פורטל לקוחות מול אזור אישי ופורטל רואה חשבון: מי נכנס לאן

פורטל לקוחות הוא המקום שבו הלקוח שלכם רואה את המסמכים שהוצאתם לו. אזור אישי הוא הכניסה של אדם לחשבון של עצמו: בבנק, באתר רשות המסים או בתוכנה שבה הוא עובד. ויש שם שלישי שנשמע דומה, “פורטל רואה חשבון” או “פורטל מייצגים”, שהוא הדרך שבה מי שמטפל בספרים או בתיק המס שלכם ניגש לנתונים.

הבלבול מובן. יש מי שכותב שפורטל לקוחות ואזור אישי הם שני שמות לאותו דבר, ובחיפוש “אזור אישי” עולים בעיקר מסכי כניסה של בנקים ושל רשות המסים. המאמר הזה מעמיד פורטל לקוחות מול אזור אישי, מוסיף את השם השלישי, ומפריד ביניהם לפי שאלה אחת: מי נכנס, ולמה. אם אתם רק מתחילים, המדריך פורטל לקוחות לעסק קטן מסביר מה זה, מה הלקוח רואה ומתי זה משתלם.

שלושה שמות, שלושה אנשים: טבלת ההבדלים

במדריך הראשי מנינו בקצרה ארבעה סוגים של “פורטל”. כאן נכנסים לעומק של שלושה, כי כולם נוגעים באותם מסמכים.

השורה שמכריעה היא “מה עושים שם”. כשמישהו יכול לבצע פעולה בשמכם, לשלם, לעדכן פרטים או להגיש דוח, חייבת להיות הזדהות. כשמישהו רק צופה במסמכים שכבר הוצאתם לו, אפשר להסתפק בהרבה פחות.

אזור אישי: הכניסה שלכם לחשבון של עצמכם

אזור אישי שייך תמיד למי שנכנס אליו. בבנק, בחברת האשראי או אצל ספק התקשורת, זה המקום שבו הלקוח של אותו גוף מעדכן אמצעי תשלום, משלם או בודק את החשבון שלו. בגלל זה הכניסה מחייבת הזדהות.

גם המדינה עובדת כך. לפי דף השירות של רשות המסים, באזור האישי באתר הרשות אפשר לבצע פעולות אישיות, לקבל מידע ולפתוח פניות. הוא פתוח לשכירים, לעצמאים ולמייצגים, אחרי רישום מראש. האזור האישי הממשלתי מרכז מידע אישי ועסקי ממשרדי הממשלה, והכניסה אליו דורשת הזדהות אחרי הרשמה חד פעמית.

כשמישהו מציע לכם “אזור אישי ללקוחות”, הוא בדרך כלל מתכוון לבנות דבר כזה באתר שלכם: מסך כניסה עם שם משתמש וסיסמה או קוד חד פעמי. השאלה היא אם הלקוח שלכם באמת צריך לעשות שם משהו. אם כל מה שהוא צריך הוא לראות את המסמכים שלו ומה עוד פתוח, אזור אישי עם הרשמה הוא יותר ממה שנדרש.

והלקוח שלכם אף פעם לא נכנס לאזור האישי שלכם. מה שהוא צריך לראות מגיע אליו במייל או בפורטל.

פורטל רואה חשבון ופורטל מייצגים: גם אלה שני דברים

“פורטל רואה חשבון” משמש בשוק בשני כיוונים הפוכים. בתוכנות להנהלת חשבונות זו בדרך כלל כניסה שבעל העסק נותן לרואה החשבון, כדי שיראה את המסמכים, ההוצאות והדוחות בלי לבקש קבצים במייל. אצל משרדי רואי חשבון זה לא פעם ההפך: מערכת של המשרד, שבה הלקוח שלהם, כלומר אתם, מעלה מסמכים.

“פורטל מייצגים” הוא כבר דבר שלישי: המערכות הממשלתיות שדרכן מייצג מורשה פועל בשמכם. לפי רשות המסים, להירשם במאגר המייצגים יכולים רק רואי חשבון מוסמכים, יועצי מס מורשים ועורכי דין. אחרי הרישום הם מעבירים לרשות ייפוי כוח של לקוחות ומבצעים בשמם פעולות בענייני מס הכנסה, מע״מ וניכויים. הרישום עצמו נעשה עם כרטיס חכם.

הרשות גם מאפשרת ליחידים ולתאגידים לתת הרשאה לגורמים שיפעלו מטעמם בפעולות דיגיטליות שהוגדרו מראש. בביטוח הלאומי יש מערכות מייצגים משלו: מערכת המייצגים בגמלאות, למשל, מיועדת לעורכי דין שמייצגים לקוחות. מי מאנשי המקצוע נחשב בכלל מייצג, ומה הוא עושה בפועל, פירטנו במדריך נפרד.

המשותף לשניהם: אף אחד מהם אינו המקום שבו הלקוח שלכם רואה את המסמכים שהוצאתם לו.

מה אתם באמת צריכים, לפי השאלה שחוזרת אליכם

• “תשלחו לי שוב את החשבונית” או “מה עוד פתוח?” – הלקוח צריך לראות. זה פורטל לקוחות, ומספיק שיהיה לצפייה.
• “תעבירו לי את המסמכים של התקופה”, מרואה החשבון – רואה החשבון צריך גישה או עותק: משתמש משלו בתוכנה, העתק אוטומטי במייל או ייצוא קבצים. לא פורטל לקוחות.
• “צריך להגיש, לשלם או לבקש אישור מהרשות” – זה האזור האישי שלכם ברשות המסים, או מייצג שפועל בשמכם עם ייפוי כוח.
• “הלקוח צריך לשלם או לעדכן כרטיס בעצמו” – כאן כבר מדובר בפעולה, ופורטל צפייה לא יספיק. צריך כלי תשלום, או אזור אישי עם הזדהות.

