ניהול מלאי ורכש עם ביג בוס – מהמחסן ועד הספק, במערכת אחת
ניהול מלאי הוא היכולת לענות בכל רגע על שלוש שאלות: כמה יש לי, איפה זה מונח וכמה זה שווה. התוסף ניהול רכש ומלאי של ביג בוס תוכנה לניהול עסק מוסיף למערכת שכבה שלמה שעונה עליהן — ריבוי מחסנים, מסמכי רכש מול הספק, ספירות מלאי, העברות בין מחסנים, מעקב מספרים סידוריים ודוחות שווי — והכול מתעדכן מהמסמכים שאתם ממילא מפיקים, בלי גיליון נפרד בצד.
הוא עובד בשתי שכבות שמשלימות זו את זו. שכבת הרכש עונה על "מה הזמנתי, מה כבר הגיע ומה עוד פתוח אצל הספק", ושכבת המלאי עונה על "כמה יחידות יש בכל מחסן, מתי הן נכנסו ומתי יצאו". לעסק שמחזיק סחורה, זו ההפרדה שבין ניהול לפי תחושה לבין ניהול לפי נתונים.
שימו לב:ניהול רכש ומלאי כלול במסלול בוסט בוס. בבייסיק בוס ובביזנס בוס הוא תוסף בתשלום שמוסיפים למנוי, והפירוט בעמוד המסלולים. התוסף דורש שגם תוסף מעקב ההוצאות יהיה פעיל, שכן כרטיסי הספקים ומסמכי התשלום מגיעים ממנו. אפשר להפעיל ולנסות אותו גם בתקופת הניסיון, בהדלקה ידנית במסך התוספים.
מדריך עבודה עבור התוסף ניהול רכש ומלאי
שנים עשר מדריכים קצרים שמכסים את התוסף מקצה לקצה – מהפעלתו במנוי והקמת המחסנים, דרך מחזור הרכש מול הספק, ועד ספירות, העברות ומעקב אחר יחידות בודדות.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם מחרוזות המסך המדויקות, כך שמה שכתוב בהם הוא מה שתראו בפועל.
מקימים מחסנים ומסמנים פריטים: תפריט ניהול מלאי ← ניהול מחסנים ← הוספת מחסן. אחד מהם מסומן כברירת מחדל. אחר כך, בכרטיס כל פריט שאתם רוצים לספור, מסמנים מנוהל במלאי וקובעים לו מחסן ברירת מחדל ומלאי מינימום. פריט שאינו מסומן פשוט לא נספר, וזה בסדר – שירותים ודמי משלוח לא צריכים מלאי.
קונים מהספק, והמלאי עולה: מכרטיס הספק, תחת פעילויות לכרטיס, נפתחת שרשרת שלמה – בקשה להצעה, הזמנת רכש, משלוח רכש, חשבונית רכש, החזרת סחורה וזיכוי רכש. כל מסמך נולד מקודמו בלחיצה אחת, המשלוח הוא זה שמעלה את המלאי, ואם הגיע רק חלק מההזמנה – היתרה נשארת פתוחה וממתינה למשלוח הבא.
מוכרים, והמלאי יורד: תעודת משלוח מוציאה את הסחורה מהמחסן. גם חשבונית מס מורידה מלאי, אלא אם הכמות כבר ירדה בתעודת המשלוח שממנה נוצרה. הבורר מחסן ניפוק בכותרת קובע מאיזה מחסן; בלי בחירה, הסחורה יוצאת ממחסן ברירת המחדל של הפריט. מלאי מתעדכן רק ממסמך סופי; טיוטה אינה נוגעת בו. סחורה שחוזרת מלקוח נכנסת חזרה למחסן בתעודת החזרה שנוצרת מתוך תעודת המשלוח, או בחשבונית זיכוי שנוצרת מתוך חשבונית שהורידה מלאי. על אותה סחורה מפיקים אחת מהן, לא את שתיהן.
סופרים ומעבירים: מסך ספירת מלאי עובד עם סורק ברקוד, מציג לכל פריט את הכמות במערכת מול הכמות שנספרה ואת ההפרש, ותומך גם בספירה חלקית. מסך העברת מלאי מזיז סחורה בין מחסנים ומפיק מסמך העברה ממוספר.
כל מסמכי הרכש נפתחים ממקום אחד – תפריט הפקת המסמך של הספק.
מסך ההעברה: מחסן מקור, מחסן יעד, וכמה באמת זמין בכל שורה.
