מה שתראו בפועל.

להלן רשימת הקישורים במדריך:

– יתרונות פורטל הלקוח של ביג בוס

– הפעלת התוסף פורטל לקוח

– שליחת קישור לפורטל ללקוח

– מה הלקוח רואה בפורטל

– חיפוש וסינון מסמכים בפורטל הלקוח

– ריטיינרים בפורטל הלקוח

– פתרון תקלות והודעות מערכת בפורטל הלקוח

– המדריך המלא לפורטל לקוחות

 

איך זה עובד?

שלושה צעדים, ואחר כך זה עובד לבד.

• מפעילים את התוסף: תפריט המשתמש ← פרופיל משתמש ← לשונית תוספים, ושם מדליקים את הכרטיס פורטל לקוח. ההסבר המלא, כולל מה קורה בהסרה: הפעלת התוסף פורטל לקוח.
• מעתיקים קישור מכרטיס הלקוח: בכרטיס הלקוח מופיע הכפתור קישור לפורטל לקוח. לחיצה עליו מעתיקה את הקישור ללוח, ומכאן הוא טקסט רגיל שאפשר לשלוח בכל ערוץ. אותו כפתור נגיש גם מכרטיס הריטיינר. הקישור קבוע – לחיצה חוזרת מחזירה את אותו קישור, כדי שקישורים שיצאו במיילים ישנים ימשיכו לעבוד.
• הכפתור יוצא לבד בכל מייל: כל מסמך שאתם שולחים במייל מהמערכת יוצא עם כפתור לפורטל הלקוח ושורת ההסבר פורטל הלקוח – סטטוס תשלומים והיסטוריית חשבוניות. אין מה לזכור ואין מה להדביק ידנית. הפירוט: שליחת קישור לפורטל ללקוח.

 

הכפתור קישור לפורטל לקוח בכרטיס הלקוח, באותה שורה עם סיווג כרטיס.

 

מה הלקוח רואה

הלקוח לוחץ על הקישור, והפורטל נפתח בדפדפן – בלי התקנה, בלי הרשמה ובלי סיסמה. בראש העמוד מופיעים שם החברה שלכם והלוגו שלכם (אם הוגדר לוגו בהגדרות החברה), ומתחתיהם שורת לקוח עם שם איש הקשר.

 

הפורטל בדסקטופ: לשוניות, כרטיס המסמכים עם מונה, ותגית סטטוס לכל שורה. גם הקבלות מופיעות, בסטטוס "הונפק".

 

• רשימת החשבוניות: כל המסמכים של אותו איש קשר, ממוינים מהחדש לישן, עם שם המסמך, התאריך, הסכום וסטטוס התשלום.
• חמישה סטטוסי תשלום: שולם, שולם חלקית, פתוח, ממתין לחיוב וחיוב נכשל. בתשלום חלקי מוצגת גם היתרה שנותרה.
• צפייה והורדה: כפתור הצג פותח את המסמך בצופה מובנה עם הדפסה והורדה, ואייקון ההורדה שומר קובץ PDF.
• חיפוש וסינון: לפי סוג מסמך, סטטוס תשלום, מקור מסמך, טווח תאריכים או טקסט חופשי. ראו חיפוש וסינון מסמכים בפורטל הלקוח.
• מותאם לנייד: ברוחב מסך צר הפורטל עובר לפריסת כרטיסים, עם כותרת ולשוניות דביקות.

 

אותה רשימה בנייד, בפריסת עמודה.

 

נקודה אחת שחשוב להכיר לפני שמסתמכים על הפורטל מול הלקוח: סטטוס התשלום נגזר מהיתרה הפתוחה של המסמך עצמו, ולא מיתרת הלקוח הכללית. קבלה שנרשמה ללקוח בלי לקשר אותה לחשבונית לא תשנה את הסטטוס, והחשבונית תמשיך להופיע כפתוחה. הסבר מלא: מה הלקוח רואה בפורטל.

