דיווח מכירה: ששת הדוחות ומה נספר בהם

מי קנה, מה נמכר, ומתי

בעל עסק רוצה לדעת מי הלקוחות הגדולים שלו, אילו מוצרים ושירותים נמכרים, ואיך המכירות מתחלקות לאורך השנה. התשובות האלה כבר נמצאות במסמכים שהפקתם. דוח טוב רק מסדר אותן.

בביג בוס התפריט "דיווח מכירה" מציע שבעה דוחות. המדריך מפרט את ששת דוחות המכירה ומה בדיוק נספר בהם. הדוח השביעי, רווח לעסקאות, מוסבר במדריך נפרד.

שימו לב: התפריט "דיווח מכירה" מוצג לעוסק מורשה בלבד. לעוסק פטור הוא אינו מופיע.

מה נספר בדוחות, ומה לא

את זה כדאי להבין לפני שקוראים מספר בדוח. כברירת מחדל הדוחות סופרים שלושה סוגי מסמכים: חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וחשבוניות זיכוי. הסכומים הם לפני מע״מ, וחשבונית זיכוי נספרת בסימן שלילי.

• קבלה אינה נספרת, גם כשהיא מתעדת תשלום על מכירה.
• חשבונית עסקה אינה נספרת כברירת מחדל. מי שמוציא חשבונית עסקה ואחריה קבלה יראה את המכירה בדוחות אחרי שתופק עבורה חשבונית מס, או מיד, אם יסמן בדוח "כולל חשבוניות עסקה פתוחות" (הפירוט למטה).
• הצעות מחיר אינן נספרות בשום דוח מכירה. הזמנות ותעודות משלוח מופיעות רק בשני דוחות, וגם זה רק כשבוחרים בהן במפורש, כפי שמפורט למטה.

דוגמה: ללקוח הופקו חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי בסכום זהה לזה של חשבונית המס קבלה, וגם קבלה נפרדת. בדוח המכירות שלו יופיע סכום השווה לחשבונית המס בלבד: חשבונית המס קבלה והזיכוי מקזזים זה את זה, והקבלה אינה נספרת כלל.

עסקאות שעוד לא הופק עליהן מסמך מס: מה מוסיף הסימון

בכל אחד מששת הדוחות (דיווח שנתי, לפי חברה, לפי חברה ופריט, לפי פריט, לפי פריט וחברה, ודיווח מפורט) יש מתחת לתיבת החיפוש כפתור סימון בשם "כולל חשבוניות עסקה פתוחות". הוא כבוי כברירת מחדל, ואז הדוח סופר רק את שלושת סוגי המסמכים שלמעלה. כשמסמנים אותו, נוסף לדוח גם כל סכום בחשבונית עסקה שעוד לא הופקה עליו חשבונית מס, וכך רואים את המכירות כבר בשלב חשבונית העסקה.

הכפתור "כולל חשבוניות עסקה פתוחות" מסומן ב"מכירות לפי חברה", ומתחתיו ההסבר שמופיע כשמעבירים עליו את העכבר.

• נספר רק החלק של חשבונית העסקה שעוד לא הפך לחשבונית מס. החלק שכבר הופקה עליו חשבונית מס נספר מחשבונית המס עצמה, כך שאותה מכירה לא נספרת פעמיים.
• חשבונית עסקה שכולה הפכה לחשבונית מס אינה מופיעה, וחשבונית עסקה שבוטלה אינה נספרת.
• קבלה לבדה אינה "סוגרת" את חשבונית העסקה: עד שמופקת חשבונית מס, חשבונית העסקה נספרת.
• הסכומים לפני מע״מ, כמו בשאר הדוח. הסימון חל על תצוגת "חשבוניות" בלבד, ולא על הזמנות ומשלוחים. ב"רווח לעסקאות" ובדוחות הקנייה הוא אינו קיים.
• לחיצה על שורה פותחת את דוח ההמשך כשהסימון כבר מסומן, ובייצוא לאקסל נוסף לכותרת "(כולל חשבוניות עסקה פתוחות)".

