קופה רושמת בביג בוס – מהדלפק ועד דוח ה-Z, במערכת אחת
קופה רושמת היא הנקודה שבה העסק פוגש את הלקוח: מסך מכירה מהיר שאפשר לעמוד מולו בדלפק, לסרוק או ללחוץ, לגבות ולהוציא מסמך — בלי לעצור את התור. התוסף קופה רושמת של ביג בוס תוכנה לניהול עסק מוסיף למערכת מסך קופה ייעודי, ניהול משמרות עם דוחות X ו-Z, מנוע מבצעים ולוח קיצורים עם תמונות — והכול נשמר באותה מערכת שבה אתם כבר מפיקים מסמכים ומנהלים לקוחות.
ההבדל בין קופה נפרדת לבין קופה שמחוברת למערכת הוא בעיקר בסוף היום. בקופה מנותקת מישהו צריך לייצא, להקליד ולהתאים; כאן כל מכירה נשמרת כמסמך רגיל לכל דבר, נכנסת מיד לדוחות ההכנסות ולדיווח למע״מ, ומקבלת סעיף הכנסה ייעודי לכל קופה שאפשר לסנן לפיו בהנהלת החשבונות.
התוסף מתאים לעסק שמוכר במקום – דלפק בחנות, עמדת שירות, סדנה או סניף קטן – ורוצה שהמכירה בדלפק תתועד בדיוק כמו כל מכירה אחרת במערכת. מסך הקופה עצמו בנוי משני חלקים: לוח אריחים עם תמונות מצד אחד, שממנו מוסיפים פריטים בלחיצה אחת או בסריקת ברקוד, והחשבון הפתוח מצד שני – עם השורות, ההנחות, הסכום לתשלום וכפתורי הגבייה. העובד בדלפק רואה רק את זה, בלי תפריטי ההנהלה.
שימו לב:קופה רושמת הוא תוסף בתשלום במנוי ביג בוס — הפירוט בעמוד המסלולים. התוסף אינו דורש תוסף אחר כדי לעבוד, ובתקופת הניסיון אפשר להדליק את התוסף ידנית במסך התוספים. שתי יכולות שמשלימות אותו שייכות לתוספים נפרדים: חיוב אשראי בפועל דורש את תוסף אפשרויות הסליקה (בתשלום נפרד), וירידת מלאי מהמכירה דורשת את תוסף ניהול רכש ומלאי.
מדריך עבודה עבור התוסף קופה רושמת
שנים עשר מדריכים קצרים שמכסים את התוסף מקצה לקצה – מהכניסה למסך הקופה והקמת הלוח, דרך המכירה עצמה והתשלום, ועד סגירת המשמרת ומה שקורה למסמכים אחר כך.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם מחרוזות המסך המדויקות, כך שמה שכתוב בהם הוא מה שתראו בפועל.
מגדירים פעם אחת: בתפריט הצד נפתח הסעיף קופה רושמת עם ארבעה מסכים – ניהול קופות, ניהול מבצעים, קיצורי דרך לקופה וקטגוריות לקופה. מקימים קופה (שדה אחד: שם), בונים קטגוריות עם תמונה, משייכים אליהן פריטים מכרטיס הקטגוריה, ומגדירים קיצורי דרך – אלה האריחים שהקופאי יראה על הלוח.
פותחים משמרת: מסך הקופה הוא אפליקציה נפרדת עם כתובת והתחברות משלה, כך שהקופאי עובד במסך נקי בלי תפריטי ההנהלה. נכנסים אליו מהפריט פתיחת מסך הקופה בסעיף "קופה רושמת" שבתפריט: נפתחת לשונית חדשה עם מסך הכניסה לקופה. בפתיחה סופרים את המזומן ומזינים אותו; מה שנשאר בקופה בסגירה הקודמת כבר מוצג על המסך כיתרה.
