הדוחות נבנים מהמסמכים שכבר הפקתם. חשבוניות, הוצאות ומסמכי רכש שנרשמים בביג בוס נכנסים לדוחות בלי הקלדה נוספת ובלי גיליון נפרד. המספרים מחושבים מחדש מהמסמכים בכל פעם שפותחים דוח או את מסך הבית.
בעל עסק קטן צריך לדעת כמה מכר ולמי, כמה קנה וממי, אם בסוף החודש נשאר רווח, ואיזה כסף עוד לא הגיע. בביג בוס התשובות מחולקות לשלושה תפריטים ולמסך אחד: "דיווח מכירה", "דיווח קנייה", "דיווח רווח והפסד" ומסך הבית. על החשיבות של הפקת דוחות באופן קבוע כתבנו במאמר נפרד. כאן מוסבר מה יש במערכת, איפה כל דוח נמצא ומה הוא סופר.
שימו לב: הדוחות ומסך הבית הם חלק מליבת ביג בוס, ולא תוסף. הם כלולים בכל המסלולים, גם בתקופת הניסיון, ואין מה להפעיל. התפריט "דיווח מכירה" מוצג לעוסק מורשה, ועוסק פטור פותח את דוחות המכירה שלו מכרטיס הלקוח. התפריט "דיווח קנייה" מוצג עם התוסף ניהול מלאי ורכש, בתוך קבוצת ההוצאות של התוסף ניהול ומעקב הוצאות. הפירוט על התוספים בעמוד המסלולים.
שבעה מדריכים חדשים על מסך הבית ועל מה שמשותף לכל הדוחות, ולצידם ארבעת המדריכים הקיימים על הדוחות עצמם.
כדאי להתחיל במדריך הראשון: מסך הבית הוא המקום שבו רואים את מצב העסק בכל בוקר.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם שמות הכפתורים כפי שהם מופיעים על המסך.
להלן רשימת הקישורים במדריך:
– מסך הבית: מה כל אריח סופר ולאן הוא מוביל
– הגרף במסך הבית: הכנסות מול הוצאות ודיווח יומי
– ייצוא דוח לאקסל ול-PDF, גם מהטלפון
– דוח מכירות או קניות מתוך כרטיס לקוח, ספק או פריט
– יתרות לקוחות וספקים ושיקים לפירעון
– התראות בפעמון: חשבונית, שיק ופגישה למחר
– עוסק פטור: מה רואים בדוחות ובמסך הבית
ועל כל דוח בנפרד:
– דיווח מכירה: ששת הדוחות ומה נספר בהם
– רווח לעסקאות: איך מחושבים הרווח והאחוז
– דוח רווח והפסד: ממה מורכב כל סכום
– דיווח קנייה בביג בוס: ששת הדוחות ומה כל אחד סופר
כל הדוחות של ביג בוס במבט אחד: באיזה תפריט, מה כל אחד סופר, ואיפה ההסבר המלא.
| התפריט | הדוחות | מה הם סופרים | ההסבר המלא |
|---|---|---|---|
| דיווח מכירה | דיווח שנתי, לפי חברה, לפי חברה ופריט, לפי פריט, לפי פריט וחברה, דיווח מפורט | חשבוניות מס (גם ידניות), חשבוניות מס קבלה וזיכויים, לפני מע״מ ולפי תאריך המסמך. חשבוניות עסקה רק כשמסמנים "כולל חשבוניות עסקה פתוחות" | המדריך על דיווח מכירה |
| דיווח מכירה | רווח לעסקאות | לכל מסמך מכירה: העלות, המכירה, הרווח בשקלים ושני אחוזים | המדריך על רווח לעסקאות |
| דיווח קנייה | אותם שישה חתכים, בצד הספקים | חשבוניות רכש, חשבוניות הוצאה והזיכויים שלהן, לפני מע״מ ולפי תאריך המסמך | המדריך על דיווח קנייה |
| דיווח רווח והפסד | רווח והפסד | הכנסות והוצאות לפי סעיף וקבוצה, רק בסעיפים שמסומנים לרווח והפסד. ההוצאות לפי חודש השיוך | המדריך על רווח והפסד |
| מסך הבית | אריחים, גרף ויתרות | מה לקוחות חייבים, מה לשלם, אילו שיקים ממתינים, וההכנסות מול ההוצאות בכל חודש | המדריכים הראשון, השני והחמישי ברשימה שלמעלה |
| כרטיס לקוח, ספק או פריט | דיווח מכירות, דיווח קניות | אותם דוחות, ללקוח, לספק או לפריט אחד | המדריך הרביעי ברשימה שלמעלה |
"דיווח מכירה" נמצא בתפריט "שיווק ומכירות", "דיווח קנייה" בתפריט "הוצאות ורכש", ו"דיווח רווח והפסד" בתפריט "מנהלה". רוב הדוחות נפתחים על התקופה שמתחילת השנה ועד היום, ובסינון בוחרים תקופה אחרת. בדוח השנתי בוחרים שנה, "רווח לעסקאות" נפתח על השנה הנוכחית כולה, ובדוח רווח והפסד בוחרים תאריך התחלה ותאריך סיום. מכל שורה יורדים לפרטים: מלקוח לפריטים שקנה, ומשם למסמך עצמו. בדוחות המכירה וב"רווח לעסקאות" סימן השאלה שליד הכותרת פותח את המדריך לאותו דוח באתר. בדוח רווח והפסד הוא פותח חלון הסבר, ובדוחות הקנייה אין אותו.
