ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים

טעות במסמך שהופק? מבטלים, לא מוחקים

לכל עסק קורה שמסמך יוצא עם סכום שגוי, ללקוח הלא נכון או על עסקה שבוטלה. במערכת מסודרת המסמך הזה לא נעלם: הוא נשאר ברצף המספרים, ולצדו נרשם מה ביטל אותו ולמה. כך אפשר תמיד לשחזר מה קרה.

בביג בוס מסמך שהופק אינו נמחק. יש לו ביטול, שבחלק מהסוגים יוצר מסמך מבטל לתאריך היום, ובכולם דורש לרשום סיבה. המדריך מפרט את הצעדים, מה נוצר בכל סוג מסמך, ומה אי אפשר לבטל.

צעד אחר צעד

1. לוחצים "ביטול מסמך"
הכפתור נמצא בכותרת המסמך. ברשימת המסמכים אותה פעולה מופיעה בתפריט השורה בשם "ביטול". המערכת שואלת אם לבטל את המסמך, עם הסוג והמספר שלו.

2. אם יש קישורים, מבטלים אותם קודם
מסמך שיש לו מסמכים מקושרים לא יבוטל ישירות. תופיע ההודעה "קיימים מסמכים מקושרים" עם ההנחיה לבטל את הקישורים דרך הכפתור "מסמכים מקושרים" במסך המסמך, ושם לוחצים "ביטול קישורים".

3. רושמים סיבה
נפתח החלון "עדכון סיבת הביטול". השדה "סיבת הביטול" הוא חובה, ובלעדיו תופיע ההודעה "יש לעדכן את סיבת הביטול". מקלידים ולוחצים "לעדכן".

4. מאשרים את המסמך המבטל, אם נוצר כזה
בסוגים שיוצרים מסמך מבטל, המערכת מודיעה מראש מה ייווצר, למשל "המערכת תיצור מסמך מסוג חשבונית זיכוי לתאריך הנוכחי לביטול המסמך", ושואלת "האם להמשיך את תהליך הביטול?".

5. מחליטים אם לשלוח
בסיום מופיע "המסמך בוטל בהצלחה", ואם נוצר מסמך מבטל גם השאלה "האם לשלוח את המסמך המבטל חתום דיגיטלי?". השליחה עצמה נעשית בחלון "שליחת מסמך ביטול", ורק בלחיצה שלכם.

"עדכון סיבת הביטול": בלי סיבה אין ביטול.

מה נוצר בביטול של כל סוג

המסמך המבטל מופק לתאריך היום, ובהערה שלו נרשם איזה מסמך הוא מבטל ומה הייתה הסיבה.

לפני שהביטול מתבצע, המערכת אומרת איזה מסמך מבטל ייווצר ושואלת אם להמשיך.

איך נראה מסמך מבוטל

הסטטוס שלו ברשימה הוא "מבוטל", ובכותרת המסמך מופיעה באדום השורה "סיבת הביטול:" עם הסיבה שנרשמה. בהצעת מחיר מבוטלת, למשל, כבר אין "סכום פתוח:" ואין "יצירת מסמך המשך", אבל אפשר עדיין לשכפל, לשלוח, להוריד ולהדפיס אותה.

מסמך מבוטל נשאר במערכת, עם סיבת הביטול בכותרת.

מה אי אפשר לבטל

• חשבונית זיכוי אינה ניתנת לביטול. אין בה כפתור "ביטול מסמך".
• מסמך מבטל אינו ניתן לביטול. ניסיון כזה מחזיר "לא ניתן לבטל מסמך מסוג זה".
• מסמך עם קישורים פעילים מתבטל רק אחרי ביטול הקישורים.
• אין מחיקה של מסמך שהופק. הביטול הוא הדרך היחידה. טיוטה, לעומת זאת, נמחקת כשמבטלים אותה, ואין לה מסמך מבטל.

בקבלה ובחשבונית מס קבלה יש "ביטול מסמך"; בחשבונית זיכוי אין.

ביטול או זיכוי חלקי? ביטול סוגר את המסמך כולו. כשרק חלק מהעסקה משתנה, אפשר ליצור מחשבונית המס חשבונית זיכוי כמסמך המשך, על השורות הרלוונטיות בלבד. ראו מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית.

מה הלאה

לפני שמבטלים, כדאי לדעת מה עוד ניתן לשנות במסמך בלי לבטל אותו: מה נעול אחרי ההפקה: עריכה, תאריך ומחיקה. מדריכים קיימים לפי סוג: ביטול חשבונית מס, ביטול חשבונית מס קבלה, ביטול קבלה וביטול תעודת משלוח.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.