מוכרים: לוחצים על אריח, פותחים קטגוריה, או סורקים ברקוד ישירות לשדה המק"ט – הפוקוס חוזר אליו אחרי כל פריט. מעדכנים כמות, משייכים לקוח או משאירים לקוח מזדמן, גובים במזומן, בשיק או בכרטיס אשראי, ומפיקים את המסמך. לקוח שנעצר באמצע? משהים את החשבון ושולפים אותו כשהוא חוזר.
סוגרים ומפיקים Z: בסוף היום סופרים את מה שיש, מזינים את הסכומים בטופס הסגירה, והמערכת מפיקה דוח Z ממוספר ומשחררת את הקופה למשמרת הבאה.
"ניהול קופות": כל קופה, הסטטוס שלה ותאריכי הפתיחה והסגירה.
מסך הקופה שהקופאי רואה: לוח האריחים מצד אחד, החשבון הפתוח מצד שני, וסרגל האפשרויות בתחתית.
רשימת המבצעים: סוג, סטטוס וטווח תאריכים לכל מבצע.
מה רואים בדוחות
הקופה מייצרת שלוש שכבות מידע, וכל אחת עונה על שאלה אחרת. כולן מבוססות על אותם מסמכים שנוצרו במשמרת, ולכן אין בהן מספר שמישהו הקליד ידנית:
דוח X – תמונת מצב של המשמרת עד לרגע זה, בלי לסגור דבר ובלי לאפס. נוח להחלפת משמרות או להפקדה באמצע היום. אפשר להפיק אותו גם ממסך הקופה וגם מרשימת הקופות במערכת הרגילה.
דוח Z – סיכום היום שרואה החשבון מבקש, עם מספר רץ נפרד לכל קופה ושעות הפתיחה והסגירה. הוא מפורט לארבעה סעיפים: כמה מסמכים מכל סוג ומה סכומם (חשבוניות זיכוי והחזרי תקבול מהקופה במינוס), כמה התקבל בכל אמצעי תשלום, אילו פריטים נמכרו ובאילו כמויות (נטו, אחרי מה שהוחזר בקופה), ולבסוף סיכום כספי שמעמיד זו לצד זו את היתרה המחושבת, את מה שנספר בפועל, את מה שהופקד ואת מה שנותר. בקופה סגורה, הכפתור דוח Z ברשימת הקופות מדפיס שוב את דוח ה-Z האחרון שלה, בלי בחירה של Z לפי תאריך או מספר.
סעיף הכנסה ייעודי לכל קופה – נוצר אוטומטית עם הקמת הקופה, ונמצא בהגדרות המערכת תחת חשבונות הכנסה. זו הדרך להפריד בהנהלת החשבונות בין ההכנסות של עמדות או סניפים שונים.
לכל קופה נפתח סעיף הכנסה משלה, עם קוד הנהלת חשבונות ייעודי.
טופס סגירת הקופה: שורה לכל אמצעי תשלום, ולכל אחת מהן מחושב, נספר, הופקד ונותר.
מה התוסף לא עושה
כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה גבולות המודול היום:
אין תמיכה בחומרת קופה ייעודית. ההדפסה היא קובץ PDF בגודל A4 דרך מדפסת המחשב.
שלושה אמצעי תשלום בלבד – מזומן, שיק וכרטיס אשראי. אין בקופה כפתור להעברה בנקאית, ל-PayPal, ל-PayBox או לאפליקציות תשלום סלולריות.
אין שליחת מסמך מהקופה במייל או במסרון. את המסמך שולחים מהאפליקציה הרגילה.
כל פעולה מחייבת חיבור אינטרנט יציב. מסך הקופה עובד בדפדפן, גם בטאבלט ובנייד. במסך צר הפאנלים מסתדרים זה מתחת לזה, עם גלילה.
אין הרשאה נפרדת שמגבילה משתמש למסך הקופה בלבד. מי שרואה את התפריט רואה גם את מסכי ההגדרה.
המבצעים חלים במסך הקופה בלבד. חשבונית שמפיקים מהמערכת הרגילה לא תיקח אותם בחשבון.
