הגדרות המסמכים: מה משנה כל לשונית בפרטי החברה

מסך אחד שקובע איך נראה כל מסמך

כל הצעה, תעודת משלוח וקבלה שיוצאות מהעסק נושאות את אותם פרטים: שם העסק, הכתובת ומספר העוסק, וכל סוג מסמך ממוספר ברצף משלו. בביג בוס כל אלה מגיעים ממסך אחד, "פרטי חברה". קובעים אותו פעם אחת, וכל מסמך שמופק אחר כך נבנה לפיו.

המדריך מסביר איך פותחים את המסך, מה יש בכל אחת מארבע הלשוניות, ואילו הגדרות כדאי לבדוק עוד לפני המסמך הראשון.

לפני שמתחילים. ההגדרות חלות על כל המסמכים של העסק ועל כל המשתמשים בו. שינוי שעושה אחד העובדים משפיע על המסמכים של כולם, ולכן כדאי להחליט מראש מי בעסק מעדכן אותן.

איך מגיעים להגדרות

1. פותחים את תפריט המשתמש
לוחצים על שם המשתמש בראש המסך. נפתח התפריט "הגדרות משתמש".

2. בוחרים "פרטי חברה"
נפתח מסך עם ארבע לשוניות: "פרטי חברה", "מספור מסמכים", "הגדרות תפעול" ו"הגדרת חשבונות". בטלפון השמות קצרים יותר: "פרטים", "מספור", "תפעול" ו"חשבונות".

תפריט המשתמש: "פרטי חברה" פותח את ההגדרות של כל המסמכים.

לשונית ראשונה: פרטי העסק

כאן ממלאים את פרטי העסק. שם העסק, הכתובת, הטלפון, המייל, האתר ומספר העוסק מודפסים מכאן בראש כל מסמך, ושם הבעלים מוצג כשם השולח במיילים ללקוחות. לכן שווה לבדוק כל שדה לפני ההפקה הראשונה. מה בדיוק מופיע על המסמך מוסבר במדריך לוגו ופרטי העסק במסמך: מה מופיע בכל מסמך שמופק.

הכתובת שבשדה "מייל" משמשת גם להעתק של המיילים ללקוחות, כשהאפשרות הזו מסומנת. מתחת לפרטים יש אזור נפתח, "פרטי חברה (באנגלית)", שממלאים רק כשמפיקים מסמכים באנגלית: מסמכים באנגלית: פרטי העסק באנגלית ומתי האפשרות מופיעה.

אחרי שהופק המסמך הראשון, השדות "סוג העסק" ו"סוג עוסק", וגם ח״פ ומספר העוסק, ננעלים במסך. לכן כדאי לוודא אותם לפני שמתחילים להפיק.

לשונית שנייה: מספור מסמכים

בלשונית יש שדה לכל סוג מסמך, ועוד שדה ל"הפקדה". המספר שבשדה קובע מאיזה מספר יתחיל המסמך הראשון מאותו סוג. מהמסמך השני והלאה המספור רץ לבד: כל מסמך מקבל את המספר הגבוה ביותר מאותו סוג ועוד אחד, גם אם משנים את השדה אחר כך.

כשמפיקים את המסמך הראשון מסוג מסוים, נפתח החלון "עדכון מספר התחלתי", ובו אפשר לשנות את המספר של המסמך הזה, לפני שהרצף מתחיל. ההסבר המלא במדריך המסמך הראשון: לקוח, פריט ומספר התחלתי.

בעוסק פטור, במחשב, אין בלשונית שדות לחשבונית מס, לחשבונית מס קבלה ולחשבונית זיכוי, כי עוסק פטור אינו מפיק אותן.

"מספור מסמכים": שדה לכל סוג מסמך, ועוד שדה להפקדה.

לשונית שלישית: הגדרות תפעול

זו הלשונית הארוכה, והיא מחולקת לסעיפים. בראשה "הגדרות עבודה שוטפת", שקובעות איך נפתח כל מסמך חדש:

• "סוג מע״מ להפקת מסמך": סוג המע״מ שמוצע במסמך הכנסה חדש. בעוסק פטור השדה נעול על "ללא".
• "עגל סכומים באופן אוטומטי": בכל מסמך חדש התיבה "עיגול אגורות" כבר מסומנת.
• "לכלול חשבונית עסקה ביתרת הלקוח": יתרת הלקוח כוללת גם חשבוניות עסקה.
• "הנחת כרטיס תעודכן בשורות מסמך": מסומנת, ההנחה שבכרטיס הלקוח נכנסת לכל שורה. לא מסומנת, היא נכנסת כהנחה על המסמך כולו.
• "הוספת פריטים באופן אוטומטי": שורה עם מק״ט חדש יוצרת פריט חדש ברשימת הפריטים בזמן ההפקה.
• "הסתר מחירים במסך תעודות משלוח והחזרה": בתעודת משלוח ובתעודת החזרה לא רואים במסך מחירים, הנחות וסכומים, גם לא כשבוחרים פריט מהרשימה. מתאים כשמישהו עומד ליד המסך בזמן ההפקה. ההדפסה נקבעת בנפרד, בתיבה "הדפס תעודות משלוח ללא סכום".

"הגדרות עבודה שוטפת": ברירות המחדל של כל מסמך חדש.

שתי ההגדרות "לכלול חשבונית עסקה ביתרת הלקוח" ו"הנחת כרטיס תעודכן בשורות מסמך" לא מופיעות בטלפון, ואת שתיהן משנים מהמחשב.

כשהמחירים מוסתרים, גם תעודה שמורה נפתחת בלי סכומים, והכפתור "חתימת לקוח" נשאר במקומו. ברשימת המסמכים הסכומים עדיין מוצגים, ובחשבונית ובשאר סוגי המסמכים המחירים מוצגים כרגיל. שימו לב: במסך התעודה אין שדה מחיר. פריט שיש לו מחיר מקבל אותו בשורה כרגיל, אבל שורה חופשית או פריט בלי מחיר נשמרים במחיר 0, והמחיר 0 עובר גם לחשבונית שמפיקים מהתעודה. לכן כדאי לבדוק את המחירים בחשבונית לפני ההפקה.

שאר הסעיפים בלשונית מוסברים כל אחד במדריך משלו: שליחה במייל במייל ללקוח: העתק לעצמי, לרואה החשבון וקובץ מצורף, הדפסה בהגדרות הדפסה: מחירים, יתרת לקוח ותאריך לתשלום, לוגו בלוגו ופרטי העסק במסמך: מה מופיע בכל מסמך שמופק והערות בהערות קבועות לסוג מסמך והערות מובנות. תיבה ששייכת לתוסף שאינו פעיל אצלכם מוצגת מושבתת.

לשונית רביעית: הגדרת חשבונות

הלשונית "הגדרת חשבונות" מופיעה רק אחרי שפרטי החברה נשמרו בפעם הראשונה. היא שייכת להנהלת החשבונות ולייצוא לרואה החשבון, והמדריכים כאן לא עוסקים בה.

מה לבדוק לפני המסמך הראשון

• פרטי העסק מלאים ונכונים, כולל המייל.
• סוג העוסק ומספר העוסק נכונים, כי אחרי המסמך הראשון הם ננעלים במסך.
• המספר ההתחלתי של כל סוג שתפיקו, אם אתם ממשיכים מספור ממערכת קודמת.
• הלוגו הועלה, ותיבות המייל וההדפסה מסומנות כמו שאתם רוצים.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.