דוגמה. חשבונית עסקה ללקוח: 3 כיסאות ב-200 כל אחד ושולחן אחד ב-400, יחד 1,000 לפני מע״מ. הלקוח שילם חלק, והופקה חשבונית מס על 400. ב"לפי חברה", עם הסימון, יופיעו 1,000, כלומר 400 מחשבונית המס ועוד 600 שנשארו פתוחים בחשבונית העסקה (60% ממנה).

למה בדוחות לפי פריט יכולה להופיע כמות לא שלמה? המערכת יודעת כמה כסף מחשבונית העסקה כבר הפך לחשבונית מס, אבל לא על איזה פריט. לכן כל שורה בחשבונית העסקה נספרת באותו אחוז פתוח. בדוגמה: 1.8 כיסאות (360) ו-0.6 שולחן (240), יחד 600. הסכום הכולל נכון תמיד, ורק החלוקה בין הפריטים יחסית. חשבונית עסקה שלא הומרה בכלל מופיעה בכמויות ובסכומים המלאים.

סימן השאלה שליד הכפתור פותח חלון הסבר עם אותה דוגמה.

"מכירות לפי חברה" כשהסימון כבוי: סכום אחד לכל לקוח, מחשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וזיכויים.

ששת הדוחות

1. דיווח שנתי
הדוח "דיווח מכירות שנתי" מציג לכל לקוח את המכירות בכל אחד משנים עשר החודשים ועמודת סיכום. את השנה בוחרים בבורר השנה.

2. לפי חברה
"מכירות לפי חברה": שורה לכל לקוח עם סכום המכירות שלו. שורה עם חץ נפתחת לפירוט של אותו לקוח לפי פריט.

3. לפי חברה ופריט
"מכירות לפי חברה ופריט": לכל לקוח, אילו פריטים קנה, באיזו כמות ובאיזה סכום.

4. לפי פריט
"מכירות לפי פריט": לכל פריט, הקטגוריה, המק״ט, הכמות והסכום.

5. לפי פריט וחברה
"מכירות לפי פריט וחברה": אותו מידע מהכיוון ההפוך, לכל פריט מי קנה אותו.

6. דיווח מפורט
"מכירות מפורט לפי לקוח ופריט": הרמה הנמוכה ביותר, שורה לכל פריט בכל מסמך, עם תאריך המסמך, המחיר ליחידה והכמות. לחיצה על שורה פותחת את המסמך עצמו.

"דיווח מכירות שנתי": המכירות של כל לקוח לפי חודשים.

סינון ותצוגה

• טווח תאריכים: כברירת מחדל הדוחות מציגים מתחילת השנה.
• לקוח מסוים: מסננים לפי "שם החברה".
• רק פריטים מהקטלוג: בדוחות לפי פריט אפשר לסמן "עם מק״ט בלבד", וכך שורות חופשיות בלי מק״ט לא ייכללו. כשלא מסמנים "עם מק״ט בלבד", הסכום בדוחות לפי פריט שווה לסכום ב"לפי חברה", כי עיגול האגורות של כל מסמך מופיע בהם כשורה "עיגול אגורות" בלי כמות.
• הזמנות ומשלוחים: בדוח "לפי חברה ופריט" ובדיווח המפורט אפשר לבחור בין "חשבוניות", "הזמנות" ו"משלוחים". כך רואים גם מה הוזמן או נשלח, ולא רק מה חויב.

"מכירות לפי פריט" עם הסינון לפריטים עם מק״ט בלבד.

הדיווח המפורט: שורה לכל פריט בכל מסמך. לחיצה על שורה פותחת את המסמך.

ייצוא

כל אחד מהדוחות אפשר לייצא לאקסל או ל-PDF, למשל כדי להעביר לרואה החשבון או להמשיך לעבד את הנתונים בגיליון.

מספר נראה נמוך מהצפוי? לפני שמחפשים טעות, בדקו אם חלק מהמכירות תועדו בחשבונית עסקה או בקבלה בלבד. קבלה אינה נספרת כלל. חשבונית עסקה נכנסת לדוח כשמפיקים עבורה חשבונית מס, או כשמסמנים "כולל חשבוניות עסקה פתוחות".

מה הלאה

הדוח השביעי מחבר את המכירות לעלות: רווח לעסקאות: איך מחושבים הרווח והאחוז. להפקת חשבונית מס מתוך חשבונית עסקה קיימת, כמסמך המשך: מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.