חשבון מושהה נשמר בתחנה שבה נפתח – הוא אינו נראה מעמדה אחרת, והעברת הקופה לתחנה אחרת מוחקת אותו.
מדוע לבחור בתוסף קופה רושמת של ביג בוס?
תשלום מפוצל שנגמר נכון: אפשר לגבות חלק במזומן וחלק באשראי, והמסך מציג בכל רגע כמה נותר. כפתור ההפקה נדלק רק כשהיתרה מתאפסת – כך לא נוצר מסמך על חשבון ששולם בחלקו.
עודף בלי חישוב בראש: מקלידים את הסכום שהתקבל, והמערכת מודיעה כמה עודף להחזיר. פרט קטן שחוסך טעויות בשעת עומס.
הנחה שהלקוח רואה: ההנחה מהמבצע נוספת כשורה נפרדת בחשבון ובמסמך המודפס, עם שם המבצע. הנחה באחוזים מחושבת בדיוק, עד האגורה, כך שהלקוח רואה כמה חסך, במקום מחיר מעורפל.
החזרה וזיכוי מהדלפק: בסרגל הקופה יש שורה החזרות וזיכויים. בהחזרה מחשבונית מקלידים או סורקים את מספר חשבונית המס קבלה שהופקה בקופה, רואים כמה שולם בפועל על כל פריט, ומחזירים רק את מה שעוד לא הוחזר. בזיכוי ללא חשבונית (בחלון כתוב "למנהל מערכת בלבד") מזינים את הפריטים כמו במכירה. בשתי הדרכים מופקות חשבונית זיכוי והחזר תקבול, ההחזר במזומן יוצא מהקופה, ועם תוסף ניהול רכש ומלאי הפריט חוזר למלאי.
המסמך שנוצר הוא מסמך אמיתי במערכת: כל מכירה מפיקה חשבונית מס קבלה שנכנסת לדוחות ולדיווח התקופתי, ומבקשת מספר הקצאה כשנדרש. אם אתם לא בטוחים במה מדובר, קראו מה זה חשבונית מס קבלה ומספר הקצאה לחשבונית ישראל.
סכום פתיחה שנגרר מעצמו: מה שנשאר בקופה בסגירה מופיע כיתרה בפתיחה הבאה, כך שהספירה נעשית מול מספר ולא מול הזיכרון.
כמה עמדות בלי בלבול: אפשר להגדיר קופה לכל עמדה או סניף, וכמה קופאים יכולים למכור במקביל – כל אחד בקופה משלו. בכניסה למסך הקופה הקופאי בוחר קופה מתוך הקופות הפנויות, במסך בחירת קופה, ושם הקופה מוצג בראש המסך. אותה קופה עוברת ממחשב למחשב בלחיצה, והמסך בתחנה הישנה מתעדכן מעצמו תוך שניות.
מחובר למלאי ולהנהלת החשבונות: מכירה בקופה מורידה מלאי ממחסן ברירת המחדל של הפריט – יכולת שדורשת את תוסף ניהול רכש ומלאי. מי שמנהל סחורה ימצא את התמונה המלאה בעמוד ניהול מלאי, ואת הכללים המדויקים במדריך מתי המלאי זז.
התחילו עכשיו!
קופה רושמת עם ביג בוס פירושה שהדלפק, המלאי והנהלת החשבונות מדברים באותה שפה: מוכרים במסך אחד, והמסמך, הדוח והיתרה מתעדכנים לבד.
מקימים קופה, בונים את לוח הקיצורים, פותחים משמרת – ובסוף היום מפיקים דוח Z ויודעים בדיוק מה קרה. קופה רושמת הוא תוסף בתשלום, והפירוט מופיע בעמוד המסלולים.
עוד לא בטוחים שקופה היא מה שהעסק שלכם צריך? המדריך קופה רושמת לעסק קטן: מה באמת צריך (ומה אפשר בלי) עובר על הרכיבים, על החומרה שבאמת נחוצה ועל מי שמסתדר בלעדיה.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על התוסף וכיצד להתאים אותו לצרכים של העסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
