ארכיון קבצים: צירוף קבצים לכרטיס לקוח, לפריט ולמסמך

הקובץ שמור ליד הלקוח, ולא בתיקייה במחשב

חוזה חתום, צילום של תעודת משלוח שהלקוח חתם עליה, תמונה של מוצר או מסמך שקיבלתם מספק: קבצים כאלה נוטים להתפזר בין המייל, הטלפון ותיקיות במחשב. בביג בוס אפשר לצרף אותם ישירות לכרטיס הלקוח, לכרטיס הפריט או למסמך עצמו, וכך הם נמצאים בדיוק במקום שבו מחפשים אותם.

המדריך מסביר איפה נמצא הארכיון, איך מעלים, מורידים ומוחקים קובץ, ומה שונה בין המחשב לטלפון.

לאן אפשר לצרף קבצים

הכפתור "ניהול קבצים" מופיע בכרטיס לקוח, בכרטיס ספק, בכרטיס ליד, בכרטיס עובד, בכרטיס פריט ובמסמך שהופק. בכל אחד מהם הארכיון נפרד: קובץ שצירפתם ללקוח מופיע בכרטיס הלקוח, וקובץ שצירפתם להצעה מסוימת מופיע בהצעה הזו.

אפשר לצרף כל סוג קובץ, למשל PDF, תמונה או קובץ אקסל. מעלים קובץ אחד בכל פעם.

מעלים קובץ

1. פותחים את הארכיון
בכרטיס או במסמך לוחצים "ניהול קבצים". נפתח החלון "קבצים בארכיב", ובראשו האזור "הוספת קובץ חדש". כשעוד לא צורפו קבצים, הרשימה שמתחת ריקה ומופיע בה "לא נמצאו נתונים להצגה".

2. בוחרים קובץ
לוחצים "בחירת קובץ" ובוחרים את הקובץ מהמחשב. עד שבוחרים מופיע "לא נבחר קובץ", ואחרי הבחירה מוצג שם הקובץ עם סימן X להסרה, למקרה שבחרתם קובץ לא נכון.

אחרי הבחירה: שם הקובץ מוצג, ו"העלאת קובץ" שומר אותו.

3. מעלים
לוחצים "העלאת קובץ". הקובץ נוסף לרשימה שמתחת, עם שם הקובץ, הגודל שלו וה"מועד ארכוב", כלומר התאריך שבו הועלה.

הקובץ ברשימה: "הורד" מוריד אותו, וסמל הפח מוחק אותו.

מורידים ומוחקים

• הורדה: הכפתור "הורד" שבשורת הקובץ מוריד אותו למחשב או לטלפון.
• מחיקה: סמל הפח שבשורה פותח את השאלה "האם ברצונך למחוק את הקובץ בארכיב?". אחרי האישור הקובץ נמחק לגמרי, ואי אפשר לשחזר אותו. לכן כדאי למחוק רק קובץ שבטוח לא צריך, או שיש לו עותק במקום אחר.

איך מוצאים קובץ שצורף

כל קובץ יושב בכרטיס או במסמך שאליו צירפתם אותו, ושם מחפשים אותו. כדי למצוא חוזה של לקוח, פותחים את כרטיס הלקוח ולוחצים "ניהול קבצים". כדי למצוא קובץ שצורף להצעה מסוימת, מאתרים את ההצעה ברשימת המסמכים ופותחים בה את הארכיון. איך מאתרים מסמך: העתקי מסמכים: חיפוש, סינון, ייצוא לאקסל והורדה מרובה. כדאי לתת לקבצים שמות ברורים לפני ההעלאה, כי שם הקובץ הוא מה שמופיע ברשימה.

קבצים במסמך: מתי הכפתור מופיע

במחשב, הכפתור "ניהול קבצים" מופיע במסמך רק אחרי שהמסמך הופק. בטופס של מסמך חדש או של טיוטה הוא לא מוצג. בטלפון יש אייקון של תיקייה בראש המסמך: הוא מופיע גם בטיוטה שנשמרה, אבל לא במסמך חדש שעוד לא נשמר. בטלפון החלון "קבצים בארכיב" נפתח על כל המסך, עם אותם כפתורים לבחירה ולהעלאה.

בטלפון: אייקון התיקייה בראש הטיוטה פותח את הארכיון שלה.

רעיונות לשימוש

• בכרטיס הלקוח: הסכם עבודה, טופס הזמנה שהלקוח מילא, או התכתבות שחשוב לשמור.
• בכרטיס הפריט: תמונה של המוצר, מפרט טכני או תעודת אחריות של היצרן.
• במסמך שהופק: צילום של תעודת משלוח עם חתימת הלקוח, או קובץ שהלקוח שלח כאישור להצעה.
• בכרטיס הספק: מחירון או הצעה שקיבלתם ממנו.
• בכרטיס העובד: טופס או אישור שחשוב לשמור יחד עם שאר הפרטים שלו.

על המושג הרחב יותר, ומה ההבדל בין תיקיית קבצים לבין ארכיון מסודר, אפשר לקרוא במאמר ניהול ארכיון דיגיטלי.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.