כל מה שקראתם כאן, המערכת עושה בשבילכם בקליק
45 יום לנסות את ביג בוס בחינם. בלי כרטיס אשראי, בלי התקנה: מייל וסיסמה וזהו.
למה משמרת נפתחת ונסגרת
קופה אינה רק מסך מכירה, היא גם אמירה על כסף. בתחילת היום יש בה סכום מסוים, במהלכו נכנסים אליה תשלומים, ובסופו צריך לדעת אם מה שנספר בפועל מסתדר עם מה שהמערכת רשמה. המחזור הזה נקרא משמרת, והוא מה שהופך את הקופה למקור מידע אמין ולא לניחוש.
בביג בוס המחזור מורכב משלוש פעולות: פתיחה עם סכום מזומן, דוח X שאפשר להוציא באמצע היום בלי לסגור דבר, וסגירה שמפיקה דוח Z ממוספר. דוח ה-Z הוא סיכום היום שרואה החשבון מבקש.
שימו לב: קופה רושמת הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים. הדוחות מופקים כקובץ PDF בגודל A4 שאפשר לחפש בו ולהעתיק ממנו טקסט, ומודפסים דרך מדפסת המחשב.
פתיחת המשמרת
1. נכנסים למסך הקופה ולוחצים "הפעלת קופה"
נכנסים בלחיצה על "פתיחת מסך הקופה" בסעיף "קופה רושמת" שבתפריט (נפתחת לשונית חדשה עם מסך הכניסה לקופה) או בכתובת הקופה, ראו איך נכנסים למסך הקופה הרושמת בביג בוס. ליד התווית "סטטוס קופה:" מוצג המצב הנוכחי, ומתחתיו הכפתור.
2. מזינים את סכום הפתיחה
נפתח החלון "הגדרת סכום לפתיחת הקופה" ובו שני שדות. "יתרת מזומן" נעול לקריאה בלבד ומציג את מה שנשאר בקופה בסגירה הקודמת, הסכום נגרר אליכם לבד. בשדה "ספירת מזומן" מזינים כמה מזומן באמת יש בקופה עכשיו.
3. מאשרים
שדה ריק או סכום שלילי יחזירו "יש לעדכן את הסכום המזומן". אם הספירה נמוכה מהיתרה שהמערכת חישבה, המערכת מבקשת "סיסמת מנהל" לפני שהיא ממשיכה. אחרי האישור המסך מתחלף למסך המכירה.
חלון פתיחת הקופה: היתרה המחושבת נעולה לקריאה, ובשדה שלצדה מזינים את מה שנספר בפועל.
דוח X, לראות בלי לסגור
בסרגל שבמסך הקופה, תחת הכותרת "אפשרויות בקופה:", יושב הכפתור "מצב קופה – X". הוא מפיק תמונת מצב של המשמרת עד לרגע זה, מה נמכר, מה התקבל ובאיזה אמצעי תשלום, בלי לסגור את הקופה ובלי לאפס דבר. אפשר להוציא אותו כמה פעמים ביום, ובדרך כלל משתמשים בו להחלפת משמרות או להפקדה באמצע היום.
אותו דוח זמין גם מהמערכת הרגילה: במסך "ניהול קופות", בשורה של קופה שנמצאת בסטטוס "פעילה", מופיע הכפתור "דוח X". בקופה שמעולם לא הופעלה אין כפתור דוח כלל. בקופה סגורה (בסטטוס "לא פעילה") הכפתור נקרא "דוח Z" ומדפיס שוב את דוח ה-Z האחרון של אותה קופה. אין בו בחירה של Z לפי תאריך או מספר.
דוח X: מכירות, תקבולים, פריטים, ובסופו סעיף אמצעי התשלום, בלי לסגור את המשמרת ובלי לאפס דבר.
סגירת המשמרת ודוח Z
1. מסיימים את מה שפתוח
הכפתור "סגירת קופה – Z" יושב באותו סרגל. הוא לא יעבוד כל עוד יש חשבון פתוח על המסך, וגם לא כל עוד ממתינים חשבונות מושהים, במקרה כזה תוצג ההודעה "לא ניתן לסגור את הקופה". מפיקים את החשבון או מנקים אותו בכפתור "ביטול חשבון", שולפים כל חשבון ממתין ומסיימים או מבטלים גם אותו, וחוזרים לסגירה. ראו חשבונות מושהים בקופה: לשרת שני לקוחות בו-זמנית.
2. ממלאים את טופס הסגירה
נפתח החלון "הגדרת סכומים לסגירת הקופה" ובו שתים עשרה משבצות: שלוש שורות, מזומן, אשראי ושקים, על פני ארבע עמודות: היתרה שהמערכת חישבה, מה שנספר בפועל, מה שהופקד ומה שנותר בקופה.
טופס הסגירה: שורה לכל אמצעי תשלום, ולכל אחד מהם מחושב, נספר, הופקד ונותר.
3. מאשרים את הסגירה
סכום סגירה גבוה מהיתרה המחושבת או מהספירה ייחסם בהודעה מתאימה, ועל פער בין המחושב לנספר המערכת מבקשת "סיסמת מנהל". בסיום מוצג "הדו״ח בתהליך הפקה", דוח ה-Z נפתח להדפסה, והמסך חוזר למצב שלפני הפתיחה.
מה יש בתוך דוח Z
הדוח נושא מספר רץ של אותה קופה (לכל קופה מספור Z משלה) ואת פרטי המשמרת, תאריך ושעת פתיחה, תאריך ושעת סגירה, שם הקופה ושם המשתמש, ומחולק לארבעה סעיפים:
- מכירות– כמה מסמכים מכל סוג הופקו ומה הסכום שלהם. חשבוניות זיכוי והחזרי תקבול שהופקו בקופה מופיעים כאן בשורות משלהם, בסכום שלילי.
- תקבולים– לכל אמצעי תשלום, מספר השורות והסכום שהתקבל בו. החזר במזומן מהקופה מקוזז מהמזומן, כך שהסכום הוא נטו.
- פריטים– מק"ט, שם הפריט וכמות, לכל מה שנמכר במשמרת. פריט שהוחזר בקופה מקוזז מהכמות, כך שמוצגת הכמות נטו.
- אמצעי תשלום סגירת קופה– לכל אמצעי תשלום זו לצד זו: היתרה המחושבת, מה שנספר בפועל, מה שהופקד ומה שנותר. בדוח X הסעיף המקביל נקרא אמצעי תשלום קופה, ומציג עמודה אחת בלבד.
הסעיף "אמצעי תשלום סגירת קופה" בדוח Z: לכל אמצעי תשלום היתרה המחושבת, מה שנספר בפועל, מה שהופקד ומה שנותר, בשתי ספרות אחרי הנקודה.
הדוח סופר לפי סעיף ההכנסה של הקופה. כל מסמך שהופק על הסעיף הזה מאז דוח ה-Z הקודם של אותה קופה ייכנס לדוח, גם אם הופק מהאפליקציה הרגילה ולא ממסך הקופה, וגם אם הופק כשהקופה הייתה סגורה. מנגד, מרשימת הקופות אפשר להדפיס שוב רק את ה-Z האחרון של כל קופה, לא Z של משמרת קודמת לו, ולכן כדאי לשמור את קובץ ה-PDF בכל סגירה.
מה הלאה
בין הפתיחה לסגירה נמצאת העבודה עצמה, מכירה מקצה לקצה במסך הקופה של ביג בוס. למה שקורה למסמכים אחרי הסגירה: מה קורה למסמכים ולמלאי אחרי מכירה בקופה.
כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד קופה רושמת בביג בוס.
