מה כולל ניהול המכירות בביג בוס, ומה לא

כל מה שקראתם כאן, המערכת עושה בשבילכם בקליק

45 יום לנסות את ביג בוס בחינם. בלי כרטיס אשראי, בלי התקנה: מייל וסיסמה וזהו.

מדריך למשתמש למודול ניהול המכירות בביג בוס

ניהול המכירות הוא הליבה של ביג בוס

כל עסק שמוכר צריך לתעד את המכירה: מסמך ללקוח, רישום של התשלום שהתקבל, ומעקב אחרי מה שעוד פתוח. בביג בוס כל אלה יושבים בסעיף אחד בתפריט, "שיווק ומכירות", והם חלק מליבת המערכת ולא תוסף שצריך להדליק.

המדריך מפרט מה נמצא בסעיף, אילו סוגי מסמכים אפשר להפיק, מה שייך לתוספים שכנים, ומה המודול אינו עושה היום. כדאי לקרוא אותו לפני שבונים סביבו את שגרת העבודה.

שימו לב: ניהול המכירות כלול בכל המסלולים. מכסת המסמכים נקבעת לפי המסלול, והפירוט בעמוד המסלולים. מסמכים מעבר לכמות הכלולה במסלול מחויבים בתוספת לפי מסמך, וההפקה עצמה אינה נחסמת.

מה יש בתפריט "שיווק ומכירות"

1. לקוחות ופריטים
שתי נקודות המוצא של כל מסמך: כרטיסי הלקוחות וקטלוג הפריטים והשירותים.

2. מסמכי הכנסה
עשר רשימות, אחת לכל משפחת מסמכים, ובראשן "העתקי מסמכים" שמציגה את כולם יחד. בכל רשימה מופיע הכפתור "חדש", ובכל שורה מוצג הסטטוס: "טיוטה", "פתוח", "סגור" או "מבוטל".

3. תקבולים והפקדות
"פירוט תקבולים" מציג כל תשלום שהתקבל, "מעקב הפקדות" מרכז את הפקדות השיקים והמזומן לבנק, ו"הפקת דחויים" מפיק חשבוניות מס לתשלומים דחויים שהגיע מועדם.

4. דיווח מכירה
שבעה דוחות, מהדיווח השנתי ועד "רווח לעסקאות". דוחות המכירה סופרים חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וזיכויים, ובכולם חוץ מ"רווח לעסקאות" אפשר לסמן "כולל חשבוניות עסקה פתוחות", כדי לראות גם את מה שעוד לא הופקה עליו חשבונית מס. התפריט מוצג לעוסק מורשה בלבד.

הסעיף "שיווק ומכירות": מסמכי ההכנסה, התקבולים, ההפקדות והדוחות במקום אחד.

אחד עשר סוגי מסמכים, טופס אחד

הכפתור "חדש" ב"העתקי מסמכים" פותח את התפריט "הפקת מסמך חדש" ובו אחד עשר סוגים: חשבונית מס, קבלה, הצעת מחיר, הזמנה, חשבונית מס קבלה, חשבונית עסקה, תעודת משלוח, תעודת ביצוע, תעודת החזרה, חשבונית זיכוי והחזר תקבול. כולם נפתחים באותו טופס, כך שמי שהפיק מסמך אחד כבר מכיר את כולם, וכל סוג ממוספר ברצף משלו.

לעוסק פטור, התפריט "חדש" של "העתקי מסמכים" מציע רק את המסמכים שאינם מסמכי מס: חשבונית עסקה, קבלה, הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, תעודת ביצוע, תעודת החזרה והחזר תקבול. גם בתפריט "יצירת מסמך המשך" לא מוצעת לו חשבונית מס, והמסך "הפקת דחויים" אינו מוצג לו.

טופס המסמך מותאם גם לנייד ובנוי שם בשלבים. גם תעודת החזרה והחזר תקבול זמינים בנייד, מהכפתור "מסמך חדש" שבלוח הבקרה.

התפריט "הפקת מסמך חדש": אחד עשר סוגי המסמכים, כולם באותו טופס.

מי רואה את התפריט

משתמש בתפקיד "ק. שרות בלבד", "פרויקטים בלבד" או "תעודות ביצוע בלבד" אינו רואה את הסעיף כלל. כשהמנוי אינו פעיל, פריטי התפריט מושבתים.

מה שייך לתוספים שכנים

חלק מהיכולות שנשמעות כמו "מכירות" שייכות לתוספים נפרדים. ייחוס שגוי של יכולת לתוסף הוא בדיוק הטעות שכדאי לחסוך לפני הרכישה:

חיוב כרטיס אשראי בפועל דורש את תוסף הסליקה. בלעדיו, תשלום באשראי נרשם במסמך ואינו מחויב.
מחסן במסמך ותנועות מלאי שייכים לתוסף ניהול המלאי. הכללים המדויקים במדריך מתי המלאי באמת זז.
מטבע זר ושער חליפין בשורות שייכים לתוסף המט״ח.
שדות סוכן ועמלה שייכים לתוסף ניהול סוכנים.
קישור לפורטל הלקוח בגוף המייל שייך לתוסף פורטל הלקוח, וכפתור תשלום במייל לתוסף דפי התשלום.
חיוב חוזר שייך לתוסף הריטיינר, ומסך קופה לתוסף הקופה הרושמת.
מחירון ייעודי ללקוח שייך לתוסף המחירונים.

מה המודול לא עושה

אלה גבולות ניהול המכירות היום, כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת:

כל מסמך דורש כרטיס לקוח. אי אפשר להפיק מסמך בלי לבחור לקוח שמוגדר במערכת, אבל אפשר לפתוח כרטיס חדש מתוך המסמך.
תאריך המסמך אינו יכול להיות מאוחר מהיום.
מסמך שהופק אינו נמחק. יש ביטול עם סיבה, שבחלק מהסוגים יוצר מסמך מבטל. הפירוט בביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים.
אין שליחה במסרון. שולחים במייל, או פותחים וואטסאפ עם הודעה מוכנה ושולחים אותה בעצמכם.
אין שליחה אוטומטית בזמן ההפקה. החריג היחיד הוא "הפקת דחויים", ששולח את החשבוניות ללקוחות במייל כברירת מחדל, ואפשר לבטל את השליחה בחלון שלפני ההפקה.
אין בהצעת מחיר שדה שקובע עד מתי היא בתוקף.
מסמך באנגלית מוצע רק כשאחוז המע״מ במסמך הוא 0 ויש בו שורות במטבע זר.
הלקוח חותם על המסך שלכם. אין שליחה של מסמך לחתימה או לאישור אצל הלקוח.
אין חיבור לחשבון הבנק. ההפקדות נרשמות במערכת, ואין התאמת בנקים.