בעסק קטן שעובד עם רואה חשבון, שתי השאלות הראשונות חוזרות שוב ושוב, וכל אחת נפתרת בכניסה אחרת.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

אותו מסמך, שלוש כניסות

הנה החיבור שכמעט אף מדריך לא עושה: שלוש הכניסות עוסקות באותם מסמכים, אבל כל אחת מציגה חלק אחר מהם.

• אתם – רואים את התמונה המלאה: טיוטות, מסמכים מבוטלים, כל הלקוחות והיתרות. זו הכניסה היחידה שבה עובדים על הספרים.
• הלקוח – בפורטל לקוח של ביג בוס הוא רואה רק מסמכים סופיים שהוצאתם לאיש הקשר שלו: חשבוניות, עם סטטוס תשלום לכל אחת, וגם קבלות, בסטטוס “הונפק”. טיוטות, מסמכים מבוטלים ומסמכים של לקוחות אחרים לא מגיעים אליו.
• רואה החשבון – מקבל את מה שהוא צריך כדי לעבוד: משתמש משלו בתוך המערכת, או העתק של כל מסמך שיוצא במייל.

מכאן כלל אצבע פשוט: אל תתנו ללקוח את הכניסה שלכם, ואל תתנו לרואה החשבון את הקישור של הלקוח. לכל אחד יש דלת שנבנתה בשבילו.

איך ביג בוס עוזרת לתת לכל אחד את הכניסה הנכונה, ומה היא לא עושה

• הכניסה שלכם – אתם ומי שעובד איתכם נכנסים לביג בוס עם שם משתמש וסיסמה.
• הכניסה של רואה החשבון – במסך ההגדרות, בלשונית “הגדרות תפעול”, בסקשן “הגדרות רואה חשבון”, מגדירים לרו״ח שם משתמש, סיסמה ודוא״ל. הוא נכנס דרך אותו מסך כניסה ולא מופיע ברשימת העובדים, והצ׳קבוקס “שלח העתק לרואה חשבון” מוסיף אותו כהעתק למיילים של המסמכים. הרשאת רו״ח מופיעה ברשימת היכולות של שלושת המסלולים. הפירוט: ייצוא לרואה חשבון והעתק לרואה החשבון במייל.
• הכניסה של הלקוח – פורטל לקוח (תוסף נפרד בתשלום) נותן לכל לקוח קישור אישי שנפתח בדפדפן, בלי התקנה, הרשמה או סיסמה. בראש העמוד שם העסק שלכם והלוגו שלכם, אם הגדרתם לוגו, ובתחתית הכיתוב “מופעל באמצעות” עם הלוגו של ביג בוס. כל מסמך שיוצא במייל מגיע עם כפתור “לפורטל הלקוח”. הסיור המלא: מה הלקוח רואה בפורטל.

מה היא לא עושה: הפורטל הוא צפייה בלבד: אין בו תשלום, עדכון כרטיס, העלאת קבצים או התכתבות, ואין ללקוח אזור אישי עם הרשמה. הוא מוצג בעברית בלבד, גם כשהמסמך נשלח באנגלית. לרואה החשבון אין תפקיד ייעודי עם הרשאות מוגבלות: הוא נכנס בהרשאה של עובד. ביג בוס גם לא מחליפה את האזור האישי שלכם ברשות המסים ולא רושמת מייצגים. פורטל הלקוח לא נדלק אוטומטית, גם לא בתקופת הניסיון, אבל אפשר להפעיל ולנסות אותו גם בה, בהדלקה ידנית במסך התוספים. המחיר מופיע בעמוד המסלולים.

למה בעלי עסקים מחלקים את הכניסות בביג בוס: כי כל אחד מקבל רק את הדלת שלו. הלקוח מקבל קישור לפורטל עם המסמכים שלו בלבד (פורטל הלקוח הוא תוסף נפרד בתשלום), רואה החשבון מקבל משתמש משלו או העתק של כל מסמך במייל, והסיסמה שלכם נשארת אצלכם. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

שאלות נפוצות

האם פורטל לקוחות ואזור אישי ללקוחות הם אותו דבר?
לא תמיד. יש מי שמשתמש בשני השמות לאותו מסך, אבל ההבדל המעשי הוא מה הלקוח יכול לעשות. אזור אישי דורש הזדהות, כי מבצעים בו פעולות. פורטל לצפייה במסמכים יכול להיפתח מקישור אישי, כמו פורטל לקוח של ביג בוס.

אפשר לתת לרואה החשבון את הקישור לפורטל של לקוח?
לא כדאי. הקישור שייך לאיש קשר אחד ומציג רק את המסמכים שלו. לרואה החשבון מגדירים משתמש משלו, או העתק אוטומטי של המסמכים במייל.

האם פורטל הלקוח מוצג גם באנגלית?
לא. פורטל הלקוח של ביג בוס מוצג בעברית בלבד. כשמסמך נשלח באנגלית, רק הכפתור במייל מופיע כ-“Open client portal”, והוא מוביל לאותו פורטל.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

• פורטל לקוחות לעסק קטן — מה זה, מה הלקוח רואה ומתי זה משתלם.
• ריטיינר ופורטל לקוחות — מה הלקוח רואה על החיוב החוזר שלו.
• גישת לקוח בלי סיסמה — איך נכנסים מקישור אישי, ומה שומר עליו.
• מה הלקוח רואה בפורטל — סיור במסך, אזור אחר אזור.
• ייצוא לרואה חשבון ומבנה אחיד — מה הרו״ח מקבל, ואיך.
• פורטל לקוחות ביג בוס — התוסף, המדריכים וההפעלה.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.