הגדרות הדפסה: מחירים, יתרת לקוח ותאריך לתשלום

מה יודפס על המסמך, ומה יישאר בחוץ

יש מסמכים שעדיף להוציא בלי מחירים, למשל תעודת משלוח שהנהג מוסר במחסן של הלקוח. ויש פרטים שעדיף שיופיעו, כמו היתרה הכוללת של הלקוח או התאריך שעד אליו צריך לשלם. חמש תיבות ב"הגדרות הדפסה" קובעות את זה מראש, לכל המסמכים של העסק.

ההגדרות משפיעות על קובץ ה-PDF של המסמך: מה שמודפס, מה שיורד ומה שנשלח ללקוח. בחשבון חדש כל חמש התיבות לא מסומנות.

איפה ההגדרות

ב"פרטי חברה" עוברים ללשונית "הגדרות תפעול", לסעיף "הגדרות הדפסה". כל תיבה מתוארת כאן לפי הסדר שבמסך.

"הגדרות הדפסה": חמש תיבות שקובעות מה מודפס במסמך.

תאריך לתשלום

כשהתיבה "הדפס תאריך לתשלום" מסומנת, מודפס במסמך "לתשלום עד:" עם תאריך, במקום השורה "תנאי תשלום:". זה קורה רק בחשבונית עסקה ובחשבונית מס. כך הלקוח רואה תאריך מפורש ולא רק את תנאי התשלום.

יתרת הלקוח במסמך

לקוח שמקבל מסמך רואה בדרך כלל רק את הסכום של המסמך הזה. כשמודפסת עליו גם היתרה, הוא רואה כמה הוא חייב לעסק בסך הכול, וזה חוסך שיחות של "כמה אני עוד חייב?".

כשהתיבה "הדפס יתרה בכרטיס" מסומנת, מודפסת במסמך השורה "יתרה בכרטיס:" עם היתרה של הלקוח. ביתרה שמודפסת בזמן ההפקה נוסף הכיתוב "כולל מסמך זה", כדי שיהיה ברור שהמסמך הנוכחי כבר בפנים. ליד התיבה מופיעה ההערה "עבור לקוחות רשומים בלבד". הפירוט:

• באילו מסמכים: חשבונית מס וחשבונית מס קבלה. בחשבונית עסקה היתרה מודפסת רק כשההגדרה "לכלול חשבונית עסקה ביתרת הלקוח" מסומנת.
• מתי לא: במסמך ל"לקוח מזדמן", שאין לו כרטיס, במסמך באנגלית שאחוז המע״מ בו 0, ובמסמך שסכומו 0.

ההגדרה "לכלול חשבונית עסקה ביתרת הלקוח" נמצאת באותה לשונית, בסעיף "הגדרות עבודה שוטפת", ומוסברת בהגדרות המסמכים: מה משנה כל לשונית בפרטי החברה.

הזמנה ותעודת משלוח בלי מחירים

"הדפס הזמנות ללא סכום" קובעת שהזמנה מודפסת כברירת מחדל בלי מחירים. כשהתיבה מסומנת, הורדה או הדפסה של הזמנה מתוך המסמך פותחות שאלה עם שתי אפשרויות, "הצג מחיר" או "הצג ללא מחיר", וכך אפשר לחרוג מברירת המחדל במסמך מסוים.

"הדפס תעודות משלוח ללא סכום" עושה את אותו הדבר בתעודת משלוח ובתעודת החזרה. מתחת לתיבה מופיעה ההערה "תעודות משלוח עם סכום אפס יודפסו תמיד ללא מחיר": תעודה שסכומה 0 תצא בלי מחירים גם כשהתיבה לא מסומנת.

כשאחת משתי התיבות מסומנת, השאלה מגיעה כבר בהפקה. בחלון האישור של הזמנה חדשה מופיעה התיבה "להדפיס הזמנה ללא מחיר", ובתעודת משלוח חדשה התיבה "להדפיס תעודה ללא מחיר", והיא מסומנת מראש. מי שמבטל את הסימון מפיק את המסמך הזה עם מחירים. הבחירה נשמרת במסמך, והיא גם התשובה שמוצעת מראש בשאלה שנפתחת בהורדה או בהדפסה מאוחרת יותר. בתעודת החזרה אין שאלה כזו בהפקה.

כך, למשל, הנהג מקבל תעודת משלוח בלי מחירים, ואת אותה תעודה עם המחירים אפשר להפיק ללקוח עצמו.

התיבות האלה קובעות רק מה מודפס. כדי שגם במסך לא יראו מחירים בזמן שמפיקים תעודת משלוח או תעודת החזרה, יש בהגדרות העבודה השוטפת את התיבה "הסתר מחירים במסך תעודות משלוח והחזרה", שמוסברת בהגדרות המסמכים.

פרטי הפרויקט

"הדפס פרטי הפרויקט" מוסיפה למסמך טבלה בשם "פרטי הפרויקט", עם הפרויקט שהמסמך משויך אליו. התיבה דורשת את תוסף הפרויקטים, ובלעדיו היא מוצגת מושבתת.

הסיכום בטבלה

מה עוד מופיע בכל מסמך, בלי קשר לתיבות האלה: לוגו ופרטי העסק במסמך: מה מופיע בכל מסמך שמופק. כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.