כיצד לשכפל מסמך קיים

שכפול מסמך, צעד אחר צעד

1. מאתרים את המסמך המקורי
ברשימת המסמכים, למשל ב"העתקי מסמכים". איך מחפשים ומסננים: העתקי מסמכים: חיפוש, סינון, ייצוא לאקסל והורדה מרובה.

2. לוחצים על השכפול
במסמך עצמו הכפתור "שכפול מסמך" נמצא בתחתית המסמך. אפשר גם בלי לפתוח אותו: בתפריט השורה שברשימה בוחרים "שכפול". באילו סוגי מסמכים השכפול מופיע תלוי בסוג המסמך.

3. מאשרים
מופיעה השאלה "האם ברצונך לשכפל את המסמך?". בחשבונית מס קבלה מופיעה גם ההודעה "לידיעתך - שורות התקבול לא ישוכפלו".

4. בודקים את העותק
נפתח מסמך חדש מאותו סוג, עם הלקוח, השורות וההערות של המסמך המקורי. העותק עוד לא נשמר, כך שעד ההפקה או השמירה כטיוטה אפשר לשנות בו הכול. עוברים על הכמויות, המחירים והתיבה "עיגול אגורות", ומשנים מה שצריך.

5. מפיקים, או שומרים כטיוטה
לוחצים "הפקת מסמך" כמו בכל מסמך, או שומרים את העותק כטיוטה ומפיקים אותו מאוחר יותר.

מה עובר לעותק, ומה לא

• עובר: הלקוח, השורות וההערות. הערה קבועה מופיעה בעותק פעם אחת, בלי כפילות.
• מתחדש: התאריך הוא תאריך היום, והמספר הוא המספר הבא ברצף של הסוג.
• לא עובר: שורות התקבול, האסמכתא וחתימת הלקוח.

אם פתחתם עותק ואתם לא צריכים אותו, פשוט יוצאים. מופיעה השאלה "האם ברצונך לצאת ללא שמירה?", ואחרי אישור לא נשמר שום מסמך.

טיוטה: שומרים לפני שמפיקים

1. שומרים כטיוטה
בתחתית טופס המסמך לוחצים "שמירה בסטטוס טיוטה" (בטלפון: "שמירה כטיוטה"), ומאשרים את השאלה "האם ברצונך לשמור את המסמך בסטטוס טיוטה?". האפשרות קיימת בכל סוגי המסמכים חוץ מקבלה, החזר תקבול וחשבונית מס קבלה, באותו כלל במחשב ובטלפון.

2. ממשיכים לעבוד עליה
טיוטה מקבלת מספר זמני שלילי, למשל 1-, ונשארת פתוחה לעריכה. היא לא נספרת בספירת המסמכים של המנוי עד שמפיקים אותה. כדי למצוא טיוטות, מסמנים "טיוטה בלבד" ברשימת המסמכים.

3. מפיקים
פותחים את הטיוטה ולוחצים "הפקת מסמך". אחרי האישור היא הופכת למסמך סופי ומקבלת את המספר הבא ברצף של הסוג שלה.

טיוטה בטלפון: מספר זמני שלילי, והכפתור "שמירה כטיוטה".

טיוטה שכבר לא צריך מבטלים כמו כל מסמך. ביטול של טיוטה מוחק אותה, ומופיעה ההודעה "הטיוטה בוטלה בהצלחה".

מתי שכפול ומתי טיוטה

• שכפול מתאים כשמסמך דומה כבר קיים: אותו לקוח מזמין שוב, או לקוח אחר צריך שורות דומות. אחרי השכפול מחליפים את הלקוח או את הכמויות ומפיקים.
• טיוטה מתאימה כשהמסמך עוד לא סגור: מחכים למחיר מספק, לאישור של הלקוח או לפרט שחסר. שומרים עכשיו ומפיקים כשהכול מוכן.

איך נקבע המספר של המסמך הראשון מכל סוג, ומה עוד נעול אחרי ההפקה: המסמך הראשון: לקוח, פריט ומספר התחלתי. כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול והפקת מסמכים בביג בוס.