מעקב מספרים סידוריים מקצה לקצה

כשכל יחידה היא סיפור בפני עצמו

יש סחורה שמספיק לדעת עליה "יש שבע במחסן", ויש סחורה שצריך לדעת עליה בדיוק איזו יחידה נמכרה, למי ומתי. מכשירים, לוחות, כלים, ציוד עם מספר יצרן, לכל אחד מהם יש זהות, והזהות הזו נקראת מספר סידורי.

התוסף ניהול רכש ומלאי מנהל את המספרים האלה מקצה לקצה: מהרגע שהיחידה נקלטה מהספק, דרך המכירה ללקוח, ועד היומן שמראה כל תנועה שעברה עליה. המדריך הזה עובר על המסלול המלא.

שימו לב: ניהול רכש ומלאי הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים. בלי התוסף, הסימון של מספר סידורי בכרטיס הפריט נעול ומוצג הרמז "יש לשדרג ולהפעיל את מודול ניהול המלאי".

שלב 1: לסמן את הפריט

בכרטיס הפריט, במקטע ניהול המלאי, מסמנים "נדרש מס' סידורי". מרגע זה המערכת לא תיתן להפיק מסמך על אותו פריט בלי שכל היחידות שבשורה קיבלו מספר. אם ינסו בכל זאת, תוצג ההודעה "לא ניתן להפיק את המסמך, יש לתקן את המספרים הסידוריים:" עם פירוט לכל שורה. גם הכמות בשורה של פריט כזה חייבת להיות מספר שלם: כמות כמו 1.5 נעצרת כבר בשמירת המסמך, בהודעה שפריט המנוהל במספר סידורי מקבל כמות שלמה בלבד.

זו הסיבה המרכזית שהמנגנון עובד: אין דרך "לשכוח" להזין. ראו גם לסמן פריט כמנוהל במלאי, כל השדות שנפתחים.

שלב 2: קליטה מהספק

בשורת הפריט שבמסמך הרכש נפתח עורך המספרים הסידוריים, בכותרת "מספרים סידוריים (חובה)", ובו מונה שמראה כמה מספרים נדרשים וכמה כבר הוזנו. יש שלוש דרכים למלא אותו:

1. פתיחת טווח
הדרך המהירה לקליטת כמות. תחת "פתיחת טווח (כניסה למלאי)" מזינים "קידומת", "מ-", "עד" ומספר "ספרות", ולוחצים "הוסף טווח". חמישים יחידות נוצרות בלחיצה אחת.

2. סריקה
בשדה "ברקוד / סריקה" סורקים כל יחידה ולוחצים "הוסף". זו הדרך הנכונה כשהמספרים אינם רציפים.

3. בחירה מהמלאי
הכפתור "בחר מהמלאי" פותח רשימה של מספרים שכבר קיימים במחסן, עם עמודות "מספר סידורי" ו"מחסן". זו הדרך שמשמשת בעיקר בניפוק ובמכירה.

עורך המספרים הסידוריים: פתיחת טווח, סריקה, ומונה שלא נותן לטעות.

פריט סידורי זז במלאי לפי אותם כללים של כל פריט. מסמך שאינו נוגע במלאי, כמו הצעת מחיר או חשבונית עסקה, לא יזיז מלאי גם כשיש בו פריט שדורש מספר סידורי. ההסבר הכללי: מתי המלאי באמת זז, ולמה המספרים לא מסתדרים.

שלב 3: מכירה ומעקב

במסמך יוצא בוחרים "בחר מהמלאי" ומסמנים אילו יחידות בדיוק יוצאות. מרגע ההפקה הסטטוס שלהן משתנה, והן מפסיקות להופיע ברשימת המלאי הזמין.

לכל מספר סידורי ארבעה סטטוסים אפשריים:

• "במלאי"– היחידה נמצאת באחד המחסנים.
• "אצל לקוח"– היחידה נמסרה, והמערכת יודעת למי.
• "לא משויך"– המספר קיים בקטלוג אך אינו משויך למלאי או ללקוח.
• "הוצא משימוש"– היחידה הוצאה ממחזור.