מה רואים בדוחות
המודול מגיע עם סט דוחות שכל אחד מהם עונה על שאלה אחרת, וכולם ניתנים לייצוא לאקסל או ל-PDF:
דיווח מלאי – מק"ט, שם הפריט, כמות ושווי מלאי לכל שורה ובסך הכול. שווי המלאי הוא כמות כפול מחיר עלות, ומחיר העלות מתעדכן אוטומטית ממסמך הרכש האחרון. בסינון יש שדה תאריך סיום, שמאפשר לשאול "כמה היה לי במלאי בתאריך מסוים" ולקבל תשובה מחושבת מהתנועות. בתאריך עבר מופיעה מתחת לכותרת הדוח שורה כתומה נכון לתאריך עם התאריך שבחרתם (כך גם בדוח לפי מחסנים), כדי שלא יתבלבלו עם המצב של היום.
דיווח מלאי לפי מחסנים – אותו פריט, בשורה נפרדת לכל מחסן. זו התשובה לשאלה "איפה זה מונח". גם כאן יש שדה תאריך סיום, כדי לראות כמה היה בכל מחסן בתאריך מסוים.
דיווח מלאי מינימום – כל הפריטים שהגיעו לרף שהגדרתם או ירדו מתחתיו, עם המינימום והכמות זה לצד זה. יש גם כרטיס מצב בדשבורד עם מספר הפריטים החורגים, ולחיצה עליו פותחת את הדוח. ולצד הדוח יש גם התראה יזומה: כשהיתרה הכוללת של פריט מגיעה למלאי המינימום או יורדת מתחתיו נורית התראה – בפעמון מופיעה התראה על הפריט, עם ערך המינימום, ומייל נשלח בכל פעם שהיתרה חוצה את הרף. הפעמון מתריע שוב בחצייה הבאה אחרי שההתראה הקודמת פגה או סומנה כנקראה.
דיווח תנועות במלאי – כל שינוי שקרה אי פעם: סוג התנועה, מחסן מקור ויעד, כמות נכנסת ויוצאת, והמסמך שיצר אותה. זה הדוח שפותר כמעט כל שאלה שמתחילה ב"למה המספר הזה".
דיווח פריטים ללא תנועה – פריטים שלא זזו במלאי לפחות מספר ימים שתבחרו (ברירת המחדל 90), עם התנועה האחרונה, מספר הימים שעברו ממנה, הכמות ושווי המלאי שתקוע בהם. בסינון קובעים אם כל כניסה או יציאה נחשבת תנועה, או רק יציאה מהמלאי (מכירה). העברה בין מחסנים וספירה אינן נחשבות תנועה.
דיווח קנייה – מה קניתם, מאיזה ספק ובאילו כמויות, בחתכים לפי חברה, לפי פריט או בשילוב. הראשון בתפריט הוא דיווח שנתי, שמסכם את הקניות מכל ספק לפי חודש. בדוח לפי חברה הקניות מכל ספק מפורקות לעמודות רכש, הוצאות וסה״כ (בטלפון מוצגת רק עמודת הסה״כ), ובדוחות לפי פריט מסמכי ההוצאה אינם מופיעים, כי אין בהם פריטים. הפירוט, דוח אחר דוח: דוח קניות לפי ספק, לפי פריט ומפורט.
דוח המלאי: כמות ושווי לכל פריט, ושורת סיכום בתחתית.
הדוח "דיווח פריטים ללא תנועה": לכל פריט התנועה האחרונה, כמה ימים עברו ממנה, הכמות ושווי המלאי.
הדוח "קניות לפי חברה": לכל ספק רכש, הוצאות וסה״כ, ושורת סיכום בתחתית. בתפריט "דיווח קנייה" שבצד, "דיווח שנתי" הוא הראשון.
מספרים סידוריים
לפריטים שלכל יחידה מהם יש זהות – מכשירים, לוחות, ציוד עם מספר יצרן – אפשר לסמן בכרטיס הפריט נדרש מס' סידורי, ומאותו רגע המערכת לא תיתן להפיק מסמך בלי להזין מספר לכל יחידה.
בקליטה מהספק פותחים טווח מספרים בלחיצה אחת, או סורקים אחד־אחד. במכירה בוחרים מהמלאי אילו יחידות בדיוק יוצאות. לכל מספר יש סטטוס – במלאי, אצל לקוח, לא משויך או הוצא משימוש – ויומן תנועות מלא שמראה כל כניסה, יציאה, העברה ומסירה. שני מסכים ייעודיים מרכזים את התמונה: מספרים סידוריים במלאי למה שזמין עכשיו, וקטלוג מספרים סידוריים לכל היחידות שהיו אי פעם.
