הפקת הצעת מחיר בביג בוס

מהבקשה של הלקוח ועד המסמך הבא

הצעת מחיר היא בדרך כלל המסמך הראשון בעסקה: הלקוח שואל כמה זה יעלה, אתם מפרטים מה תספקו ובאיזה מחיר, והוא מחליט. כשהלקוח אומר כן, ההצעה הופכת לבסיס של המסמך הבא, בלי להקליד את השורות מחדש.

המדריך עובר על הצעת מחיר אחת מקצה לקצה. מה שמשותף לכל סוגי המסמכים, כמו המספר ההתחלתי, מוסבר בהמסמך הראשון: לקוח, פריט ומספר התחלתי.

איפה נמצאות הצעות המחיר

בתפריט הצד: "שיווק ומכירות" ← "מסמכי הכנסה" ← "הצעות מחיר". מעל הרשימה יש "פתוחים בלבד", "טיוטה בלבד" ו"בחירה מרובה", וליד הכותרת סימן שאלה כחול שפותח באתר את המדריך העתקי מסמכים: חיפוש, סינון, ייצוא לאקסל והורדה מרובה. הצעה חדשה פותחים בכפתור הירוק "חדש".

רשימת "הצעות מחיר": המיקום בתפריט, הכפתורים מעל הרשימה והכפתור "חדש".

בוחרים לקוח

הכפתור "חדש" פותח את החלון "רש' לקוחות". מחפשים בשדה "שם \ מס' נייד", מסמנים את הלקוח ולוחצים "בחר לקוח". ללקוח שעוד אין לו כרטיס, "חדש" שבתוך החלון פותח כרטיס חדש.

בכותרת הטופס כבר מופיע המספר שההצעה תקבל. למעלה נמצאים "תאריך המסמך" ו"שם הלקוח", ולידו "עיון בכרטיס" והיתרה של הלקוח. השדה "תיאור של תכולת המסמך" הוא לא חובה.

שורות, מע״מ והנחה

באזור "פירוט שירותים ופריטים" בוחרים את "סוג מע״מ עבור הפריטים": "לפני מע״מ", "כולל מע״מ" או "ללא מע״מ". לידו המתג "הצג הנחה בשורה", עם "כן" ו"לא".

בשורת ההזנה ממלאים מק״ט, תיאור, כמות ומחיר, ולוחצים "אישור". לשירות בלי פריט שמור משאירים את המק״ט ריק. מחיר עם אגורות מקלידים עם נקודה עשרונית, למשל 7.5. פריט מהקטלוג מוסיפים ב"הוספת פריט מרשימה".

בצד מופיע הסיכום: "שורות לפני מע״מ", "אחוז הנחה" ו"סכום הנחה" להנחה על כל ההצעה, "עיגול אגורות", "סכום לפני מע״מ", "סכום מע״מ" ו"סה״כ למסמך". עם התוסף ניהול פרויקטים מופיע גם "פרויקט משוייך", ועם התוסף ניהול סוכנים "פרטי סוכן".

טופס הצעת מחיר: לקוח ותאריך למעלה, שורה, הערות, והסיכום בצד.

הערות שמופיעות בהצעה

באזור "הערות במסמך" כבר כתובה ההערה הקבועה של הצעות המחיר, אם הגדרתם אחת. "הוספת הערה מובנת" מוסיף נוסח מוכן מהרשימה של העסק: הערה אחת בכל פעם, בשורה חדשה אחרי מה שכבר כתוב. ההגדרה של שני הסוגים: הערות קבועות לסוג מסמך והערות מובנות.

שמירה כטיוטה

הצעה שעוד לא סגורה שומרים ב"שמירה בסטטוס טיוטה", ועונים "כן" לשאלה "האם ברצונך לשמור את המסמך בסטטוס טיוטה?". הטיוטה מקבלת מספר זמני שלילי, ומוצאים אותה ב"טיוטה בלבד".

קובץ ה-PDF של טיוטה מסומן בכותרת, למשל "הצעת מחיר מספר: 50- טיוטה", ואין בו "העתק נאמן למקור". כך ברור לכל מי שמקבל אותו שזו עוד לא ההצעה הסופית.