יחידה שנמסרה נרשמת גם כציוד של הלקוח. בעסק שעובד גם עם תוסף קריאות השירות, הפקת תעודת משלוח מוסיפה את היחידה שיצאה לרשימת “ציוד מותקן” של אותו לקוח, עם המק״ט והמספר הסידורי, בלי הקלדה נוספת. ברשומה שנוצרת כך, תאריך התעודה נרשם כ“תאריך רכישה”, ואת “תאריך התקנה” ואת “תוקף אחריות” משלימים ידנית בכרטיס הציוד. הפירוט במדריך ציוד מותקן, סיווגים ופעילויות לקריאות.

יחידה שחוזרת מהלקוח חוזרת למלאי. כשמפיקים לה תעודת החזרה מתוך תעודת המשלוח, הסטטוס שלה חוזר ל"במלאי", והרשומה שנוצרה לה אוטומטית מהמשלוח ברשימת "ציוד מותקן" של הלקוח עוברת ל"הוצא משימוש" ומתנתקת מהמספר הסידורי. על אותה יחידה מפיקים תעודת החזרה או חשבונית זיכוי, לא את שתיהן.

שני מסכים, שתי שאלות שונות

בתפריט "ניהול מלאי" יש שני מסכים שנראים דומים ועונים על שאלות שונות:

• "מספרים סידוריים במלאי"– רק מה שנמצא כרגע במחסן. זו התשובה ל"מה יש לי למכור".
• "קטלוג מספרים סידוריים"– כל המספרים שהיו אי פעם, בכל סטטוס. זו התשובה ל"איפה היחידה הזו".

שניהם מציגים את אותן עמודות, "מק״ט", סידורי, שם פריט, מחסן, לקוח וסטטוס, ומאפשרים סינון לפי סטטוס, לפי מחסן, לפי מק"ט ולפי מספר סידורי. בשדה החיפוש החופשי אפשר להקליד "מק״ט, סידורי, פריט או לקוח" ולהגיע ליחידה בשנייה.

"קטלוג מספרים סידוריים": כל היחידות, בכל סטטוס, במסך אחד.

כרטיס היחידה ויומן התנועות

לחיצה על שורה פותחת את כרטיס המספר הסידורי, "פרטי מספר סידורי – …": עם המק"ט, שם הפריט, הסטטוס והמיקום, ומתחתיהם "היסטוריית תנועות": יומן מלא של כל מה שעבר על אותה יחידה, מסוגים כמו "כניסה למלאי", "העברה", "משלוח ללקוח", "החזרה מלקוח", "פתיחת טווח" ו"שינוי סטטוס".

זה הכלי שעונה על השאלה "מתי בדיוק מסרנו את זה, ולמי". בכרטיס הפריט עצמו יש לשונית "מעקב סידוריים" שמרכזת את כל היחידות של אותו מק"ט, עם "ייצוא רשימה לאקסל" ו"הדפסת רשימה".

כרטיס היחידה: סטטוס, מיקום, וכל התנועות שעברו עליה.

הודעות שאפשר לפגוש

• "נדרשים N מקומות פנויים, הטווח מכיל M מספרים"– הטווח שהזנתם גדול או קטן מהכמות בשורה.
• "כל המקומות מלאים"– הוזנו כבר כל המספרים הדרושים לשורה.
• "מספר סידורי X לא נמצא במחסן"– היחידה אינה במלאי הזמין. בדקו את הסטטוס שלה בקטלוג.
• "מספר סידורי X כבר בשורה זו"– סריקה כפולה של אותה יחידה.
• "המספר הסידורי לא נמצא"– אין רשומה כזו בקטלוג כלל.

מה לא נמצא כאן. למספר הסידורי אין שדה אחריות במודול המלאי, ואין לו תאריך תפוגה או שיוך לאצווה. החלפת יחידה בקריאת שירות, כולל החזרת החלק שהוסר למחסן, אפשרית, אך דורשת את תוסף קריאות השירות.

מה עושים אחר כך

כדי לקלוט יחידות סידוריות מהספק בדרך הנכונה, מחזור הרכש המלא מול הספק, שלב אחר שלב. שאר המדריכים מרוכזים בעמוד ניהול מלאי ורכש בביג בוס.