לסמן פריט כמנוהל במלאי — כל השדות שנפתחים

מה זה פריט מנוהל במלאי

לא כל מה שאתם מוכרים צריך מעקב כמויות. שעת ייעוץ, דמי משלוח או שירות חודשי הם פריטים לכל דבר, אבל אין להם מלאי. פריט מנוהל במלאי הוא פריט שהמערכת סופרת: לכל מסמך שנוגע בו היא מוסיפה או מורידה יחידות, ובכל רגע יש לו יתרה ושווי.

הסימון הזה הוא המתג הראשי. פריט שאינו מסומן לא יזוז במלאי גם אם יופיע בעשרות מסמכי רכש ומכירה. המדריך הזה עובר על הסימון ועל כל השדות שנפתחים יחד איתו.

שימו לב: ניהול רכש ומלאי הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים. בלי התוסף מקטע ניהול המלאי בכרטיס הפריט נעול.

איפה מסמנים

1. פותחים את כרטיס הפריט
בתפריט הצד: שיווק ומכירות ← פריטים, ולוחצים על הפריט. כרטיס הפריט אינו יושב תחת תפריט "ניהול מלאי" אלא במקום הרגיל שלו.

2. גוללים למקטע ניהול המלאי
בלשונית "פרטי הפריט", בתחתית הטופס, נפתח מקטע ייעודי לניהול המלאי.

3. מסמנים את "מנוהל במלאי"
ברגע שהצ'קבוקס "מנוהל במלאי" מסומן, יתר שדות המלאי הופכים לפעילים.

4. קובעים מחסן ברירת מחדל
בשדה "מחסן ברירת מחדל" בוחרים לאן הפריט נכנס ומאיפה הוא יוצא כשלא נבחר מחסן אחר בכותרת המסמך.

5. שומרים
רק אחרי שמירה ראשונה אפשר לעדכן כמות. עד אז מוצגת ההערה "(*) עדכון הכמות תתאפשר לאחר שמירה ראשונית של הפריט".

מקטע ניהול המלאי בכרטיס הפריט, כולל טבלת "מלאי לפי מחסנים".

השדות שנפתחים, ומה כל אחד עושה

• "מחסן ברירת מחדל"– המחסן שאליו הפריט משויך כברירת מחדל. מחסן שנבחר בכותרת המסמך גובר עליו.
• "מלאי מינימום"– הרף שמתחתיו אתם רוצים לדעת שהפריט אוזל. הוא מזין את הדוח "דיווח מלאי מינימום", את כרטיס המצב בדשבורד, וגם סימון אדום לפריט בזמן בחירתו למסמך. מרגע שהיתרה הכוללת מגיעה אליו או יורדת מתחתיו נורית גם התראת חוסר, ראו מלאי מינימום והתראות חוסר, מה באמת מתריע.
• "מלאי מקסימום"– אם מילאתם מלאי מינימום, מלאו גם מקסימום שאינו קטן ממנו. אחרת השמירה נעצרת בהודעה "יש לעדכן כמות בהתאם למלאי מינימום".
• "כמות באריזה"– מידע לתיעוד. הוא נשמר בכרטיס, ואינו משמש להמרת יחידות בשום חישוב מלאי.
• "כמות במלאי"– שדה לקריאה בלבד, והוא סכום כל המחסנים ולא מחסן בודד. לצדו הכפתור "עדכן כמות במלאי".
• "מלאי לפי מחסנים"– טבלה קטנה בתוך הכרטיס, עם עמודת "שם מחסן" והכמות בכל אחד. היא נטענת רק לפריט שמור ומנוהל.
• "נדרש מס' סידורי"– סימון שמחייב הזנת מספר סידורי לכל יחידה בכל מסמך. ראו מעקב מספרים סידוריים מקצה לקצה.

הסימון ננעל אחרי התנועה הראשונה. ברגע שלפריט נרשמה תנועת מלאי אחת, אי אפשר עוד לבטל את הסימון "מנוהל במלאי". לכן כדאי להחליט מראש אילו פריטים נספרים, ולסמן רק אותם.