 

מה הפורטל לא עושה

הפורטל הוא צפייה בלבד, וזו החלטת תכנון – היא מה שמאפשר לתת ללקוח גישה בלי סיסמה ובלי הרשמה. כדי שלא תבטיחו ללקוחות משהו שאינו קיים, הנה הגבולות המדויקים:

• בפורטל עצמו אין תשלום. הלקוח צופה ומוריד, ואינו מבצע פעולה כספית בתוך הרשימה. כפתור תשלום מופיע רק בצופה המסמך, ורק כשתוסף דפי תשלום פעיל, המסמך הוא חשבונית מס, ויש בו יתרה פתוחה.
• אין עדכון אמצעי תשלום. גם בכרטיס שירות שחיובו נכשל, ההנחיה ללקוח היא לפנות אליכם.
• רק מסמכים סופיים: חשבונית עסקה, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה וחשבונית זיכוי, וגם קבלות. קבלה מוצגת בסטטוס "הונפק", בלי יתרה. טיוטות ומסמכים מבוטלים אינם נחשפים ללקוח בשום מצב.
• אין כרטסת ואין יתרה כוללת. יש יתרה פתוחה לכל מסמך בנפרד, ולא סיכום אחד ללקוח.
• אין העלאת קבצים ואין התכתבות. זה אינו ערוץ תקשורת אלא תצוגה.
• הפורטל אינו שולח דבר. המיילים יוצאים מהמערכת, לא מהפורטל.
• כל לקוח רואה רק את עצמו. הסינון הוא לפי איש הקשר שהקישור שייך לו.

 

פורטל לקוחות וריטיינרים

ללקוחות שמנוהלים אצלכם בחיוב חוזר יש בפורטל שכבה נוספת: כרטיסי ריטיינר עם שם השירות, תאריך החיוב הבא, הסכום וסטטוס. לחיצה על כרטיס פותחת גם את סטטוס השירות ואת תדירות החיוב.

כאן חשוב לדעת בדיוק מה קונה מה, כי אלה שני דברים נפרדים ואחד אינו מקנה את השני:

• אין תוסף פורטל ואין מודול ריטיינר – אין פורטל בכלל.
• מודול ריטיינר בלי תוסף פורטל – החיוב החוזר עובד אצלכם פנימית, אבל אין קישור ללקוח.
• תוסף פורטל בלי מודול ריטיינר – יש פורטל עם המסמכים. כרטיסי ריטיינר יוצגו כלא פעילים, ורק אם קיימים מסמכי ריטיינר היסטוריים.
• שניהם פעילים – פורטל עם המסמכים וגם כרטיסי ריטיינר פעילים.

 

לשונית ריטיינרים בפורטל: שם השירות, תאריך החיוב הבא, הסכום ותגית הסטטוס.

 

ועוד כלל אחד שחוסך שאלות: ריטיינר שטרם הופק לו אף מסמך אינו מוצג בפורטל בכלל. הכרטיס יופיע מיד אחרי המסמך הראשון. הפירוט המלא: ריטיינרים בפורטל הלקוח.

 

מדוע לבחור בפורטל הלקוח של ביג בוס?

• פחות שיחות של תשלח לי שוב את החשבונית: הלקוח מוצא לבד כל מסמך שהוצאתם לו, גם משנה שעברה, בלי לפנות אליכם ובלי לחפש מייל ישן.
• שקיפות שמקדמת גבייה: כשהלקוח רואה מולו מה פתוח ומה שולם, השיחה על החוב מתחילה ממקום אחר. זה לא תחליף לתהליך גבייה מסודר, אבל זה מסיר ממנו חלק גדול מהחיכוך.
• בלי סיסמאות ובלי אפליקציה: כל חסם טכני שמוסר הוא לקוח נוסף שבאמת נכנס ומסתכל. קישור אחד, דפדפן, וזהו.
• המיתוג שלכם, לא של אף אחד אחר: שם החברה והלוגו שלכם בראש העמוד, בעיצוב נקי שנראה כמו חלק מהעסק שלכם.
• פרטיות מובנית: רק מסמכים סופיים, רק של אותו איש קשר, בלי טיוטות ובלי מסמכים מבוטלים. בכל כניסה המערכת מוודאת שהמנוי והתוסף פעילים, וכל כניסה נרשמת ביומן הפעילות.
• מתאים לעוסק פטור ולעוסק מורשה: התוסף מוצג לשני סוגי העסקים במסך התוספים.

 

התחילו עכשיו!

פורטל לקוחות עם התוסף פורטל לקוח של ביג בוס תוכנה לניהול עסק הופך את השאלה איפה החשבונית ומה נשאר לשלם לעמוד אחד שהלקוח פותח בעצמו.
מפעילים את התוסף במסך התוספים, מעתיקים קישור מכרטיס הלקוח – ומכאן זה כבר עובד לבד בכל מייל שיוצא.
פורטל לקוח הוא תוסף נפרד בתשלום; הפירוט מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על התוסף וכיצד להתאים אותו לצרכים של העסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.