הכותרת ב-PDF של טיוטה: מספר זמני והמילה "טיוטה".

ההפקה

לוחצים "הפקת מסמך", ונפתח "אישור הפקת מסמך" עם המספר ושם הלקוח. כשמפיקים טיוטה ששמרתם, השאלה היא "האם ברצונך להפוך הצעת מחיר זו לסטטוס סופי ?". לוחצים "אישור".

אחר כך מופיעות עוד שאלות, ובהן "האם להדפיס מקור?". בסוף חוזרים לרשימה, וההצעה מסומנת "פתוח". ההפקה לא שולחת את ההצעה ללקוח.

"אישור הפקת מסמך" בהצעה חדשה: הסוג, המספר ושם הלקוח.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

אחרי ההפקה: PDF ושליחה

בראש ההצעה שהופקה מופיעים "ביטול מסמך", "סכום פתוח:", "קישור מסמך" ו"ניהול קבצים", שמופיע רק אחרי ההפקה. בתחתית: "שכפול מסמך", "שליחת מסמך", "הורד מסמך", "הדפס מסמך", "ניתוח רווח" ו"יצירת מסמך המשך".

ב-PDF שמורידים כתוב "הצעת מחיר מספר: 2891" ולידו "העתק נאמן למקור". "שליחת מסמך" פותח את "אפשרויות שליחה": "שליחה במייל" או "שליחה ב-WhatsApp". מה הלקוח מקבל: שליחת מסמך ללקוח: מייל, וואטסאפ, הדפסה ושליחה מרובה.

הצעה אחרי ההפקה: "סכום פתוח" ו"ניהול קבצים" למעלה, הפעולות בתחתית.

מההצעה למסמך הבא

כשהלקוח אומר כן, לוחצים "יצירת מסמך המשך" ובוחרים: הזמנה, תעודת משלוח, חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס קבלה. אותה רשימה יש בתפריט השורה, תחת "הפקת מסמך".

המסמך החדש נפתח עם שורת מקור בשם "הצעת מחיר_2891" ואחריה השורות. ההערות עוברות, ותיאור המסמך לא. גם ההנחה על כל ההצעה עוברת: הצעה עם 10% הנחה ממשיכה לחשבונית מס עם "אחוז הנחה" 10.0 ובאותו "סה״כ למסמך".

אצל עוסק פטור הרשימה קצרה יותר: הזמנה, תעודת משלוח, חשבונית עסקה וקבלה (חשבונית עסקה בביג בוס: מהטופס ועד הקבלה). כל הכללים: מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית.

"יצירת מסמך המשך" בהצעת מחיר: שישה סוגי מסמכים.

חשבונית מס מהצעה עם 10% הנחה: שורת המקור, אותה הנחה ואותו סה״כ.

איך ביג בוס עוזרת להפיק הצעות מחיר, ומה היא לא עושה

ההצעה נבנית באותו טופס של שאר המסמכים, עם הלקוחות, הפריטים וההערות שכבר שמורים אצלכם, והטיוטה מסומנת כטיוטה גם ב-PDF.

מה היא לא עושה: ההפקה לא שולחת את ההצעה ללקוח, ושולחים אותה ב"שליחת מסמך". והצעת מחיר לא מורידה מלאי, גם כשהתוסף ניהול מלאי פעיל.

למה עסקים מפיקים הצעות מחיר בביג בוס: הצעה שנכתבת בקובץ נפרד צריך להקליד שוב כשהלקוח אומר כן, ושם נופלות טעויות במחיר ובהנחה. כאן ההצעה ממשיכה לחשבונית או להזמנה עם אותן שורות ואותה הנחה. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מדריכים נוספים

למי שעוד בוחר כלי: מה חוסכת מערכת הצעות מחיר לעומת מסמך שבונים ידנית, ואיך ניגשים לבניית הצעת מחיר שהלקוח מבין במבט אחד.

• חשבונית עסקה בביג בוס: מהטופס ועד הקבלה — לעוסק פטור ולעוסק מורשה.
• ניהול מכירות בביג בוס — כל המדריכים.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.