שני שדות שמשפיעים על השווי והחיפוש

מחיר עלות. שדה "מחיר עלות" בכרטיס הפריט הוא הבסיס לשווי המלאי: שווי המלאי בדוחות הוא כמות כפול מחיר עלות. המחיר הזה מתעדכן אוטומטית ממסמך הרכש האחרון, כך שאין צורך לתחזק אותו ידנית אחרי כל קנייה.

ברקוד. בשדה "קוד לברקוד" מזינים את הברקוד של הפריט. הוא מה שהופך את הספירה ואת ההעברה לסריקה רציפה במקום הקלדה. בלשונית "ספקים משוייכים" אפשר להוסיף לכל ספק את "מק"ט \ ברקוד (חליפי)" שלו לאותו פריט, והחיפוש במערכת ימצא את הפריט לפי כולם.

מדבקה. בכרטיס הפריט, הכפתור "הדפס מדבקה" מפיק מדבקה עם ברקוד מסוג Code 128: לפי הברקוד של הפריט, ואם אין ברקוד, לפי המק"ט. מעל הברקוד מודפס התיאור מהשדה "תאור עבור המדבקה". ליד הכפתור בוחרים את הרוחב: "מדפסת 80 מ"מ – מדבקה אחת" למדפסת מדבקות, או "105 מ"מ – שתי מדבקות בשורה" להדפסה בדף. ההדפסה עצמה עוברת דרך חלון ההדפסה של הדפדפן.

הכפתור "הדפס מדבקה" ובורר הרוחב שלידו.

מדבקה ברוחב 80 מ"מ: התיאור, ומתחתיו הברקוד של הפריט.

קוד עם עברית, או קוד ארוך מדי, לא יודפס כברקוד. המערכת מתריעה על כך לפני ההדפסה, ואם ממשיכים, יוצאת מדבקה עם התיאור בלבד.

ההתראה לפני ההדפסה, כשבברקוד או במק"ט של הפריט יש עברית.

הפריט המסומן מופיע מיד בדוח "דיווח מלאי", עם כמות ושווי.

שלושה מצבים שכדאי להכיר מראש

1. פריט עם יתרה לא ניתן להשבית
ניסיון לשנות את "מצב כרטיס" ללא-פעיל בפריט שיש לו כמות יחזיר: "לא ניתן להעביר ללא פעיל פריט עם כמות מלאי שונה מ-אפס". קודם מאפסים את היתרה, אחר כך משביתים.

2. מארז אינו יכול להיות מנוהל במלאי
מתג סוג הפריט מציע "פריט רגיל" או "מארז". פריט שסומן כמנוהל במלאי לא ניתן להפוך למארז, וההודעה תהיה "לא ניתן לעדכון כי הפריט מסומן כמנהל מלאי". הרכיבים שבתוך המארז הם אלה שיורדים מהמלאי כשמוכרים אותו.

3. פריט שאינו מנוהל אינו מציג תנועות
לשונית "תנועות במלאי" בכרטיס הפריט תציג "פריט זה לא מנוהל במלאי" כל עוד הסימון כבוי. זו בדיקה מהירה כשמשהו לא מסתדר.

המק"ט הוא המפתח, והוא לא רגיש לאותיות ולרווחים. המערכת מנרמלת את המק"ט לאותיות גדולות וללא רווחים מיותרים, כך ש"abc" ו-"ABC " הם אותו פריט. עדיין כדאי לשמור על מוסכמה אחידה, כדי שהחיפוש והייבוא מאקסל יהיו צפויים.

מה עושים אחר כך

אחרי שהפריטים מסומנים, מזינים את הכמויות הקיימות: הזנת המלאי הפותח, ידנית או מקובץ אקסל. ואם אחרי הזנה ראשונה המספרים לא מתנהגים כמצופה, מתי המלאי באמת זז, ולמה המספרים לא מסתדרים. שאר המדריכים בעמוד ניהול מלאי ורכש בביג בוס.