מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית

מסמך אחד מוביל לבא אחריו

מכירה אחת עוברת לא פעם כמה תחנות: הזמנה מהלקוח, תעודת משלוח כשהסחורה יוצאת, ובסוף חשבונית וקבלה. כשכל מסמך נכתב מאפס, קל לשכוח שורה, להכפיל חיוב או לאבד את המעקב אחרי מה שעוד לא סופק.

בביג בוס כל מסמך יכול להוליד את המסמך הבא בתור, עם השורות והסכום שעוד פתוחים בו, והמערכת זוכרת את הקשר ביניהם. המדריך מסביר איך יוצרים מסמך המשך, איך מקשרים מסמכים קיימים, ומה בדיוק עובר ממסמך למסמך.

יצירת מסמך המשך מתוך מסמך

1. פותחים את מסמך המקור
בתחתית מסמך שהופק מופיע הכפתור "יצירת מסמך המשך". הוא מוצג רק כשיש במסמך "סכום פתוח:", כלומר חלק שעוד לא כוסה במסמך אחר. בחשבונית זיכוי ובמסמך סגור הוא לא מופיע.

2. בוחרים את סוג המסמך הבא
נפתחת רשימה של הסוגים שמותר ליצור מהמקור הזה (הטבלה למטה). אפשר להגיע לאותה רשימה גם מתפריט השורה ברשימת המסמכים, תחת "הפקת מסמך", כשהמסמך פתוח.

3. בודקים ומפיקים
נפתח מסמך חדש שעוד לא נשמר, ובו שורה שמציינת את המקור בפורמט שם המסמך, קו תחתון ומספר (למשל הזמנה_2220), ואחריה השורות הפתוחות. בודקים, משנים אם צריך ומפיקים כרגיל. מסמך המקור נסגר בהתאם למה שכוסה.

מתוך הזמנה אפשר להמשיך לתעודת משלוח, לחשבונית עסקה, לחשבונית מס, לקבלה או לחשבונית מס קבלה.

איזה מסמך אפשר ליצור מאיזה

המשך חלקי: לפי סכום, ורק המשלוח לפי כמויות

זה ההבדל שחשוב להכיר לפני שמתכננים אספקה בחלקים. תעודת משלוח עובדת לפי כמויות: חשבונית שנוצרת ממנה מקבלת את הפריטים והכמויות שנשלחו, ובחלון "מסמכים מקושרים" מוצגת "כמות מועברת".

הצעת מחיר, הזמנה וחשבונית מס ממשיכות לפי סכום. נניח שמהזמנה של שני פריטים סופק רק אחד בתעודת משלוח. המסמך הבא שיוצרים מההזמנה לא יכלול את הפריט שנשאר, אלא שורה אחת בשם ההזמנה ואחריה "יתרה פתוחה במסמך", בסכום שנותר פתוח. משלוח חלקי אפשר לעשות לפי כמויות; יתרת ההזמנה נסגרת כשורת סכום.

אחרי משלוח חלקי, ההמשך מההזמנה מגיע כשורת סכום אחת: "יתרה פתוחה במסמך".

מסמך אחד מכמה מסמכים

ברשימת המסמכים לוחצים "בחירה מרובה", מסמנים כמה מסמכים פתוחים ולוחצים על האייקון של יצירת מסמך המשך. התנאי: כולם מאותו סוג ושל אותו לקוח. אחרת תופיע ההודעה "יש לבחור מסמכים מאותו סוג" או "יש לבחור מסמכים מאותה חברה", ובלי מסמך פתוח אחד לפחות, "לא נבחרו מסמכים פתוחים". מדריך קיים בנושא: איך להפיק מסמך מתוך מספר מסמכים.

קישור מסמכים קיימים לטופס חדש

יש שני מסלולים, והם תלויים בדרך שבה נפתח הטופס:

1. משורת הלקוח
כשפותחים מסמך מתפריט "הפקת מסמך" בשורת הלקוח, ולאותו לקוח יש מסמכים פתוחים, מופיעה ההודעה "קיימים מסמכים פתוחים לקישור" עם השאלה "האם להציג את הרשימה ?".

2. מהכפתור "חדש" ברשימה
כאן השאלה לא מופיעה. בראש הטופס לוחצים "קישור מסמכים", בחלון "מסמכים לקישור" מסמנים את המסמכים ולוחצים "בחר מסמכים לקישור". שימו לב להודעה "לידיעתך – בעת קישור נתונים ממסמך אחר הנתונים הקיימים במסמך ימחקו": הנתונים שכבר הוקלדו בטופס יוחלפו.

כשפותחים מסמך משורת הלקוח, המערכת מציעה מעצמה את המסמכים הפתוחים שלו.

לראות את הקשרים, ולבטל אותם

בכל מסמך שנוצר משרשרת, הכפתור "מסמכים מקושרים" בכותרת מציג מאילו מסמכים הוא נבנה ומה הועבר מכל אחד. שם גם נמצא "ביטול קישורים", שמסתיים בהודעה "הקישורים בוטלו בהצלחה". זה הצעד הראשון לפני ביטול של מסמך מקושר: ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים.

"מסמכים מקושרים": מה הועבר מכל מסמך מקור, והכפתור "ביטול קישורים".

הרשאות: משתמש בתפקיד "תעודות ביצוע בלבד" אינו יכול לקשר מסמכים או ליצור מסמך המשך.

מה הלאה

כשמסמך ההמשך הוא קבלה על חשבונית קיימת, התשלום עצמו נרשם כמו בכל קבלה: רישום תקבולים: מזומן, שיק, אשראי, העברה וביט. מדריכים קיימים באותו נושא: איך להפיק מסמך מתוך מסמך אחר ואיך להפיק קבלה מתוך חשבונית מס.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.