חשבוניות מספקים מגיעות מכל הכיוונים: במייל, בוואטסאפ, ביד, ולפעמים שבועות אחרי שהעבודה נעשתה. בסוף החודש צריך לדעת למי שילמתם, כמה עוד נשאר לשלם ולמי, ולהעביר לרואה החשבון את כל ההוצאות עם המסמכים שלהן. כשהמידע מפוזר בין תיקיות, תיבת המייל והזיכרון, כל שאלה כזו לוקחת זמן, ותשלום שנשכח הוא ספק שמחכה לכסף שלו.
התוסף מעקב הוצאות של ביג בוס מרכז את כל הצד הזה של העסק: כרטיס לכל ספק, רישום של כל הוצאה עם הקובץ שקיבלתם, זיכויים מספקים, תשלומים לספקים, כולל שורת ניכוי במקור שנוספת לבד בתשלום מתוך הוצאה, ורשימה של מה שהגיע מועד התשלום שלו. מכל מה שנרשם נבנים לבד היתרה מול כל ספק, דוח המע״מ, דוח רווח והפסד והקבצים לרואה החשבון.
התוסף מתאים לכל עסק שמקבל חשבוניות מספקים: נותן שירות עם כמה הוצאות קבועות, בית מלאכה שקונה חומרים מכמה ספקים, או עסק שרואה החשבון שלו מבקש בכל חודש את כל ההוצאות. עוסק פטור שמחפש תוכנה לניהול הכנסות והוצאות יקבל כאן את צד ההוצאות, לצד הקבלות שהוא מפיק ללקוחות.
שימו לב: לעוסק פטור התוסף ללא עלות (בחבילת בייסיק בוס – עוסק פטור), ואם התפריט שלו לא מופיע, מדליקים אותו בכרטיס התוספים. בביזנס בוס ובבוסט בוס הוא כלול, ובבייסיק בוס לעוסק מורשה ולחברה הוא תוסף בתשלום, והפירוט בעמוד המסלולים. בתקופת הניסיון אפשר להדליק את התוסף בכרטיס התוספים. התוסף ניהול מלאי ורכש דורש שגם מעקב הוצאות יהיה פעיל.
אחד עשר מדריכים שמכסים את התוסף מקצה לקצה: מההקמה והספק הראשון, דרך רישום הוצאות, זיכויים ותשלומים, ועד היתרות, הדוחות והקבצים לרואה החשבון.
ארבעת הראשונים הם הבסיס שכדאי לקרוא לפני ההוצאה הראשונה: מה התוסף עושה, חשבונות הוצאה, כרטיס ספק ורישום הוצאה. שבעת האחרים מפרטים כל תהליך.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם שמות הכפתורים וההודעות כפי שהם מופיעים על המסך.
להלן רשימת הקישורים במדריך:
– מעקב הוצאות בביג בוס: מה התוסף עושה, ומה לא
– הקמה ראשונה: חשבונות הוצאה ומע״מ לזיכוי
– כרטיס ספק: תנאי תשלום, חשבון הוצאה ויתרת פתיחה
– רישום הוצאה מספק, שלב אחר שלב
– צירוף הקובץ מהספק להוצאה: PDF או תמונה
– חודש שיוך, אסמכתא ומס׳ הקצאה: מה כל שדה קובע
– זיכוי הוצאה מספק: רישום, קישור והשפעה על היתרה
– תשלום לספק: מתוך הוצאה, לכמה הוצאות יחד או בחלקים
– מה נשאר לשלם לספקים: הוצאות לתשלום ותזכורות
– יתרת ספק וכרטסת: איך קוראים אותן ומה שולחים לספק
– ההוצאות בדוח המע״מ, ברווח והפסד ובקבצים לרו״ח
הזמנות מספקים, קבלת סחורה למלאי וחשבוניות רכש שייכות לתוסף ניהול מלאי ורכש, והתהליך המלא מתואר במחזור הרכש המלא מול הספק. מחירי קנייה לכל פריט שומרים במחירון ספק. ספק יכול לשמש גם סוכן שמביא לקוחות: ספק כסוכן חיצוני. ועם ניהול פרויקטים משייכים הוצאה לפרויקט, והיא נכנסת לרווחיות שלו.
הבסיס של התוסף הוא רשימת הספקים. לכל ספק פותחים כרטיס, ובו שומרים את מה שחוזר בכל הוצאה ממנו: תנאי התשלום (מזומן או שוטף ועוד מספר ימים), חשבון ההוצאה הקבוע שלו, יתרת פתיחה, ואחוז ניכוי במקור עם תאריך תוקף האישור. בכרטיס ספק חדש בוחרים במפורש את חשבון ההוצאה, ובכל הוצאה בודקים אותו לפני שמירה.
מתנאי התשלום מחושב לבד המועד לתשלום של כל הוצאה מהספק. כשתוקף אישור הניכוי עבר, שמירת הכרטיס מציגה התראה, כדי שתעדכנו את התאריך. ספק שהפסקתם לעבוד איתו מעבירים ל"לא פעיל", וכל ההיסטוריה שלו נשארת. רשימת ספקים קיימת אפשר לייבא מקובץ אקסל.
בכרטיס של כל ספק רואים את היתרה מולו, את הכרטסת עם כל ההוצאות, התשלומים והזיכויים, ואת כל המסמכים שלו. את הכרטסת אפשר לייצא או לשלוח לספק במייל, וכפתור "יתרות ספקים" במסך הבית מציג את היתרות של כל הספקים, מהגבוהה לנמוכה.
"יתרות ספקים": כמה אתם חייבים לכל ספק, במסך אחד.
ארבעה שלבים. את השניים הראשונים עושים פעם אחת, ואת שני האחרונים בכל פעם שמגיעה הוצאה או שמשלמים.
מה שהגיע מועד התשלום שלו מוצג במסך הבית, בכרטיס "הוצאות לתשלום". הרשימה מראה כברירת מחדל את מה שמועד התשלום שלו הגיע; כדי לראות גם את מה שעוד לא הגיע, משנים את "תאריך אחרון" בסינון. ויום לפני כל מועד מופיעה התראה בפעמון.
רישום הוצאה: ספק, תאריכים, סכום, חשבון הוצאה והקובץ שקיבלתם.
תשלום מתוך הוצאה: שורת הניכוי במקור נוספת לבד לפי האחוז שבכרטיס הספק.
כל מה שנרשם בתוסף נכנס לדוחות לפי "חודש שיוך" של כל הוצאה, בלי הקלדה נוספת:
דוח תזרים מוכן אין בתוסף, אבל "הוצאות לתשלום" ו"שיקים לפרעון" הם חלק מהנתונים שמהם בונים אותו. איך מחברים אותם לתמונה אחת, במאמר על דוח תזרים מזומנים.
"דוח מע״מ": המע״מ מההוצאות, מחולק לציוד ונכסים קבועים ולתשומות אחרות.
כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:
מעקב הוצאות עם ביג בוס פירושו שכל הוצאה נרשמת פעם אחת, עם המסמך שלה, ומשם מגיעה לבד ליתרה מול הספק, לרשימת התשלומים ולדוחות.
כדאי להתחיל בארבעת המדריכים הראשונים ברשימה שלמעלה: מה התוסף עושה, חשבונות הוצאה, כרטיס ספק ורישום הוצאה.
הזמינות לפי מסלול מופיעה בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על הקמת הספקים וחשבונות ההוצאה בעסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