"דיווח מכירה" ושבעת הדוחות שלו.
"דיווח קנייה" בתוך "הוצאות ורכש", עם התוסף ניהול מלאי ורכש.
מסך הבית הוא הדוח שפותחים בכל בוקר. בראשו עד שמונה אריחים, לפי התוספים וסוג העוסק, וכל אריח נפתח לרשימה המלאה שמאחוריו. האריח "לקוחות חייבים" פותח את "דו״ח גיול חובות", ובו לכל לקוח הכפתור "שלח התראה", ששולח לו מייל עם החשבוניות הפתוחות. "חשבוניות לגבייה" מרכז את החשבוניות שמועד התשלום שלהן הגיע, "שיקים להפקדה" את השיקים שעוד לא הופקדו, ועם התוסף ניהול ומעקב הוצאות נוספים "הוצאות לתשלום" ו"שיקים לפרעון".
במחשב, מתחת לאריחים, מוצג הגרף "הכנסות מול הוצאות" לכל חודש בשנה, ובמעבר ל"דיווח יומי" רואים את ההכנסות של חודש אחד, יום אחרי יום. בתחתית המסך הכפתורים "יתרות לקוחות" ו"יתרות ספקים", השני עם התוסף ניהול ומעקב הוצאות. בטלפון מסך הבית מציג את האריחים ואת היתרות, ואין בו גרף. הסכומים במסך הבית הם של העסק כולו, לא של המשתמש שנכנס.
מסך הבית במחשב: האריחים, הגרף והיתרות. נתוני הדגמה.
בראש כל דוח וכל רשימה יש סמל אקסל וסמל מדפסת. הקובץ יורד לפי הסינון שעל המסך, עם כל השורות ולא רק עם אלה שנכנסו למסך. "הדפסה" פירושה קובץ PDF שיורד למחשב, ואותו מדפיסים. בטלפון הייצוא נמצא בכפתור העגול שבפינה התחתונה. הקובץ עצמו לא מציין את התקופה, ולכן כדאי לתת לו שם עם התקופה כששומרים אותו.
בטלפון: הכפתור העגול נפתח להדפסה ולאקסל. נתוני הדגמה.
כל משתמש שאינו בתפקיד מוגבל רואה את כל הדוחות ואת מספרי העסק במסך הבית. התפקידים המוגבלים הם טכנאי, פרויקטים בלבד ותעודות ביצוע בלבד, ומשתמש כזה מקבל מסך בית אחר, בלי האריחים והגרף. אין הרשאה נפרדת לכל דוח, ולכן מי שנותנים לו כניסה רגילה יראה גם את המכירות, את הרווח ואת היתרות. גם רואה החשבון, כשנותנים לו כניסה משלו, נכנס בהרשאה של עובד ורואה את הדוחות.
לעוסק פטור אין בתפריט את "דיווח מכירה". את דוחות המכירה הוא פותח מכרטיס הלקוח או מכרטיס הפריט, והאפשרות "כולל חשבוניות עסקה פתוחות" כבר מסומנת בהם, כי המכירות שלו נרשמות בחשבוניות עסקה. "דיווח רווח והפסד" מוצג גם לו, אבל הדוח סופר בצד ההכנסות חשבוניות מס, ולכן אצל עוסק פטור אין בו שורות הכנסה. במסך הבית האריח נקרא "חשבונות לגבייה", והגרף סופר את ההכנסות מהקבלות.
אילו דוחות כדאי להכיר כשמתחילים, במאמר על דוחות עסקיים לעוסק פטור. מה מגישים לרשויות בסוף השנה, ומתי מספיק דיווח מקוצר, במאמר על דוח שנתי לעוסק פטור.
כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:
דוחות נוספים שייכים לתוספים ולמודולים אחרים, ומוסברים במדריכים שלהם:
דוחות עסקיים בביג בוס פירושם שהמכירות, הקניות, הרווח והכסף שעוד לא הגיע נמצאים במסכים שכבר מחכים לכם, מתוך המסמכים שהפקתם, בלי גיליון ובלי העתקה.
כדאי להתחיל במדריך על מסך הבית ברשימה שלמעלה, ומשם לעבור לדוחות שאתם צריכים.
הפירוט על המסלולים מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על הדוחות, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