מה התוסף לא עושה
כדי שלא תבנו תהליך על יכולת שאינה קיימת, הנה הגבולות המדויקים של המודול היום:
אין הזמנת רכש אוטומטית. אין נקודת הזמנה, אין הצעת רכש שנוצרת לבד ואין תחזית ביקוש. דוח המינימום הוא רשימת העבודה, וההזמנה היא החלטה שלכם.
אין אצוות ותאריכי תפוגה, ואין וריאנטים של מידה או צבע. כל וריאציה היא מק"ט נפרד.
אין מיקום או מדף בתוך המחסן. רמת הפירוט היא מחסן ומק"ט.
אין שריון מלאי להזמנות לקוח פתוחות, ואין המרת יחידות בין אריזה ליחידה.
ספירה אחת מכסה מחסן אחד. לספירת שני מחסנים פותחים שתי ספירות.
אין הרשאות ברמת מחסן. אפשר להסתיר את כל התפריט מעובדי שטח בהרשאה מצומצמת, אך לא לפצל גישה בין מחסנים.
יתרה שלילית אפשרית בניפוק. בהעברה בין מחסנים המערכת חוסמת ולא תיתן להעביר יותר מהזמין; במכירה, לעומת זאת, היתרה יכולה לרדת מתחת לאפס – וזה בדרך כלל סימן לקליטה שלא נרשמה.
יכולות נוספות קיימות אך שייכות לתוספים אחרים: מחירון נפרד לכל ספק דורש את תוסף המחירונים, רכישה במט"ח דורשת את תוסף המט"ח, משיכת יתרות למערכת חיצונית דורשת את תוסף ה-API או ה-Webhook, והחלפת יחידה סידורית בקריאת שירות דורשת את תוסף קריאות השירות.
מדוע לבחור בתוסף ניהול רכש ומלאי של ביג בוס?
הכול באותה מערכת: המלאי מתעדכן מהמסמכים שאתם ממילא מפיקים. אין ייצוא, אין ייבוא ואין גיליון מקביל שמישהו צריך לזכור לעדכן. מי שמחפש תוכנה לניהול רכש שמחוברת להנהלת החשבונות ולמכירות מקבל כאן את שתיהן.
שרשרת רכש שלא מאבדת שום דבר באמצע: בקשה, הזמנה, משלוח, חיוב – כל אחד נולד מקודמו, עם קליטה חלקית ויתרות פתוחות שממשיכות מהמקום שבו עצרו.
אמינות שאפשר להוכיח: כל תנועה נרשמת עם המסמך שיצר אותה ועם שם המשתמש, וכל ביטול מחזיר את המלאי לקדמותו. דוח התנועות הוא הרשומה המלאה, לא סיכום.
עובד עם סורק, ועובד מהנייד: מסכי הספירה וההעברה בנויים לסריקה רציפה, וכל מסכי המלאי מותאמים גם לרוחב מסך צר – נוח לעבודה מהמחסן עצמו. במחשב, מכרטיס הפריט, מדפיסים גם מדבקה עם ברקוד: לפי הברקוד של הפריט, ואם אין, לפי המק"ט, למדפסת מדבקות 80 מ"מ או בדף 105 מ"מ, שתיים בשורה (קוד עם עברית, או ארוך מדי, יוצא בלי ברקוד, עם התיאור בלבד).
ריבוי מחסנים אמיתי: היתרה נשמרת בנפרד לכל מחסן, בורר מחסן בכותרת המסמך גובר על ברירות המחדל, ומסך ההעברה חוסם הוצאה של סחורה שאינה שם.
תמונה כספית ולא רק כמותית: שווי מלאי לכל שורה ובסך הכול, ומחיר עלות שמתעדכן לבד ממסמך הרכש האחרון. מי שמחפש תוכנה לניהול עסק ומלאי מקבל את המלאי כחלק מהתמונה הפיננסית, לא כמודול מבודד.
התחילו עכשיו!
ניהול מלאי ורכש עם התוסף ניהול רכש ומלאי של ביג בוס תוכנה לניהול עסק הופך את השאלות "כמה יש לי" ו"מה עוד לא הגיע" לשתי לחיצות במערכת שאתם כבר עובדים בה.
מקימים מחסן, מסמנים את הפריטים שנספרים, מפיקים את מסמך הרכש הראשון – ומכאן היתרות מתחזקות את עצמן. ניהול רכש ומלאי כלול במסלול בוסט בוס, ובבייסיק בוס ובביזנס בוס הוא תוסף בתשלום שמוסיפים למנוי (מותנה בתוסף מעקב הוצאות); הפירוט מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על התוסף וכיצד להתאים אותו לצרכים של העסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
