מה קורה למסמכים ולמלאי אחרי מכירה בקופה

הקופה אינה אי, היא חלק מהמערכת

אחת השאלות הראשונות של כל בעל עסק שמתחיל לעבוד עם קופה היא מה קורה אחר כך: האם המכירה מגיעה להנהלת החשבונות, האם היא נספרת בדיווח למע״מ, והאם המלאי יודע שהפריט יצא. בקופה שמנותקת מהמערכת התשובה היא ייצוא קבצים והקלדה כפולה.

בביג בוס אין ניתוק כזה. מסך הקופה שומר את המכירה דרך אותו מנגנון מסמכים שמפעיל את כל המערכת, ולכן כל מה שחל על מסמך רגיל חל גם עליה. המדריך מפרט בדיוק מה נוצר, איפה רואים אותו ומה זז בעקבותיו.

שימו לב: קופה רושמת הוא תוסף בתשלום: הפירוט בעמוד המסלולים. ירידת מלאי דורשת את תוסף ניהול רכש ומלאי, ומספר הקצאה דורש את תוסף אישור המס.

איזה מסמך נוצר בכל מכירה

כל מכירה בקופה מפיקה חשבונית מס קבלה: מסמך שמאשר גם את המכירה וגם את קבלת התשלום באותה נשימה. במכירה זהו סוג המסמך היחיד שהקופה מפיקה, והוא קבוע: אי אפשר לבחור בה סוג מסמך אחר. בהחזרה מהקופה מופקות חשבונית זיכוי והחזר תקבול, ומודפסת חשבונית הזיכוי. אם אינכם בטוחים מה ההבדל בינו לבין מסמכים אחרים, כדאי לקרוא מה זה חשבונית מס קבלה.

שתי תכונות נוספות של המסמך קבועות גם הן: המחירים בקופה תמיד כוללים מע״מ, כפי שצרכן רואה אותם על התווית, והסכום אינו מעוגל.

כך נראה פירוט השורות בחשבונית מס קבלה במערכת, אותו סוג מסמך שהקופה מפיקה בכל מכירה.

וכך נראה מסמך שהופק ממסך הקופה: חשבונית מס קבלה המסומנת "מקור", על שם "לקוח מזדמן", ובתחתיתה פירוט אמצעי התשלום.

לאן המסמך הולך

1. לדוחות ולמע״מ
המסמך נשמר כרשומה רגילה לכל דבר, ולכן הוא מופיע מיד בדוחות ההכנסות, במאזן ובדיווח התקופתי למע״מ. אין ייצוא, אין ייבוא ואין הקלדה נוספת.

2. לסעיף ההכנסה של הקופה
כשמקימים קופה, המערכת יוצרת לה אוטומטית חשבון הכנסה בשם "הכנסות מקופה רושמת" ואחריו שם הקופה, בקבוצה "הכנסות ממכירות, מתן שירותים וביצוע עבודות". רואים אותו ב"הגדרות מערכת" ← "חשבונות הכנסה". זו הדרך להפריד בהנהלת החשבונות בין ההכנסות של קופות שונות: סינון לפי הסעיף.

3. לדוח ה-Z של המשמרת
דוחות הקופה נספרים לפי אותו סעיף הכנסה. לכן כל מסמך שהופק עליו מאז דוח ה-Z הקודם של אותה קופה נכנס לדוח ה-Z הבא שלה, גם אם הופק מהאפליקציה הרגילה ולא ממסך הקופה, וגם אם הופק כשהקופה הייתה סגורה. ראו פתיחת משמרת וסגירתה בקופה: דוח X ודוח Z.

מסך "חשבונות הכנסה": לכל קופה סעיף משלה, עם קוד הנהלת חשבונות ייעודי.

מספר הקצאה וחשבונית ישראל

חשבונית מס קבלה שמופקת מהקופה עוברת בדיוק את אותו תהליך שעוברים מסמכים אחרים במערכת: כשהיא עומדת בתנאים, המערכת מבקשת עבורה מספר הקצאה מרשות המסים ומדפיסה אותו על המסמך. התהליך מותנה בתוסף אישור המס ובהגדרות מול רשות המסים. להסבר המלא: מספר הקצאה לחשבונית ישראל.

מה קורה למלאי

מכירה בקופה מורידה מלאי ממחסן ברירת המחדל של הפריט. היכולת הזו דורשת את תוסף ניהול רכש ומלאי; בלעדיו המסמך נוצר כרגיל, אך אין במערכת יתרות מלאי לעקוב אחריהן.

הירידה נרשמת ברגע הפקת המסמך, ולא כשמוסיפים את הפריט לחשבון. החזרה מהקופה מחזירה את הפריט למלאי, בתנועת "כניסה למלאי". במסך תנועות המלאי היא מופיעה כתנועת "יציאה מהמלאי": המקור הוא המחסן, היעד הוא "לקוח מזדמן", ובפרטי המסמך רשומה החשבונית שיצרה אותה.

שתי נקודות מעשיות: במסך הקופה אין בורר מחסן, ולכן הפריט יוצא תמיד ממחסן ברירת המחדל שהוגדר לו בכרטיס, שווה לוודא שהוא מוגדר נכון לפני המשמרת הראשונה. ולעומק התנועות: מתי המלאי זז ומה גורם לפערים. סקירה כללית של המודול הסמוך נמצאת בעמוד ניהול מלאי.

תנועות המלאי אחרי מכירה בקופה, שורת "יציאה מהמלאי" לכל פריט שנמכר.

המבצעים כן נכנסים למסמך. שורת ההנחה שנוצרה בקופה נשמרת על המסמך כשורה רגילה, עם שם המבצע ובסכום שלילי, כך שהיא מופיעה גם בהדפסה וגם בדוחות. בכיוון ההפוך זה לא עובד: מבצע שהוגדר במערכת לא יחול על חשבונית שתפיקו מהאפליקציה הרגילה.

הדפסה ושליחה

הקופה מדפיסה קובץ PDF בגודל A4 דרך מדפסת המחשב, ואין בה תמיכה בחומרת קופה ייעודית. עותק נוסף של המסמך האחרון מתקבל בלחיצה על "הדפסת חשבונית אחרונה" שבסרגל "אפשרויות ניהול:".

שליחת המסמך ללקוח במייל או במסרון אינה נעשית ממסך הקופה, לשם כך פותחים את המסמך באפליקציה הרגילה ושולחים אותו משם, בדיוק כמו כל מסמך אחר.

מה הלאה

לתהליך המכירה שמוביל לכל זה, מכירה מקצה לקצה במסך הקופה של ביג בוס. ולסיכומי היום, פתיחת משמרת וסגירתה בקופה: דוח X ודוח Z.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד קופה רושמת בביג בוס.