רישום תקבולים: מזומן, שיק, אשראי, העברה וביט

כל תשלום נרשם באמצעי שבו התקבל

לקוחות משלמים בדרכים שונות: מזומן בדלפק, סדרת שיקים לכמה חודשים, העברה בנקאית או אפליקציית תשלום. רישום מדויק של כל תשלום הוא מה שמאפשר לדעת בסוף החודש כמה כסף באמת נכנס, אילו שיקים מחכים להפקדה ומה עוד פתוח.

בביג בוס התשלומים נרשמים בשני מסמכים: קבלה, שבה יש רק תקבולים, וחשבונית מס קבלה, שבה יש גם שורות פריטים וגם תקבולים. המדריך מפרט את אמצעי התשלום, את השדות של כל אחד, ואת הבדיקות שהמערכת עושה לפני ההפקה.

איפה רושמים את התשלום

בטופס הקבלה או חשבונית המס קבלה נמצא האזור "פרטי תקבול". בשדה "סוג תקבול" בוחרים את אמצעי התשלום, ממלאים את השדות שנפתחים ולוחצים "אישור". כל תשלום נרשם כשורה נפרדת, ולשורה נוספת לוחצים "הוספת תקבול".

ברשימה תשעה אמצעים: מזומן, שיק, כ. אשראי, ה. בנקאית, ביט, פייפאל, פייבוקס, נ. מס במקור ונ. ביטוח במקור.

השדה "סוג תקבול" פתוח: תשעת אמצעי התשלום שאפשר לרשום.

מזומן

בוחרים מזומן ומקלידים את ה"סכום". במסמך אחד אפשר לרשום שורת מזומן אחת בלבד. שורה שנייה תחזיר את ההודעה "לא ניתן להקליד שני שורות עם סוג תשלום מזומן".

שיק וסדרת שיקים

1. ממלאים את פרטי השיק
השדות: "תאריך ערך" (תאריך הפירעון), "מס' שיק", "שם הבנק", "סניף", "מס' חשבון" ו"סכום". מספר השיק צריך להיות בין 4 ל-8 ספרות, ומספר הסניף בן 3 ספרות. אחרת המערכת תבקש לתקן את השורה.

2. לוחצים "אישור"
השורה נרשמת, ושורת ההזנה מתמלאת מעצמה לשיק הבא: מספר השיק גדל באחד, תאריך הערך מתקדם בחודש, הבנק, הסניף והחשבון נשארים, והסכום הוא היתרה שעוד לא שולמה. כך סדרה של שיקים חודשיים נרשמת בכמה לחיצות.

3. המערכת חוסמת שיק כפול
אותו שיק פעמיים באותו מסמך יחזיר "שיק עם מספר זה כבר הוקלד במסמך". שיק מאותו חשבון שכבר נרשם בקבלה אחרת ייחסם גם הוא בזמן ההפקה.

אחרי "אישור" על שיק, השורה הבאה ממולאת עם מספר השיק הבא, תאריך בעוד חודש והיתרה.

כרטיס אשראי: רישום, לא חיוב

באמצעי כ. אשראי רושמים את "4 ספרות" האחרונות של הכרטיס, "סוג כרטיס", "סוג עסקה" ו"תשלומים". בעסקת תשלומים מזינים גם "מס' תשלומים", "תשלום ראשון" ו"תשלומים נוספים".

זהו רישום בלבד: המערכת אינה מחייבת את הכרטיס. חיוב של כרטיס מתוך המסמך נעשה בכפתור הסליקה, והוא דורש את תוסף הסליקה.

העברה בנקאית ושאר האמצעים

בהעברה בנקאית ממלאים "תאריך ערך", "שם חשבון הבנק" שאליו הועבר הכסף ו"סכום". בלי חשבון בנק המערכת תבקש לעדכן אותו. ביט, פייפאל, פייבוקס והניכויים במקור נבחרים מאותה רשימה ונרשמים כשורת תשלום רגילה.

הבדיקה לפני ההפקה

בחשבונית מס קבלה, סך התקבולים חייב להיות שווה לסכום המסמך. אם חסר תשלום, או שנרשם יותר מדי, ההפקה נעצרת בהודעה "סכום התקבולים וסכום החיוב חייבים להיות זהים". משלימים את השורה החסרה ומפיקים שוב.

כשהתקבולים לא מכסים את המסמך בדיוק, ההפקה נעצרת עד שהם מושלמים.

אין טיוטה במסמכי תשלום. במחשב ובנייד, קבלה וחשבונית מס קבלה חדשות מופקות ישירות, בלי "שמירה בסטטוס טיוטה". כדאי להכין את פרטי כל התשלומים לפני שפותחים את הטופס.

קבלה על חשבונית קיימת

כשמפיקים קבלה ללקוח שיש לו חשבונית פתוחה, מקשרים אליה את החשבונית, והסכום הפתוח שלה נכנס לשורת התקבול. אפשר גם להתחיל מהחשבונית עצמה: "יצירת מסמך המשך" ובחירה בקבלה. ההסבר המלא במסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית.

מה קורה אחר כך

כל שיק שנרשם בקבלה או בחשבונית מס קבלה נכנס לרשימת השיקים שממתינים להפקדה: מעקב הפקדות: הפקדת שיקים ומזומן לבנק. תשלומים דחויים שמועד הפירעון שלהם הגיע מרוכזים במסך הדחויים: הפקת דחויים: מה קורה כשמגיע מועד הפירעון. ואת כל שורות התשלום אפשר לראות במקום אחד: פירוט תקבולים: איך מאתרים תשלום שהתקבל.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.