הערות קבועות לסוג מסמך והערות מובנות

הטקסט שחוזר בכל מסמך, בלי להקליד אותו שוב

תנאי תשלום, פרטי חשבון בנק להעברה, תנאי אחריות או זמן אספקה: אלה משפטים שבעל עסק כותב שוב ושוב בתחתית המסמכים. כשמקלידים אותם כל פעם מחדש, הנוסח משתנה ולפעמים נשכח. בביג בוס יש לזה שני כלים: הערה קבועה, שנכנסת לבד לכל מסמך חדש מסוג מסוים, והערות מובנות, ספרייה של נוסחים שמוסיפים למסמך כשצריך.

המדריך מסביר מתי משתמשים בכל כלי, איך מגדירים אותו, ואיך ההערה נראית במסמך שמופק.

הערה קבועה: לכל מסמך מסוג מסוים

הערה קבועה מתאימה לטקסט שצריך להופיע בכל מסמך מאותו סוג, למשל תנאי התשלום בכל חשבונית עסקה. הערות קבועות קיימות לחמישה סוגי מסמכים בלבד: הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, חשבונית עסקה וחשבונית מס.

1. פותחים את ההגדרה
ב"פרטי חברה" עוברים ללשונית "הגדרות תפעול" וגוללים לסעיף "הערות קבועות למסמכים".

2. כותבים את הטקסט
לכל סוג יש שדה משלו: "הערות להצעת מחיר", "הערות להזמנה", "הערות לתעודת משלוח", "הערות לחשבונית עסקה" ו"הערות לחשבונית מס". שדה שנשאר ריק פשוט לא מוסיף דבר.

3. שומרים, ופותחים מסמך חדש
מעכשיו, בכל מסמך חדש מהסוג הזה הטקסט כבר נמצא בשדה ההערות, עוד לפני שבחרתם לקוח. אפשר לערוך או למחוק אותו במסמך מסוים לפני ההפקה.

"הערות קבועות למסמכים": שדה אחד לכל אחד מחמשת הסוגים.

מה חשוב לדעת:

• שינוי חל רק קדימה. הטקסט מועתק למסמך ברגע שנפתח, ולכן שינוי בהגדרה לא משנה מסמכים שכבר קיימים.
• אין כפילות. בשכפול מסמך או ביצירת מסמך המשך ההערה הקבועה לא נוספת פעם שנייה.
• בשאר הסוגים אין הערה קבועה. בחשבונית מס קבלה, קבלה, חשבונית זיכוי, תעודת החזרה, החזר תקבול ותעודת ביצוע משתמשים בהערות מובנות.

הערות מובנות: ספריית נוסחים

הערה מובנת מתאימה לטקסט שחוזר רק בחלק מהמסמכים, למשל תנאי אחריות למוצר מסוים. שומרים את הנוסח פעם אחת, ומוסיפים אותו לכל סוג מסמך כשצריך.

1. פותחים את הרשימה
בתפריט "הגדרות מערכת" בוחרים "הערות מובנות". נפתח המסך "רש' הערות מובנות", עם העמודות "שם" ו"תאור".

2. יוצרים הערה
לוחצים "חדש". בכרטיס "פרטי הערה מובנת" ממלאים את "שם ההערה", שם קצר שיעזור למצוא אותה, ואת "תאור", שהוא הטקסט עצמו. השם הוא שדה חובה. השדה "מצב כרטיס" מגיע במצב "פעיל". לוחצים "שמירת שינויים".

"פרטי הערה מובנת": שם לחיפוש, והטקסט עצמו בשדה "תאור".

מוסיפים הערה מובנת למסמך

1. באזור "הערות במסמך"
בטופס המסמך, באזור "הערות במסמך", לוחצים "הוספת הערה מובנת". הכפתור פעיל רק כשהמסמך פתוח לעריכה, כלומר לפני ההפקה.

2. בוחרים מהרשימה
נפתחת הרשימה "רש' הערות מובנות". מסמנים הערה אחת ולוחצים "בחר הערה". כדי להוסיף כמה הערות, חוזרים על הפעולה לכל אחת. אם הנוסח שצריך עוד לא קיים, הכפתור "חדש" שבחלון יוצר הערה ומוסיף אותה מיד.

הבורר בתוך המסמך: מסמנים הערה ולוחצים "בחר הערה".

3. הטקסט נוסף בסוף
ההערה המובנת לא מחליפה את מה שכבר כתוב. היא נוספת בסוף שדה ההערות, בשורה חדשה, גם אחרי ההערה הקבועה.

ההערה הקבועה בשורה הראשונה, וההערה המובנת שנוספה אחריה.

איך ההערות נראות במסמך

במסמך שמופק, ההערות מודפסות מתחת לטבלת הסכומים, תחת הכותרת "הערות:", ומעל שורת "חתימה:" של הלקוח. מה עוד מופיע בכל מסמך: לוגו ופרטי העסק במסמך: מה מופיע בכל מסמך שמופק.

הערה מובנת שכבר לא צריך מוחקים מהרשימה. לפני המחיקה מופיעה השאלה "האם ברצונך למחוק את ההערה המובנת ?". מסמכים שכבר הופקו עם הטקסט שלה לא משתנים.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.